Voici une fonctionnalité Excel intéressante que même les utilisateurs réguliers ont peut-être manqué :les vues personnalisées d'Excel.
Les vues personnalisées d'Excel vous permettent de manipuler les paramètres d'affichage ou d'impression d'une feuille de calcul et de les enregistrer pour une mise en œuvre rapide ultérieurement.
Nous examinerons quatre façons d'utiliser les vues personnalisées d'Excel à votre avantage. Avant cela, cependant, vous devez savoir comment en créer un.
Ouvrez un classeur Excel et recherchez la vue onglet en haut de l'écran. Lorsque vous cliquez dessus, vous verrez l'option pour Vues personnalisées . Cliquez dessus.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Ajouter et entrez un nom pour la vue personnalisée. Si vous le souhaitez, vous pouvez y inclure tout ou partie du nom du classeur ouvert. (Cette approche pourrait faciliter la recherche ultérieure d'une certaine vue personnalisée !)
Vous verrez un volet avec plusieurs cases à cocher pour sélectionner ou désélectionner. Ils concernent les paramètres d'impression du document, les lignes masquées, les colonnes et les filtres. Modifiez les paramètres si nécessaire en fonction de la portée de votre projet.
Voilà :le processus de base de création d'une vue personnalisée dans Excel. Si vous souhaitez vous épargner ces étapes à l'avenir, enregistrez simplement le classeur en tant que modèle !
La fonctionnalité de vues personnalisées n'est pas l'une des fonctionnalités les plus connues du programme, mais elle est très utile, ce qui vous donnera un avantage sur vos collègues qui pourraient être moins familiers avec.
Excel offre de nombreuses façons de spécifier l'apparence d'une feuille de calcul lorsque vous l'utilisez.
Par exemple, si vous tapez de longues phrases dans une cellule, vous souhaiterez peut-être élargir les lignes. Cela permet de voir plus facilement le contenu de la cellule.
Si chaque cellule ne contient que quelques chiffres, vous n'aurez peut-être pas besoin de modifier la largeur. Cependant, vous souhaiterez peut-être modifier la hauteur de ligne. Cela est particulièrement vrai en fonction de la police choisie et de son apparence dans une cellule non modifiée.
Une vue personnalisée vous permet d'éliminer presque tout le temps passé à configurer des feuilles de calcul pour répondre à des besoins particuliers.
Au lieu de passer par le même processus de configuration pour chaque feuille de calcul, vous pouvez créer une vue personnalisée. Il inclut vos spécifications et évite les changements de paramètres répétitifs. De plus, comme je l'ai mentionné ci-dessus, vous pouvez enregistrer cette vue personnalisée en tant que modèle à usages multiples, de sorte que vous n'ayez même pas à recréer cette vue personnalisée.
Cette astuce simple est extrêmement utile si vous devez créer plusieurs feuilles de calcul similaires. S'ils ont tous des paramètres identiques mais des informations différentes dans chacun d'eux, créez d'abord un modèle de vue personnalisé. Ensuite, ajoutez simplement les données.
Lorsque vous travaillez avec des données dans une feuille de calcul massive, vous devrez peut-être restreindre la zone d'impression. Sinon, des informations superflues ou confidentielles pourraient être visibles par d'autres personnes qui ne devraient pas y avoir accès.
Excel rend cela assez facile, mais vous pouvez le rendre encore plus facile avec des vues personnalisées.
Pour créer une vue personnalisée avec cet objectif à l'esprit, mettez simplement en surbrillance les cellules que vous souhaitez imprimer. Ensuite, accédez à la Mise en page et cliquez sur Zone d'impression . Sélectionnez l'option Définir la zone d'impression .
Suivez ensuite les étapes de création d'une vue personnalisée, comme indiqué ci-dessus. Vous souvenez-vous de la boîte de dialogue qui s'affiche une fois que vous avez entré un nom pour la vue ? Faites attention aux Paramètres d'impression champ à l'intérieur et assurez-vous qu'il a une coche.
Génial! Maintenant, lorsque vous allez imprimer cette feuille, vous pouvez vous sentir bien en sachant que seules les informations contenues dans le champ d'impression seront imprimées.
Voici à quoi ressemble mon aperçu avant impression pour cette feuille :
Cette vue personnalisée est idéale pour rédiger des rapports pour les clients ou votre patron. Vous pouvez conserver toutes vos données et calculs à l'appui dans la même feuille Excel que votre rapport officiel, mais n'incluez que les informations les plus nécessaires dans votre document final.
Les professionnels dépendent souvent d'Excel pour créer des rapports. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de l'utiliser pour un rapport distribué à plusieurs groupes différents ? Dans ce cas, vous pouvez utiliser une vue personnalisée pour masquer ou afficher facilement les colonnes et les lignes.
Cela vous permettra de créer efficacement plusieurs rapports pour différents publics, utilisant tous les mêmes données. Cependant, chaque rapport ne contiendra que les données appropriées pour chaque public. Assez pratique, non ?
Pour configurer ces vues personnalisées, enregistrez une vue personnalisée de votre feuille avec toutes les lignes et colonnes en vue ordinaire. (Si vous souhaitez conserver l'astuce de sélection de la zone d'impression à partir du dernier point, assurez-vous que vous disposez toujours des paramètres d'impression option cochée.) J'ai nommé le mien "Toutes les données" pour le rendre facile à trouver plus tard.
Après cela, il est facile d'utiliser quelques raccourcis clavier pour masquer des lignes ou des colonnes. Ctrl + 0 (zéro) masque les colonnes, tandis que Ctrl + 9 supprime les lignes de la vue.
Enregistrez une vue personnalisée pour les différents rapports que vous devrez créer, en masquant les lignes ou les colonnes appropriées à chaque fois. Lorsque vous enregistrez la vue personnalisée, assurez-vous que la case Lignes, colonnes et paramètres de filtre masqués est coché.
La véritable puissance de cette astuce vient du fait que vous pouvez facilement basculer entre toutes ces vues personnalisées. Cliquez simplement sur les Vues personnalisées , sélectionnez la vue que vous souhaitez voir et cliquez sur Afficher .
Essayez cette astuce lorsque vous travaillez avec des données sensibles contenant du matériel que tout le monde ne peut pas voir. L'utilisation de vues personnalisées de cette manière vous empêche de créer une feuille de calcul dédiée pour chaque groupe recevant le matériel, mais vous permet toujours de garder confidentielles les informations nécessaires.
Par exemple, si vous devez envoyer des informations à plusieurs services de votre entreprise, il n'est peut-être pas approprié que l'équipe commerciale voie le rapport de l'équipe marketing ou vice versa.
Vous pouvez également appliquer cette vue personnalisée lors de la création de feuilles de calcul utilisées à des fins de formation dans votre bureau. Les gens se sentent souvent dépassés en regardant initialement des cellules inconnues et les données qu'elles contiennent. En filtrant les informations inutiles, vous pouvez aider les individus à se concentrer sur les informations les plus pertinentes.
Comme je l'ai déjà mentionné, l'affichage de la vue personnalisée souhaitée sur votre écran implique d'aller dans la Vue menu. Il se trouve en haut d'Excel, dans une section également appelée "le ruban".
Les étapes que nous avons utilisées pour extraire nos vues personnalisées enregistrées font le travail. Cependant, ils ne sont pas aussi simples que possible. Ajout d'une commande de vue personnalisée au ruban Excel pour voir rapidement vos vues personnalisées dans un format déroulant.
Pour ajouter la commande au ruban, cliquez sur Fichier en haut à gauche de l'écran Excel, puis sélectionnez Options .
Une fois que vous voyez apparaître les catégories sur la gauche, choisissez Personnaliser le ruban .
Sur la droite, vous verrez une section avec le titre Onglets principaux . Trouver la vue et recherchez le signe plus (+) à sa gauche.
Cliquez sur le signe plus pour afficher un groupe appelé Vues du classeur . Sélectionnez-le, puis cliquez sur Ajouter un nouveau groupe (à ne pas confondre avec l'option Ajouter un nouvel onglet juste à côté).
Faites un clic droit sur le nouveau groupe et sélectionnez Renommer . Un titre lié aux vues personnalisées est le plus logique afin que vous puissiez le retrouver plus tard.
Après avoir sélectionné votre groupe, cliquez sur le menu déroulant sous Choisir les commandes dans l'en-tête en haut à gauche de cette interface de paramètres principale. Sélectionnez Commandes ne figurant pas dans le ruban .
Enfin, faites défiler vers le bas et recherchez Vues personnalisées . Cliquez ensuite sur Ajouter bouton, vous déplacez donc cette commande vers votre nouveau groupe. Appuyez sur OK pour finaliser le réglage.
Vous pourrez désormais sélectionner rapidement l'une de vos vues personnalisées à partir de la vue principale volet.
Cela vous fera gagner beaucoup de temps supplémentaire pour les feuilles et les rapports que vous devez recréer tous les mois.
Avant de tout lire ici, vous doutiez peut-être qu'une fonction Excel puisse offrir autant de commodité. Si vous n'êtes pas encore convaincu, essayer l'une de ces suggestions devrait vous ouvrir l'esprit.
Partagez vos nouvelles connaissances avec vos collègues pour améliorer la productivité de toute l'entreprise. Ou gardez ces informations pour vous afin d'avoir une meilleure apparence par rapport à vos pairs.
Pour quoi utilisez-vous le plus souvent Excel au travail ? Comment pourriez-vous appliquer des vues personnalisées pour faciliter cette tâche ?
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