Regardez autour de vous. Les groupes sont partout. C'est ainsi que nous roulons dans les applications sociales comme Facebook ou WhatsApp. Alors, pourquoi l'ancien et humble Gmail devrait-il être différent ? Un e-mail de groupe dans Gmail peut vous éviter d'avoir à choisir les adresses une par une. Mais nous devons également parler des autres avantages des e-mails de groupe.
Un e-mail de groupe est plus qu'une simple liste d'adresses e-mail. Venons-en aux avantages après avoir créé notre premier groupe de messagerie dans Gmail.
Créez un groupe de messagerie dès que vous constatez que vous envoyez souvent des e-mails au même groupe de personnes. Un groupe de messagerie correspond à ce qu'il indique sur la boîte :un ensemble d'adresses e-mail pouvant partager une conversation commune. Ouvrez donc votre boîte de réception Gmail et suivez les étapes ci-dessous.
1. Connectez-vous à Google Contacts avec votre compte Gmail.
2. Sélectionnez les contacts que vous souhaitez regrouper en cochant leurs noms et adresses e-mail dans la liste. J'ai flouté les identifiants de messagerie dans la capture d'écran ci-dessous.
3. Cliquez sur Groupes icône en haut (l'icône avec trois têtes de bâton) pour afficher un menu déroulant.
4. Dans ce menu déroulant, sélectionnez un groupe existant ou cliquez sur Créer nouveau pour placer ces contacts dans leur propre liste unique.
5. Saisissez un nom unique pour le nouveau groupe dans le champ Nouveau groupe boîte de dialogue qui apparaît.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer le groupe d'e-mails. Le groupe apparaît désormais sur le côté gauche de l'écran, sous "Mes contacts". Vous pouvez également repérer une étiquette avec le nom du groupe à côté de leurs noms dans la liste de contacts.
Le champ de recherche Google Contacts est un autre moyen rapide de créer un groupe de messagerie. Si vous avez la plupart des informations de contact organisées dans Google Contacts, vous pouvez organiser un groupe autour de n'importe quel critère de recherche.
Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, j'ai utilisé un mot-clé de Notes terrain pour retrouver mes amis qui travaillent dans les technologies de l'information.
Ensuite, il suffit de sélectionner les contacts et de créer un nouveau groupe ou d'ajouter les membres à un ancien.
Vous pouvez utiliser n'importe quel critère pour créer une liste commune. Par exemple, une liste de membres du même pays, ou avec le même nom de famille. C'est pourquoi vous devez garder vos contacts Google propres et bien rangés.
Ces groupes de messagerie spécifiques sont l'un des secrets de l'organisation de la boîte de réception. Alors continuez à ajouter de nouveaux contacts aux bons groupes et vous n'aurez pas à fouiller dans la liste des adresses à chaque fois. Vous pouvez ajouter des contacts à un groupe de messagerie à partir de la liste principale Mes contacts ou à partir d'un groupe en quelques clics.
Voici comment procéder depuis l'intérieur d'un groupe.
1. Sélectionnez le groupe dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur l'icône avec une seule tête de bâton indiquant Ajouter au "Nom du groupe" .
3. Tapez son nom dans la zone de texte et choisissez l'adresse e-mail suggérée par Gmail. Cliquez sur Ajouter . S'ils ont plusieurs e-mails, Google sélectionne le premier répertorié pour le contact.
Vous pouvez également ajouter des contacts individuels à n'importe quel groupe à partir de leurs fiches de contact. Voir l'écran ci-dessous :
Vous avez peut-être ajouté un mauvais contact ou vous souhaitez simplement mélanger quelques membres. Supprimez un membre d'un groupe de messagerie en le désélectionnant simplement. Voici comment procéder en six étapes.
Une fois qu'un groupe est créé, il devient votre liste de distribution pour tout contenu. Vous pouvez également envoyer un e-mail directement depuis Google Contacts. Mais il est plus probable que vous préfériez utiliser Gmail à la place.
Vous pouvez également inclure des groupes Gmail dans les champs CC (copie carbone) et BCC (copie carbone invisible) comme vous le feriez pour toute autre adresse. Utilisez le champ Cci si vous souhaitez envoyer un e-mail à un groupe de personnes qui n'ont aucun lien entre elles. La seule adresse qu'ils verront est la leur.
La liste de diffusion Gmail et les groupes Google sont deux choses différentes.
Un groupe de contacts Gmail est destiné à un usage personnel, tandis que les groupes Google sont comme des forums de discussion en ligne. Les e-mails de groupe dans Gmail sont gérés via des contacts et appartiennent au créateur.
Vous pouvez créer des groupes basés sur les e-mails avec Google Groupes. Ils peuvent être utilisés par tous les membres et toute autre personne qui en fait la demande. L'un des avantages est que vous pouvez également rejoindre des groupes Google sans Gmail. Ceux-ci peuvent être un bon espace de collaboration pour les équipes partageant les mêmes idées. Google Groupes vous permet de créer une boîte de réception collaborative avec une adresse e-mail partagée commune et la liberté de partager un agenda Google.
Nous nous concentrons ici sur les e-mails de groupe de Gmail. Je vous indiquerai donc la bonne page d'assistance pour Google Groupes si vous souhaitez en savoir plus.
Les e-mails de groupe Gmail ne sont pas uniquement destinés aux équipes. Comme tout autre groupe, vous pouvez les créer autour de n'importe quel intérêt commun. Je vous recommande de créer des groupes de contacts personnalisés pour chaque objectif.
Les groupes de messagerie en tant que listes de distribution sont une fonctionnalité courante dans Outlook. Avec quelques efforts, vous pouvez également faire en sorte que Gmail se comporte comme un puissant client de messagerie de bureau. Il s'agit d'une étape facile à suivre qui vous aidera à devenir un utilisateur chevronné de Gmail.
