Le suivi est difficile. Cela semble être une chose simple et facile à faire, mais il y a toutes sortes de choses qui la rendent plus difficile. Ça prend du temps. Vous devez vous rappeler de le faire. Vous ne voulez pas apparaître comme arrogant. Une réponse semble peu probable.
Mais le suivi est essentiel dans de nombreuses situations. Qu'il s'agisse de faire le suivi d'un entretien d'embauche ou de rappeler à quelqu'un que vous lui avez demandé un mentorat, des suivis bien faits peuvent donner un coup de fouet à votre réussite.
Bref, parce que les gens oublient. Ils liront votre e-mail et oublieront d'y répondre. Ou oubliez qu'ils ont promis de vous rappeler. Ils pourraient oublier qu'ils allaient vous retrouver pour prendre un café. Avec une grave surcharge d'informations de plus en plus courante, ce n'est pas une surprise.
Les gens traitent beaucoup trop de stimuli au cours d'une journée donnée, et même avec un excellent système de gestion des tâches, ils sont obligés d'oublier des choses. Et certaines de ces choses seront probablement vos e-mails et vos appels. C'est juste la vie.
Mais cela ne signifie pas que vous devez l'accepter. Le suivi de vos e-mails, appels, discussions, connexions et actions vous distingue des centaines d'autres personnes qui se disputent l'attention. Steli Efti, par exemple, a suivi un investisseur 48 fois avant d'avoir un rendez-vous. Cela fonctionne.
À tout le moins, de nombreux suivis vous permettront d'obtenir un "Non", ce qui vaut mieux que pas de réponse du tout, car vous pouvez déplacer vos efforts ailleurs.
Que vous essayiez d'obtenir un emploi, de demander des conseils, de proposer un service indépendant, d'établir une relation ou simplement d'obtenir la réponse à une question, le suivi est crucial. En vous perfectionnant, vous simplifierez non seulement la vie, mais vous aiderez également à augmenter votre taux de communications réussies.
Voici cinq choses que vous pouvez faire pour améliorer votre suivi.
C'est peut-être la chose la plus importante que vous puissiez faire pour améliorer vos compétences de suivi. Vous devez comprendre que si vous n'avez pas de nouvelles de quelqu'un, vous ferez un suivi. Si les enjeux sont extrêmement faibles et que vous n'êtes pas très préoccupé par la réponse, vous pouvez l'ignorer. Mais la majorité de vos communications nécessiteront des suivis.
Le savoir à l'avance est essentiel. Vous n'aurez pas à débattre de l'opportunité d'envoyer ou non un suivi car vous serez déjà totalement engagé à le faire.
Systématiser vos suivis vous sera d'une grande aide. Il n'y a pas que les autres qui oublient des choses :vous aussi. Ce qui signifie que si vous n'avez pas de système avec de bons rappels, vous oublierez de faire un suivi et vous reviendrez à votre point de départ.
Il existe de nombreuses façons de procéder. Le plus simple est avec un tableur. Voici un exemple de feuille de calcul de suivi des e-mails :
Chaque ligne contient la date à laquelle j'ai envoyé un e-mail à quelqu'un, qui il est, son adresse e-mail et les suivis programmés. Si j'ai envoyé un e-mail de suivi, je surligne la cellule en vert. Si le suivi a obtenu une réponse, elle est marquée en violet.
C'est juste un exemple. Vous pouvez utiliser une grande variété de méthodes d'organisation pour votre feuille de calcul. Ou spécifiez la méthode de contact afin que vous puissiez suivre vos e-mails de suivi de vos appels (ou vice versa). Vous pouvez inclure l'heure de la journée, afin de pouvoir varier vos heures de contact.
Il existe également des tonnes d'autres façons de configurer un système. Vous pouvez créer une liste Wunderlist qui vous rappelle quand vous devez faire un suivi. Vous pouvez utiliser Evernote pour suivre vos contacts.
Si vous avez un iPhone, vous pouvez utiliser une astuce intéressante pour les rappels d'appel :dites à Siri de vous rappeler d'appeler quelqu'un qui figure déjà dans votre liste de contacts, et vous pouvez appeler directement depuis l'écran de verrouillage. L'application de rappel d'appel d'Android [n'est plus disponible] offre des fonctionnalités similaires.
Et il existe de nombreuses applications et extensions de messagerie qui vous aideront si vous avez besoin de faire un suivi par e-mail. Airmail, mon application de messagerie préférée pour macOS, vous permet de définir des rappels si personne ne répond à votre e-mail. Choisissez simplement une date à laquelle vous envoyez un message sortant.
Boomerang est une extension Gmail populaire qui peut renvoyer des e-mails dans votre boîte de réception et vous permet même de planifier des suivis automatiques. Rebump et LeadCooker sont deux autres extensions Gmail qui vous offrent des fonctionnalités similaires.
Avec toutes ces options, vous êtes sûr de trouver (ou de créer) quelque chose qui fonctionne pour vous. Assurez-vous simplement d'avoir quelque chose ça va marcher. Essayer de se souvenir de tout ne suffira pas.
Cela va beaucoup varier en fonction de votre secteur d'activité, de vos objectifs, des personnes avec lesquelles vous communiquez et d'autres facteurs. Mais avoir une idée du moment où vous devriez effectuer un suivi peut booster vos efforts.
Le suivi d'un e-mail concernant une opportunité de travail indépendant ou une sensibilisation de blogueurs pourrait être mieux servi en envoyant un e-mail le lendemain, juste pour rester en tête. Certaines personnes recommandent de faire un suivi le lendemain, puis deux jours après, puis tous les cinq jours jusqu'à ce que vous obteniez une réponse.
Vous ne voudrez peut-être pas appeler autant, mais cela peut dépendre de la raison pour laquelle vous appelez. Attendre une semaine après un entretien d'embauche est probablement une bonne idée. Mais vous pouvez appeler tous les quelques jours après cela si vous n'avez pas eu de réponse.
Différentes entreprises ont trouvé des choses différentes lorsqu'elles ont recherché le meilleur moment pour envoyer un e-mail. C'est généralement pour les newsletters de l'entreprise, mais 10h00 semble être un bon moment, tout comme tard le soir. Lorsque vous effectuez un suivi par e-mail, c'est une bonne idée d'essayer d'envoyer votre e-mail à un autre moment. Il est possible que vous ayez simplement envoyé le premier à un moment où le destinataire n'est pas susceptible d'ouvrir de nouveaux messages.
Lorsque vous appelez, il y a quelques autres choses à considérer. Par exemple, si vous appelez quelqu'un à son numéro de travail, vous voudrez appeler pendant la journée de travail. Et probablement pas à l'heure du déjeuner. Vous voudrez également tenir compte de leur fuseau horaire.
En fin de compte, il est préférable d'expérimenter quelques horaires différents pour vos suivis. Mon meilleur conseil est de réfléchir avant de commencer à envoyer des e-mails et des appels. Demandez-vous si le jour et l'heure actuels sont une bonne idée. Si c'est le cas, allez-y. Si ce n'est pas le cas, attendez un peu. Tant que vous le faites intentionnellement, tout ira bien.
L'importance d'une communication concise ne peut être surestimée. Cela vaut pour à peu près n'importe quel type de communication, mais c'est particulièrement important lorsque vous effectuez un suivi. Il y a de fortes chances que la personne avec qui vous entrez en contact sache déjà qui vous êtes et ce que vous voulez, car vous le lui avez déjà dit. Contentez-vous de demander une réponse.
Cela pourrait être aussi simple que "Hé, je voulais juste vérifier avec vous à propos de [tout ce que vous envoyez par e-mail]. Je sais que vous êtes très occupé, alors j'ai pensé que je ferais un suivi. J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles ! "
Vous pouvez également coller le contenu de votre e-mail précédent sous votre message afin qu'ils se souviennent de ce que vous avez envoyé en premier lieu.
Les appels sont très similaires :dites-leur simplement qui vous êtes, que vous avez appelé plus tôt et ce que vous voulez.
"Ce que vous voulez" est également important. Si vous ne dites pas à l'autre personne ce que vous aimeriez qu'elle fasse ensuite, il y a de fortes chances qu'elle ne fasse rien. "J'espérais avoir votre avis sur cet article", "J'aimerais vous poser une question par e-mail - faites-moi savoir si ça va" et "Est-ce que ça va si je vous appelle la semaine prochaine?" sont autant d'indices de vos désirs.
Si vous avez tendance à divaguer ou à vous laisser distraire dans vos e-mails, essayez d'utiliser un outil de rédaction d'e-mails.
Lorsque vous avez du mal à entrer en contact avec quelqu'un, il est facile de tomber dans le piège de penser négativement. Gardez à l'esprit que - du moins la plupart du temps - cela n'a rien à voir avec vous ou votre demande. Cela a probablement tout à voir avec le fait que tout le monde est très occupé.
En fait, beaucoup de gens apprécieront le fait que vous ayez suivi. Peu de gens ont le temps de se tenir au courant de tous leurs e-mails et messages vocaux, mais cela ne signifie pas qu'ils ne veulent pas vous parler. Dans la plupart des cas, ils ont tout simplement oublié.
Alors continuez à suivre. Vous n'avez pas besoin d'appeler tous les jours ou de harceler quelqu'un sur Twitter jusqu'à ce qu'il réponde. Mais continuez à vérifier jusqu'à ce que vous obteniez une réponse, même si c'est un "Non".
Les méthodes de suivi des communications sont assez personnelles. La façon dont je fais le suivi de mes e-mails peut être très différente de la façon dont vous le faites. Peut-être que vous ne suivez pas du tout les appels ou que vous n'envoyez des e-mails qu'après les deux premiers appels. Votre situation, votre secteur d'activité et vos objectifs affectent tous vos suivis. Nous voulons connaître vos expériences !
Qu'est-ce qui vous semble utile lors du suivi ? Continuez-vous à nous contacter jusqu'à ce que vous obteniez une réponse ? Attendre longtemps avant de renvoyer un message ? Partagez vos meilleurs conseils dans les commentaires ci-dessous !
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