Avez-vous déjà reçu une demande de réunion au travail et vous êtes-vous simplement gratté la tête ? Vous vous demandez en quoi consiste exactement la réunion, ce qui sera discuté et peut-être même pourquoi vous avez été invité. Vous regardez les autres invités dans l'espoir d'un indice, mais vous n'avez toujours pas la moindre idée.
Certains disent que si vous recevez une vague invitation à une réunion, vous devez simplement la refuser. Maintenant, que vous soyez d'accord avec cela ou non, si vous êtes le coordinateur, cela vaut-il le risque que les casse-tête déclinent simplement parce qu'ils sont déconcertés ?
Avec un peu de prévoyance et les bons outils, vous pouvez vous assurer que l'objectif de votre réunion est clair et réduire le risque de refus de participants en raison d'une demande de réunion peu claire.
Avant d'envoyer au hasard la demande de réunion, réfléchissez-y en utilisant qui, quoi, quand, où et pourquoi.
Souvent, les gens envoient des invitations à des réunions qui incluent trop de participants ou seulement les mauvais. Faites vos démarches à l'avance pour répondre à ces questions :
N'invitez pas bon gré mal gré tout le monde dans le département parce que vous n'êtes pas sûr.
C'est la partie la plus importante de votre planification. Réfléchissez à l'objet exact de la réunion, à l'objectif et au résultat attendu. Si vous ne pouvez pas déterminer vous-même le point de la réunion, il est probablement prématuré.
Cela peut ne pas sembler être un élément important si vous travaillez dans un petit bureau. Mais pour les grandes entreprises ou les grandes réunions, c'est essentiel. Avez-vous des participants qui sont à distance, résident-ils dans un fuseau horaire différent et travaillent-ils aux mêmes heures que les autres ?
Assurez-vous de choisir un horaire accessible à tous.
Ceci est également essentiel lors de la planification de votre réunion si vous avez des participants hors site. Une conférence téléphonique sera-t-elle nécessaire ? Faut-il prévoir une réunion web ? Ou avez-vous simplement besoin de réserver une salle de conférence sur place ? Assurez-vous de penser à l'avance pour accueillir ceux que vous prévoyez d'assister.
C'est tout aussi important que la question Quoi. Pourquoi une rencontre est-elle nécessaire ? L'objectif peut-il être résolu sans une salle remplie de personnes ? Une petite recherche pourrait-elle apporter la réponse ? Avez-vous suffisamment d'informations pour organiser la réunion à ce stade ?
N'oubliez pas que les réunions prennent du temps sur les tâches de toutes les personnes impliquées. La dernière chose que vous voulez faire est de faire perdre le temps de vos participants.
Maintenant que vous avez répondu aux cinq W, utilisez-les pour travailler sur l'invitation à la réunion et l'ordre du jour. Et oui, un ordre du jour de réunion est presque toujours nécessaire pour diverses raisons.
Un ordre du jour de réunion permet aux participants :
La meilleure façon de créer votre agenda est de commencer avec un modèle. Cela vous fait non seulement gagner du temps, mais contient déjà le plan dont vous avez besoin pour les détails. Voici quelques options de modèles d'ordre du jour de réunion que vous pouvez consulter pour Microsoft Word. Ils sont suffisamment flexibles pour tout type ou taille de réunion.
Ce modèle d'ordre du jour est excellent car il comprend un modèle de procès-verbal de réunion bien formaté. Avec un seul téléchargement, vous obtenez les deux. Avec une belle disposition de table, tout le monde peut voir clairement l'objectif, la liste des participants et l'ordre du jour des sujets. Une autre section utile montre ce que les participants doivent apporter à la réunion, qui est souvent une pièce oubliée.
Ce prochain modèle d'agenda est également une bonne option. Comme l'autre, vous pouvez facilement voir l'objectif, les sujets de l'ordre du jour et tous les éléments d'action précédents. Mais il comprend également des zones pour les nouveaux éléments d'action que vous pouvez noter pendant la réunion ainsi qu'un emplacement pour les notes.
Voici un autre modèle à examiner qui est propre et clair. Comme le premier illustré, il a un format de tableau de base avec des sections faciles à lire. De plus, il offre un espace pour ce que les participants doivent apporter à la réunion.
Une fois que vous avez choisi le modèle d'ordre du jour de la réunion, il est important de le compléter efficacement. Soyez clair, précis et faites de votre mieux pour ne rien laisser à l'interprétation. La section des participants est la partie la plus simple, mais les autres doivent être bien communiquées.
Objectif de la réunion
Cela devrait être un objectif simple d'une à deux phrases (au plus) pour la réunion. Cela vient du Quoi question d'en haut que vous vous poserez. Par exemple, supposons que votre réunion consiste à examiner les trois options de mise en page de l'interface utilisateur pour le nouveau site Web.
Votre objectif doit indiquer exactement cela et non quelque chose comme "parler d'un nouveau site Web". Ce dernier est vague, ne précise pas la partie du site Web à discuter et n'est généralement pas clair.
Sujets de l'ordre du jour de la réunion
Ici, vous énumérerez chaque partie dont vous avez l'intention de discuter. Encore une fois, cela doit être clair pour que ceux qui sont censés aborder un sujet puissent se préparer.
En utilisant l'exemple ci-dessus, si le développeur Web Bill doit fournir les avantages, les inconvénients et les trois options de mise en page, dites-le. Ne vous contentez pas de dire :parlez de mises en page. Bill saura-t-il exactement de quoi vous voulez discuter ? Si vous le dites, il le fera.
Éléments à apporter
Si vous attendez de vos participants qu'ils fournissent des informations, du matériel, des images ou quoi que ce soit d'autre, utilisez cette section. Ne présumez pas que simplement parce qu'un participant se présente, il fournira ce que vous espérez.
Pour notre exemple avec Bill, vous avez été clair sur le sujet de l'ordre du jour, ce qui est parfait. Cependant, pour vous assurer qu'il apporte une liste des avantages et des inconvénients pour chaque mise en page ainsi que des photos de ces mises en page, ajoutez-la à la section appropriée de l'agenda.
Si possible, joignez l'ordre du jour à la demande de réunion lorsque vous l'envoyez. Cela permet à vos participants de l'avoir à portée de main lorsque l'heure de la réunion arrive et leur permet de savoir exactement à quoi s'attendre. Ceci est encore plus important si vous planifiez une réunion de dernière minute.
Si vous envoyez la demande de rendez-vous longtemps à l'avance, vous préférerez peut-être attendre sur l'ordre du jour. Il pourrait s'agir d'un travail en cours ou vous pourriez attendre plus de détails. Si tel est le cas, assurez-vous simplement d'inclure l'objectif de la réunion, un bref résumé des sujets et les éléments préliminaires à apporter à la demande.
Ensuite, indiquez que l'ordre du jour officiel sera envoyé le X date qui doit être au moins trois jours avant la réunion. Si vous le pouvez, c'est aussi une bonne idée d'imprimer des copies de l'ordre du jour et de les apporter à la réunion. Il semble toujours y avoir un participant qui oublie le sien.
Si vous avez suivi ce plan jusqu'à présent, votre réunion est déjà bien lancée. Mais il y a encore une chose que vous devez faire au préalable. Préparez-vous à capturer le procès-verbal de la réunion.
Là encore, utiliser un modèle est idéal. Vous pouvez imprimer ces options de modèle Microsoft Word si vous préférez les écrire à la main ou les utiliser sur votre appareil numérique, le cas échéant.
Ce modèle, que vous pouvez trouver dans Microsoft Word, est une excellente option car il développe chaque sujet de l'ordre du jour. Pour chaque élément, vous pouvez inclure des notes sur les points de discussion, les conclusions, les éléments d'action, les parties responsables et les délais spécifiques à chaque sujet.
Si vous préférez un modèle de procès-verbal de réunion qui ne détaille pas les points de discussion, c'est une option solide. Vous pouvez lister les points de l'ordre du jour qui ont été réellement discutés, par qui et pendant combien de temps. Vous pouvez ensuite noter les décisions qui ont été prises et les nouveaux éléments d'action avec les parties responsables et les dates d'échéance.
Nous avons tous une façon de prendre des notes lors d'une réunion. Mais si vous êtes le coordinateur, vous devez absolument prendre des notes fortes. Il n'y a rien de pire que d'écrire une note pour la regarder plus tard et se demander ce qu'elle dit ou signifie.
Capturez autant que possible pendant la réunion, puis passez-la en revue avant de lever la séance. Vous devriez revoir ce qui a été discuté, tout ce qui a été décidé et, surtout, les nouveaux éléments d'action. Passez brièvement en revue cela à voix haute avec vos participants en guise de révision pour vous ainsi qu'eux. Si quelque chose manque ou est erroné, il est préférable de le savoir avant que tout le monde ne quitte la pièce.
Bien qu'il n'existe peut-être pas de moyen exact ou absolument parfait de vous assurer d'avoir une réunion efficace, ce plan peut vous aider à démarrer. Faites ce que vous pouvez pour vous préparer et vos participants bien à l'avance.
Quels conseils avez-vous pour planifier une réunion ? Y a-t-il quelque chose que vous faites en tant que coordinateur qui aide ? Faites-nous part de vos suggestions dans les commentaires ci-dessous !
