La communication moderne s'appuie fortement sur le courrier électronique ; par conséquent, il est facile pour le courrier électronique de devenir un facteur de stress. Nos boîtes de réception peuvent être encombrées de publicités, de courriers indésirables et de conversations avec des amis ; cependant, ils abritent également d'importantes communications professionnelles.
Commande de la boîte de réception
Alors que le monde en ligne continue de croître, le nombre d'e-mails que vous envoyez et recevez quotidiennement augmente également. Regarder et, si nécessaire, répondre aux e-mails vous oblige à traiter chaque e-mail de la même manière. Assurez-vous de classer l'e-mail dans le dossier approprié et répondez en temps opportun. Si un e-mail contient une réunion importante, veillez à créer une alerte; cela vous permettra de rester au courant de votre emploi du temps tout en triant votre boîte de réception.
Extrait
- Inscrire les dates sur le calendrier
- Télécharger les pièces jointes
- Enregistrer les nouvelles coordonnées
- Placer les tâches sur la liste des tâches
Répondre
- Soyez habituel et ponctuel avec les réponses en répondant immédiatement à tous les e-mails ouverts.
- Vous n'avez pas le temps de répondre ? Prenez des mesures pour garantir une réponse rapide.
Supprimez-le
- Non vraiment, une fois que vous avez rassemblé et répondu lorsque cela était nécessaire, supprimez-le.
- Si vous ne trouvez pas de bonne raison de le trier, jetez-le.
Trier
- Si vous devez absolument enregistrer l'e-mail, créez une structure de dossiers organisée.
- Nous avons inclus ci-dessous des éléments d'action et des conseils sur les dossiers.
Passez à l'action
- Planifications et alertes :
- Créez et respectez un calendrier d'e-mails spécifique en vous entraînant comme suit :
- Choisissez 2 à 3 plages horaires quotidiennes pour lire/répondre aux e-mails
- Définissez des alertes pour recevoir des réponses par e-mail en temps opportun
- Utilisation des dossiers :
- Recueillir et trier les e-mails dans des dossiers, en nommant chacun pour symboliser :
- contenu des e-mails ; c'est-à-dire "reçus"
- expéditeurs d'e-mail ; c'est-à-dire "clients"
- actions à entreprendre ; c'est-à-dire "trier"
- Maintenance planifiée :
- Sélectionnez un créneau horaire par semaine pour nettoyer votre boîte de réception.
- Dossier "Réponse requise" :
- Recueillir les e-mails nécessitant une réponse, lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement.
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