Que vous travailliez au sein d'une grande équipe ou que vous essayiez simplement de gérer une multitude de tâches par vous-même, il est facile pour de nombreux petits travaux de se transformer en une tâche inattaquable. Si cela vous semble familier, essayez d'introduire la technique Kanban dans votre flux de travail pour ajouter de l'ordre.
En décomposant les tâches étape par étape et en les présentant visuellement, Kanban vous aide à comprendre votre processus et à voir où il y a place à amélioration. Bien qu'il trouve ses racines dans la construction automobile, les concepts de base de cette stratégie fonctionnent avec un large éventail d'environnements.
Il est relativement facile à mettre en place et pourrait avoir un effet positif sur votre vie professionnelle au quotidien. Voici les bases de la technique Kanban, y compris comment configurer votre emploi du temps et commencer à mettre en œuvre Kanban.
Kanban (qui signifie panneau en japonais) est une technique de gestion de projet japonaise établie dans les années 1940 par Taiichi Ohno. Il était ingénieur industriel et tentait de rationaliser le flux de travail quotidien du géant automobile japonais Toyota.
En examinant le processus de réflexion derrière le réapprovisionnement des rayons des supermarchés, Ohno a développé une méthode utilisant un processus linéaire avec des limites clairement définies pour contrôler l'effet des goulots d'étranglement de la productivité. Il est désormais lié à des méthodes telles que la gestion allégée et la fabrication juste à temps, mais fonctionne également dans de nombreux autres environnements et secteurs.
La configuration de base d'un calendrier Kanban divise le processus donné en ses étapes de composants. Les tâches individuelles --- généralement représentées par des cartes numériques ou des notes autocollantes --- se déplacent de gauche à droite à travers un ensemble de colonnes. Ces colonnes sont étiquetées avec le nom de chaque étape et un numéro.
Ce nombre, déterminé par le planificateur, représente la quantité de tâches que l'équipe (ou l'individu) responsable de cette étape de production peut gérer à un moment donné.
Les tâches de chaque colonne sont divisées en deux groupes :en cours ou compléter . Lorsqu'une tâche est terminée, elle passe à la colonne suivante pour représenter le passage à l'étape de production suivante, mais uniquement si la capacité est suffisante pour le faire.
Un tableau Kanban public donne à toute votre équipe une vue d'ensemble du projet du début à la fin. C'est beaucoup plus transparent que d'avoir la conscience de chacun du flux de travail en fonction de sa propre étape de production.
D'un point de vue managérial, cela peut aider à affecter le personnel là où il est le plus nécessaire. Cependant, cela aide également les individus à déterminer où d'autres ont besoin d'aide sur une base plus informelle et continue.
Si vous débutez avec Kanban, en particulier si vous le présentez à un groupe qui ne connaît pas le concept, vous devez utiliser des outils simples et accessibles. Bien qu'il ait quelques limitations qui pourraient rebuter les puristes de Kanban, le Trello polyvalent est un excellent outil pour essayer Kanban.
Pour commencer, vous devrez créer un compte. Une fois cela fait, vous pouvez créer un tableau et commencer à former vos listes. Chaque liste représente une colonne de votre flux de travail Kanban, alors nommez chacune d'après une étape de votre processus.
Pour cet exemple, nous utiliserons les étapes de création et de publication d'un article, mais vous pouvez utiliser les étapes pour n'importe quel projet sur lequel vous travaillez. L'un des points forts de Kanban est qu'il ne vous oblige pas à modifier radicalement votre flux de travail, alors commencez par ce que vous faites maintenant et pensez à l'optimiser plus tard si nécessaire.
Il est préférable de rester simple au début, donc d'avoir To-Do> In Progress> Complete pour vos colonnes fonctionne bien.
L'un des éléments clés de Kanban est de limiter le nombre d'éléments actifs dans chaque colonne. Vous pouvez le représenter par un nombre entre parenthèses dans chaque titre de liste. N'hésitez pas à utiliser des espaces réservés pour commencer et à les modifier au fur et à mesure que vous vous faites une idée de votre processus.
Il est probable que vous ne sachiez pas combien peut s'écouler à chaque étape du projet à tout moment tant que vous n'aurez pas travaillé avec Kanban pendant un certain temps. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez la stratégie dans le cadre d'une équipe. Si vous n'êtes pas sûr, une limite plus petite comme trois ou cinq est un bon début.
Une fois que vous avez vos listes en place, il est temps de créer des cartes. Celles-ci représentent des tâches individuelles, que vous déplacez ensuite de gauche à droite d'une liste à l'autre, le cas échéant. Il est crucial que toute personne utilisant le tableau garde ces cartes organisées. Chacun doit respecter les limites à chaque étape du processus, ce qui est essentiel pour Kanban.
Faites attention lorsque vous décidez de la taille des tâches représentées par les cartes. Dans notre exemple, les articles individuels conviennent parfaitement. Mais cela peut être différent pour votre flux de travail. Une tâche ne doit pas être si mineure qu'elle bouge tout le temps, mais elle ne doit pas non plus être trop importante. Vous pouvez modifier cela au fur et à mesure.
Pour que le système fonctionne comme prévu, vous devez disposer d'une méthode permettant de distinguer les tâches d'une étape particulière qui sont déjà terminées. Sur Trello, les étiquettes sont le moyen le plus simple de garder une trace de cela.
Vous pouvez utiliser une étiquette verte pour indiquer qu'une tâche est prête pour l'étape suivante et une étiquette jaune pour signaler qu'elle est toujours en cours. Assurez-vous qu'une carte donnée n'a qu'une seule étiquette à la fois pour éviter toute confusion.
Ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de tableau Kanban Trello en action. Notez que même si c'est fait, la tâche dans la section Rédaction la colonne n'a pas encore bougé, car il n'y a plus de capacité au niveau de l'édition scène.
Lorsque l'une des tâches jaunes dans Modification est terminée et réétiquetée en conséquence, cette tâche passera à l'étape suivante. Cela fait de la place pour "tirer" une nouvelle tâche de la colonne à sa gauche. Une fois qu'une carte atteint la phase finale, comme Terminer , vous pouvez l'archiver ou le déplacer vers un autre tableau si vous le souhaitez.
Consultez nos conseils intermédiaires pour Trello pour découvrir comment tirer le meilleur parti du service.
La mise en œuvre originale de Kanban était destinée à aider les groupes à travailler comme une unité cohérente. Bien que cela semble cliché, la communication et le travail d'équipe sont donc des facettes importantes pour faire de Kanban un succès sur votre lieu de travail.
La plupart des moyens numériques d'exécution d'un flux de travail Kanban, y compris Trello, proposent des outils pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde.
Définissez une brève Description si vous souhaitez fournir plus d'informations que le titre ne peut en contenir. Utilisez les Membres outil sur une carte pour l'attribuer au responsable. Ajouter une liste de contrôle aux cartes qui ont plusieurs étapes. Et si le calendrier devient un problème, la date d'échéance fonctionnalité est pratique.
Un autre élément clé des outils numériques Kanban est de laisser des commentaires ou des messages aux autres utilisateurs. Il est important que toutes les personnes impliquées dans le processus profitent pleinement des outils de communication offerts par ces plateformes, en particulier avec une équipe à distance. Laisser des commentaires concis et clairs informant les autres de vos progrès sur les tâches aide tout le monde à suivre ce qui se passe.
Bien sûr, la surutilisation des commentaires peut entraîner une mer de bruit blanc. Essayez de limiter vos commentaires aux seules informations cruciales.
L'essentiel du système Kanban est qu'il donne à quiconque consulte le calendrier une idée immédiate de l'endroit où se forme un goulot d'étranglement. Par conséquent, il est avantageux d'avoir des collègues qui sont à l'aise dans plusieurs rôles; si une étape du processus ralentit la production, réaffectez une partie de votre équipe pour vous aider.
Si vous avez du mal à faire avancer vos propres tâches, Kanban présente également de nombreux avantages pour une utilisation en solo. Il fournit toujours le même aperçu d'un coup d'œil sur votre processus actuel, tout en vous aidant à identifier et à corriger tout goulot d'étranglement majeur dans votre flux de travail. Au lieu de regrouper les ressources, vous pouvez plutôt examiner les étapes de votre travail qui ont tendance à ralentir le processus global.
Bien que les outils Kanban physiques ne fonctionnent souvent pas pour les groupes à moins qu'ils ne soient tous au même endroit, vous n'avez pas ce souci lorsque vous travaillez seul. Si vous préférez travailler avec un horaire physique, vous pouvez utiliser les mêmes principes que ci-dessus avec des punaises sur un tableau en liège ou similaire.
Trello est un bon moyen de mettre en place un processus Kanban de base, mais vous voudrez peut-être vous diversifier dans un outil plus ciblé une fois que vous aurez pris le rythme.
Planview LeanKit est l'une de ces solutions. C'est beaucoup plus robuste, mais ce n'est pas bon marché à 19 $/utilisateur par mois. Cependant, il offre un essai gratuit de 30 jours afin que vous puissiez l'essayer pour votre équipe.
Kanbanery offre une interface utilisateur intelligente avec peu de distractions de votre travail. Il existe un plan gratuit pour l'essayer, tandis que les plans payants sont plus abordables que LeanKit. Pendant ce temps, KanbanFlow propose des outils mobiles complets et une puissante intégration Pomodoro pour améliorer un produit de base solide.
Si vous aimez l'idée de Trello, Taskade adopte une approche similaire. Enfin, jetez un œil à Zenkit. C'est un outil de gestion de projet en ligne qui contient une tonne de fonctionnalités.
Pour plus d'options, nous avons examiné les applications qui combinent une expérience de type Trello avec d'autres fonctionnalités.
Nous avons examiné la méthode de productivité japonaise connue sous le nom de Kanban. Bien qu'il y ait d'autres petits détails et principes à découvrir, les éléments essentiels abordés ici vous aideront à démarrer avec le flux de travail et à voir s'il convient à vos routines.
Au fur et à mesure que les cartes se déplacent dans les colonnes, gardez un œil sur l'endroit où se produit la congestion et efforcez-vous de la réduire. Ajoutez ou supprimez des colonnes si nécessaire. D'ici peu, vous disposerez d'une configuration solide, que vous travailliez seul ou au sein d'une grande équipe.
Pour plus d'astuces Kanban, voici comment utiliser Kanban pour gérer GTD.
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