Il viendra un moment où vous devrez traiter toutes sortes d'informations stockées dans d'autres types de fichiers et les importer dans Microsoft Excel. Vous ne pouvez pas fuir un fichier texte toujours présent. Je parie que vous en trouvez tous les jours.
Voici quelques exemples quotidiens :
Microsoft Excel vous donne tous les outils pour vous connecter à des sources de données externes. Parlons des fichiers texte délimités.
Comme vous pouvez le voir, les noms et prénoms, les entreprises pour lesquelles ils travaillent et d'autres détails sont séparés par des virgules. Ce fichier texte délimité par des virgules est facile à créer dans n'importe quel éditeur de texte.
Pour l'instant, ce n'est pas utile. Mettez cela dans une feuille de calcul et vous pourrez créer un document plus professionnel.
Par exemple, vous pouvez facilement rechercher des données en double et les supprimer. Ensuite, vous pouvez utiliser la feuille de calcul pour créer des étiquettes et effectuer un publipostage si les adresses font également partie des données.
L'idée de base ici est d'importer les informations à partir d'un fichier texte et de diviser vos différentes informations en colonnes séparées et de nommer chaque colonne avec un en-tête approprié.
Regardons un fichier texte délimité plus en détail…
Il existe trois types courants de fichiers délimités selon la façon dont vous séparez (délimitez) chaque valeur. N'importe quel caractère peut être utilisé pour séparer les entrées individuelles d'un fichier.
Par exemple :le tube (|) ou un simple espace. Vous trouverez ces trois types de séparateurs délimités les plus courants entre chaque entrée de texte.
Le délimiteur de texte sépare chaque valeur de la suivante. Toute valeur qui suit le délimiteur et précède l'occurrence suivante du délimiteur est importée en tant que valeur unique. N'oubliez pas que la valeur entre le délimiteur attribué peut avoir un autre caractère délimiteur, mais il a besoin d'un guillemet ("") ou d'une apostrophe (').
Confus ? Pas tellement. Voyons comment avec un exemple :
Dans un fichier texte contenant des noms de ville et d'état, il peut y avoir des valeurs telles que "Albany, NY".
Microsoft Excel peut lire la virgule (,) entre les deux mots comme délimiteur. Pour traiter les noms de ville et de pays comme une seule valeur et importez-les dans une cellule Excel nous devons utiliser des guillemets doubles ou une apostrophe comme qualificatif de texte. Si aucun caractère n'est spécifié comme qualificatif de texte, "Albany, NY" est importé dans deux cellules adjacentes en tant qu'Albany et NY.
En bref, pour conserver une valeur dans une colonne exactement telle qu'elle est, vous pouvez placer la valeur entre guillemets ou une apostrophe.
Comme nous le verrons ci-dessous, Microsoft Excel vous donne un contrôle total sur le processus d'importation et un volet de prévisualisation pour voir le format des données avant qu'elles ne remplissent les cellules.
Il existe de nombreux convertisseurs en ligne qui peuvent prendre un fichier texte CSV brut et cracher une feuille de calcul XLS. Zamzar et Convertio sont deux excellents outils.
Mais vous n'avez pas besoin de rechercher un convertisseur en ligne car Microsoft Excel dispose d'une fonctionnalité native qui fait beaucoup mieux le travail.
Prenons un exemple de fichier CSV et parcourons les étapes pour convertir des fichiers texte délimités en feuilles de calcul. La capture d'écran ci-dessus d'un fouillis de valeurs séparées par des virgules dans un fichier Bloc-notes en est un bon exemple.
Microsoft Excel peut aider à transformer ce fouillis confus en rangées et colonnes soignées. Vous pouvez ensuite travailler dessus et le transformer en un rapport magnifiquement formaté ou le préparer pour l'impression.
Il existe trois façons d'importer des données dans une feuille de calcul Excel à partir d'un fichier CSV. Commencez par le plus facile en premier.
1. Cliquez sur le Fichier puis cliquez sur Ouvrir .
2. Sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez ouvrir. Microsoft Excel ouvre automatiquement le fichier texte et affiche les données dans un nouveau classeur.
Il s'agit de la voie la plus directe (et la plus rapide) pour ouvrir un fichier CSV. Microsoft Excel utilise les paramètres de format de données par défaut pour lire et importer chaque colonne de données. Mais l'importation automatique ne vous donne pas la flexibilité que vous souhaitez.
Voyons donc la deuxième méthode qui utilise un assistant.
L'assistant d'importation de texte vous permet de contrôler la structure des données que vous souhaitez importer. Il démarre automatiquement lorsque vous importez des fichiers texte (c'est-à-dire un fichier avec une extension TXT).
Ouvrez Microsoft Excel et accédez à un fichier texte (ou modifiez l'extension du fichier CSV en TXT).
Microsoft a masqué l'ancien Assistant d'importation de texte dans Excel 365 et 2016 (version 1704 et suivantes). Mais vous pouvez rétablir l'assistant d'importation de texte à partir des options d'Excel.
1. Accédez à Fichier> Options> Données .
2. Faites défiler jusqu'à Afficher les anciens assistants d'importation de données rubrique.
3. Pour importer du texte ou des fichiers CSV, sélectionnez From Text (Legacy) . Cliquez sur OK pour fermer les Options.
4. Vous pouvez maintenant utiliser l'assistant du ruban. Accédez à Données > Obtenir des données > Assistants hérités > À partir du texte (hérité) . Recherchez et ouvrez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
Utilisez ce processus en trois étapes pour contrôler le format des données.
Voici à quoi ressemble l'assistant d'importation de texte dans la première étape.
Sélectionnez Délimité -- Lorsque les éléments du fichier texte sont séparés par des tabulations, des deux-points, des points-virgules, des espaces ou d'autres caractères.
Sélectionnez Largeur fixe -- Lorsque tous les éléments ont la même longueur et sont soigneusement structurés en colonnes séparées par des espaces.
Parfois, les données brutes peuvent avoir une ligne d'en-tête. Par exemple :
"first_name","last_name","nom_entreprise","adresse","ville","comté" Utilisez Commencer l'importation à la ligne pour sélectionner la ligne à partir de laquelle l'importation commencera.
L'origine du fichier peut être laissé à sa valeur par défaut dans la plupart des cas.
L'Aperçu affiche les valeurs telles qu'elles apparaîtront lorsqu'elles seront délimitées en colonnes sur la feuille de calcul.
Cliquez sur Suivant .
Choisissez les délimiteurs pour votre fichier (virgule, dans notre cas). Pour un autre personnage, cochez Autre et entrez le caractère dans le petit champ. L'aperçu des données fenêtre vous donne un aperçu des données en colonnes.
Sélectionnez Traiter les délimiteurs consécutifs comme un seul case à cocher si vos données contiennent un délimiteur de plusieurs caractères entre les champs de données ou si vos données contiennent plusieurs délimiteurs personnalisés.
Par exemple, cela vous aide à gérer les fichiers qui peuvent avoir un espace supplémentaire avant ou après un autre délimiteur. Vous pouvez aider à identifier l'espace comme un autre délimiteur et cocher cette case.
Utilisez le qualificatif de texte liste déroulante pour sélectionner le caractère qui entoure les valeurs dans votre fichier texte. Nous avons expliqué précédemment comment un qualificatif de texte peut vous aider à importer certaines valeurs dans une cellule au lieu de les séparer.
Utiliser l'aperçu des données fenêtre pour vérifier l'apparence.
Cliquez sur Suivant .
Remarque : L'écran de l'assistant change lors de l'importation de données à largeur fixe.
L'aperçu des données window peut vous aider à définir la largeur des colonnes. Utilisez la barre supérieure de la fenêtre pour définir un saut de colonne représenté par une ligne verticale. Faites glisser un saut de colonne pour augmenter ou diminuer la largeur. Double-cliquez sur un saut de colonne pour le supprimer.
Dans un fichier à largeur fixe, aucun délimiteur n'est utilisé pour séparer les valeurs dans le fichier. Les données sont organisées en lignes et en colonnes, avec une entrée par ligne. Chaque colonne a une largeur fixe, spécifiée en caractères, qui détermine la quantité maximale de données qu'elle peut contenir.
Les fenêtres d'aperçu deviennent plus importantes dans cet écran car vous pouvez affiner le format des données qui entrent dans chaque champ avec le format de données de colonne . Par défaut, Microsoft Excel importe les données au format général. Sélectionnez la colonne dans la fenêtre d'aperçu et définissez le format approprié.
Par exemple, vous pouvez sélectionner...
Utilisez Avancé pour spécifier le type de décimal et les séparateurs de milliers de chiffres pour les données numériques.
Par exemple, si vous souhaitez afficher 100 000 sous la forme 1,00 000. Excel affiche les nombres selon le format défini dans les paramètres régionaux de votre ordinateur.
Cliquez sur Terminer . Une dernière importation de données boîte de dialogue apparaît.
Ne vous inquiétez pas trop maintenant. Il vous donne quelques options pour insérer les données dans la feuille de calcul ou créer une connexion avec une base de données externe. L'insertion des valeurs délimitées par du texte sous forme de tableau dans la présente feuille de calcul est le paramètre par défaut.
L'"ancienne" méthode héritée reste la meilleure façon de procéder lorsque votre fichier CSV est simple. Sinon, il existe maintenant une nouvelle méthode qui peut répondre à tous les besoins d'importation de texte.
L'onglet Données comprend tous les outils dont vous aurez besoin pour collecter des données externes et les faire se comporter comme vous le souhaitez également. Par exemple, vous pouvez créer un rapport de tableau croisé dynamique et l'actualiser chaque fois que les données externes changent.
C'est exagéré pour les fichiers CSV simples, mais allons-y et voyons comment importer des colonnes de données délimitées dans Excel.
1. Ouvrez un classeur vierge.
2. Accédez aux Données onglet sur le ruban. Cliquez ensuite sur la petite flèche déroulante sous Obtenir des données bouton (dans le bouton Obtenir et transformer les données grouper). Choisissez À partir du fichier > À partir du texte/CSV .
3. Dans Importer un fichier texte boîte de dialogue, accédez à l'emplacement sur votre bureau et sélectionnez le fichier texte CSV que vous souhaitez importer. L'assistant d'importation de texte s'affiche clairement avec les options que vous pouvez maintenant sélectionner.
Comme vous pouvez le voir, vous pouvez modifier l'encodage des caractères et le choix du caractère délimité ou entrer un délimiteur personnalisé.
Excel détermine le délimiteur en analysant les premières centaines de lignes de l'ensemble de données par défaut. Vous pouvez modifier cela et laisser Excel travailler également avec l'ensemble de données complet. Ce n'est pas recommandé si vous avez des millions d'enregistrements à importer.
4. Cliquez sur Charger bouton pour importer vos données dans une nouvelle jolie feuille de calcul.
5. Chaque fois que vous importez des données dans Excel, une connexion de données est créée. Vous pouvez exécuter des requêtes et connecter la feuille de calcul à la source externe. Toute modification des données source d'origine sera automatiquement mise à jour dans la feuille Excel.
6. Vous pouvez annuler cette connexion en accédant à Données > Requêtes et connexions pour ouvrir le panneau sur le côté.
Faites un clic droit et choisissez Supprimer . Ou, survolez le nom de fichier de la source de données et appuyez sur Supprimer dans la fenêtre qui s'ouvre. Si vous êtes sûr, cliquez sur Supprimer à nouveau.
La transformation des données dépasse le cadre de ce didacticiel. Je vais donc vous diriger vers la page d'assistance de Microsoft Premiers pas avec Get &Transform dans Excel pour plus d'aide.
Besoin de séparer une liste de noms et prénoms et de les préparer pour l'impression ? Convertissez le fichier texte délimité en Excel. Vous pouvez importer ou exporter jusqu'à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Et les fichiers délimités sont pris en charge presque partout. Utilisez Excel pour gagner du temps avec les techniques ci-dessus et les conseils ci-dessous ou apprenez à extraire un nombre ou un texte d'Excel.