L'utilisation d'un logiciel de suivi des dépenses pour enregistrer, organiser et gérer vos dépenses personnelles et professionnelles vous fera gagner beaucoup de temps --- et d'argent --- le jour de l'impôt.
Mais quel logiciel de suivi des dépenses devriez-vous utiliser ? Et si vous avez besoin de suivre le kilométrage ? Ou conserver des scans des reçus ?
Nous avons rassemblé les meilleures applications de suivi des dépenses pour numériser les reçus, suivre les dépenses et enregistrer les miles. Avant de les aborder, parlons un peu de la raison pour laquelle vous devriez d'abord suivre vos dépenses.
Si vous allez suivre les dépenses pour l'IRS, c'est une bonne idée d'utiliser un logiciel de suivi des dépenses. (Malheureusement, votre application de budgétisation personnelle ne suffira probablement pas.) Cela peut sembler fastidieux au début, mais à long terme, cela vous fera gagner beaucoup de temps et d'argent.
Vous pourriez enregistrez simplement les reçus papier, mais l'utilisation d'une application de dépenses facilitera le processus. Si vous allez déduire des dépenses sur vos impôts, il y a de fortes chances que vous receviez de nombreux types de reçus de toutes sortes de fournisseurs.
Les dépenses médicales, de déménagement et d'éducation sont courantes. Les propriétaires de petites entreprises peuvent également suivre les dépenses liées au déménagement, aux achats professionnels, aux primes d'assurance maladie, etc.
L'utilisation du bon logiciel de suivi des dépenses vous aidera à stocker, classer et récupérer les reçus que vous avez accumulés au cours de l'année.
Et si vous avez déjà été audité par l'IRS sans aucun reçu, vous savez combien cela vaut. Même si ce n'est pas le cas, conserver ces reçus vous fera économiser de l'argent. Cela vaut le peu d'effort que cela demande.
Il existe de nombreuses déductions fiscales possibles pour les dépenses, et déterminer si vous y avez droit peut être un véritable casse-tête. Il peut être préférable de suivre vos dépenses pour toutes les déductions possibles et de déterminer si vous êtes éligible plus tard.
D'un autre côté, si vous faites appel à un conseiller financier ou à un préparateur de déclarations de revenus, ils peuvent le découvrir et utiliser les reçus que vous avez conservés pour vous faire économiser le plus d'argent.
Voici quelques-unes des déductions les plus courantes pour lesquelles vous devrez conserver les reçus :
Il y a d'autres aussi. Pour voir s'il y a des déductions dont vous pourriez profiter, consultez la page Crédits et déductions pour les particuliers de l'IRS. Si vous pensez que l'une de ces déductions pourrait s'appliquer à vous, c'est une bonne idée de commencer à enregistrer vos reçus dès aujourd'hui.
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, il existe une page de crédit et de déductions pour les entreprises qui vous sera utile.
En plus des copies numériques des reçus, vous devez conserver les reçus physiques pendant trois ans.
Alors pourquoi, si vous conservez des copies physiques, devriez-vous utiliser un logiciel de suivi des dépenses ? Parce que cela vous facilite grandement la vie. Vous n'aurez pas besoin des copies physiques, sauf si vous faites l'objet d'un audit, et votre application de suivi des dépenses accélérera le processus de déclaration de revenus.
Le meilleur logiciel de suivi des dépenses pour votre situation particulière dépend de si vous effectuez le suivi en tant qu'individu ou en tant que propriétaire d'entreprise. Les travailleurs indépendants et les propriétaires d'entreprise ont généralement besoin de suivre davantage de dépenses et peuvent avoir besoin de davantage de fonctionnalités d'organisation dans leur application.
Les particuliers, en revanche, ne conserveront probablement pas trop de reçus. Il y a, bien sûr, des exceptions. Si vous pensez que vous aurez besoin d'une grande puissance de numérisation des reçus, assurez-vous de consulter la section professionnelle ci-dessous.
Mais d'abord, nous commencerons par des applications pour suivre le kilométrage et les dépenses des particuliers.
Expensify est l'une des meilleures applications pour suivre le kilométrage et les reçus, que vous soyez un individu avec peu de dépenses ou un dirigeant qui voyage dans le monde entier. Leur version gratuite est idéale pour les personnes qui ont besoin de 10 numérisations de reçus ou moins chaque mois.
SmartScan extrait les informations pertinentes de chaque reçu et les stocke sur les serveurs d'Expensify, où vous disposez d'un espace de stockage illimité. Lorsque la saison des impôts arrive, vous avez tout ce dont vous avez besoin à portée de main.
Si vous commencez à avoir besoin de plus de 10 analyses par mois, vous pouvez passer au forfait Team, dont nous parlerons ci-dessous.
Télécharger : Expensify pour iOS | Android (Gratuit)
Receipts by Wave, comme Expensify, extrait les informations pertinentes de vos numérisations de reçus, ce qui est idéal pour le suivi des dépenses. Mais il vous permet également de transférer les reçus par e-mail vers une adresse e-mail où il saisira également ces informations dans votre compte.
Peu de gens n'ont que des reçus papier, cette fonctionnalité peut donc vous faire gagner beaucoup de temps.
Et Wave est totalement gratuit, sauf si vous souhaitez traiter les paiements par carte de crédit ou la paie (ce qui, si vous n'êtes pas un travailleur indépendant ou un propriétaire d'entreprise, vous ne le ferez probablement pas). C'est difficile de battre ça.
Télécharger : Recettes par Wave pour iOS | Android (Gratuit)
Le suivi du kilométrage peut être pénible. Les entrepreneurs indépendants, les vendeurs, les cadres et d'autres professionnels peuvent parcourir des milliers de kilomètres par an et doivent enregistrer tous ces trajets. MileIQ est l'une des meilleures applications pour le suivi du kilométrage car elle est presque entièrement automatisée.
L'application sait quand vous conduisez et s'exécute en arrière-plan pour suivre votre kilométrage. Lorsque votre trajet est terminé, vous balayez vers la droite pour les déplacements professionnels ou vers la gauche pour les déplacements personnels. Vous pouvez également utiliser ses fonctionnalités de personnalisation pour faciliter encore plus la journalisation et la catégorisation.
Avec 40 journaux de conduite gratuits par mois, de nombreuses personnes peuvent utiliser l'application sans payer. Vous pouvez également payer 60 $ par an pour obtenir la version Premium, qui vous offre un suivi illimité du kilométrage. (Il est intéressant de noter que si votre entreprise dispose d'un abonnement Office 365 Business ou Business Premium, vous pouvez obtenir MileIQ gratuitement.)
Télécharger : MileIQ pour iOS | Android (Gratuit)
Parce qu'il s'agit d'une application de comptabilité complète pour les entreprises, QuickBooks dispose de fonctionnalités de suivi des dépenses robustes (c'est également le meilleur logiciel de comptabilité pour les indépendants). Les dépenses sont facilement catégorisées afin que vous n'ayez pas à les trier au moment des impôts pour déterminer où elles doivent être déduites.
QuickBooks apprend à catégoriser automatiquement les transactions au fil du temps, ce qui vous permet d'économiser le temps et les efforts nécessaires pour les saisir manuellement. Vous pouvez même personnaliser vos catégories de dépenses si votre comptable a besoin d'informations supplémentaires.
Les applications mobiles vous permettent de joindre des images de reçus aux transactions en déplacement, et le plan Travailleur indépendant vous permet également de suivre le kilométrage. Il n'y a pas de version gratuite de QuickBooks, mais vous pouvez commencer avec pour 5 $ par mois avec le forfait Travailleur indépendant ou 7 $ par mois avec Simple Start.
Le plus grand avantage d'utiliser QuickBooks comme logiciel de suivi des dépenses est qu'il vous donne tout ce dont vous avez besoin pour gérer la comptabilité de votre entreprise.
Télécharger : QuickBooks pour iOS | Android
Harvest est surtout connu comme un outil de suivi du temps, mais il contient également d'excellentes fonctionnalités pour le suivi des dépenses. Vous pouvez prendre une photo rapide d'un reçu pour enregistrer la dépense, et vous pouvez même le marquer comme facturable pour l'inclure sur la prochaine facture d'un client.
Parce qu'il s'intègre à QuickBooks, vous pouvez importer vos dépenses et les préparer à être déduites lors de la saison des impôts.
Vous pouvez utiliser Harvest gratuitement pour un maximum de deux projets. Si vous souhaitez inclure plus de projets, vous envisagez 12 $ par mois, ce qui est plus que la plupart des autres options disponibles. Cela étant dit, il vous offre d'excellentes fonctionnalités de suivi du temps et vous permet même d'envoyer des factures et des devis.
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Cela peut sembler fastidieux, mais utiliser une application pour suivre le kilométrage, les reçus et autres dépenses vous fera économiser de l'argent à long terme. Et avec une foule d'excellentes options d'application de suivi des dépenses, il n'y a aucune raison de ne pas commencer tout de suite.
Plus vous commencerez tôt, plus vous aurez de facilité lorsque le jour de l'impôt arrivera l'année prochaine.
