Accédez à Inbox Zero dans Gmail avec ces stratégies

Maintenir une boîte de réception propre est un véritable défi. Vous pouvez déployer une tonne d'efforts pour la nettoyer, atteindre une boîte de réception proche de zéro et simplement vous retrouver là où vous avez commencé en un mois.

La clé pour arriver à la boîte de réception zéro est d'automatiser autant que possible le processus et de repenser votre approche des e-mails.

1. Faites des étiquettes votre meilleur ami

Les étiquettes Gmail existent depuis longtemps, mais cette fonctionnalité simple peut faire des merveilles pour apprivoiser votre boîte de réception. Les étiquettes satisferont cette envie d'ouvrir chaque nouvel e-mail. En ajouter un vous donnera l'impression d'avoir temporairement répondu au message en attente en appliquant une étiquette.

Voici une suggestion d'ensemble de libellés de niveau 1 à créer chaque matin en parcourant votre boîte de réception et en planifiant votre journée :Aujourd'hui, Terminé, En attente, À faire, Répondre .

En plus de ces étiquettes de niveau 1, que vous devez appliquer à tous les e-mails nécessitant une action, vous pouvez créer des étiquettes de niveau 2. en fonction de l'un des éléments suivants :expéditeur, projet/thème, priorité, équipe etc. Ces labels de niveau 2 dépendront davantage de votre flux de travail et de vos besoins.

Code couleur de vos étiquettes. De cette façon, vous pouvez savoir en un coup d'œil combien d'e-mails urgents vous devez répondre.

2. Règles, règles, règles

La création de filtres ou de règles dans votre boîte de réception est un moyen simple de rester organisé. Vous pouvez dévier le courrier en appliquant automatiquement des étiquettes selon les critères de votre choix. Ce critère peut être le même que vos étiquettes de niveau 2 répertoriées ci-dessus.

Mais rappelez-vous, ce n'est que la moitié du travail. L'autre moitié traite les messages entrants, rationalisés par ce processus. Alors, comment y parvenir ?

1. Allez dans Paramètres> Filtres et adresses bloquées .
2. Cliquez sur Créer un nouveau filtre pour commencer à nettoyer définitivement votre boîte de réception Gmail. Vous devez saisir au moins l'un des éléments suivants :expéditeur, destinataire, objet, mots clés, mots clés exclus, a une pièce jointe et la taille de l'e-mail en mégaoctets, kilooctets ou octets.
3. Saisissez son adresse e-mail dans le champ de et cliquez sur Créer un filtre avec ceci.
4. Vous avez alors plusieurs choix quant à ce que vous pouvez faire avec cet e-mail, et vous pouvez en sélectionner plusieurs. Pour nos besoins, les choix pertinents sont :l'archiver, le suivre, appliquer une étiquette et le supprimer. Parmi celles-ci, une combinaison d'archivage et d'étiquetage sera les options les plus importantes pour cet exercice.
5. Si vous souhaitez appliquer le filtre aux e-mails existants dans votre boîte de réception, cochez Appliquer également le filtre à X conversations correspondantes .
6. Cliquez sur Créer un filtre .

Pour voir ce processus en action et la deuxième façon d'accéder à la boîte de dialogue de filtrage, regardez la vidéo ci-dessous :

Malgré leur simplicité, vous pouvez utiliser les filtres de Gmail pour mettre en place des flux de travail extrêmement robustes. Utilisez des filtres pour effectuer les actions suivantes :

• Créez une règle pour tous les e-mails reçus d'un domaine.
• Créez une règle pour tous les e-mails, à l'exception de ceux d'un domaine.
• Créez une règle pour les e-mails qui vous demandent d'effectuer une action avant de les supprimer.
• Supprimez automatiquement les e-mails que vous ne souhaitez pas recevoir.

3. Automatisez plus que de simples étiquettes

Bien que vous puissiez automatiser les étiquettes et bien plus encore à l'aide de règles, il existe d'autres moyens d'automatiser les processus dans votre boîte de réception Gmail dans le but de la garder propre.

L'utilisation d'un service d'automatisation comme IFTTT avec Gmail vous permettra de créer automatiquement certains déclencheurs en fonction des étiquettes que vous ajoutez.

Voici quelques exemples :

• Attribuez des étiquettes pour créer des tâches Trello ou des tâches ToDoist.
• Enregistrez les messages Gmail dans OneNote ou Evernote.
• Enregistrez les reçus dans une feuille de calcul Google.
• Attribuez des libellés pour créer un rappel sur votre téléphone.
• Enregistrez les pièces jointes Gmail dans Google Drive.
  • Cela ne fera rien pour atténuer les problèmes de stockage puisque les limites de stockage de Gmail et de Google Drive sont combinées.

Un autre processus semi-automatisé utile dans Gmail est l'utilisation de réponses standardisées. Ces réponses automatisées éliminent tout le travail d'envoi répété de la même réponse par e-mail.

Pour utiliser la fonctionnalité, accédez à Paramètres> Laboratoires et activez les réponses standardisées . Pour commencer à les créer, créez simplement un nouveau message et plutôt que d'envoyer le message, cliquez sur la flèche à côté de la corbeille et accédez à Réponses standardisées> Nouvelle réponse standardisée. Vous pouvez voir le processus en action dans la vidéo ci-dessous :

Les scénarios dans lesquels vous pouvez les utiliser incluent :

• Créez des répondeurs automatiques intelligents.
  • Une fois que vous aurez activé les réponses standardisées, elles seront disponibles en tant que déclencheur dans les filtres Gmail.
• Envoyez plusieurs fois le même e-mail.
• Utilisez plusieurs signatures.

4. Nettoyer les abonnements

Si votre boîte de réception est en désordre, il faudra plus d'une minute chaude pour la nettoyer. En plus de configurer des filtres pour les e-mails entrants, vous devez toujours faire face au chaos existant. Réservez 15 ou 20 minutes chaque jour pour commencer à nettoyer vos abonnements et à ajouter des libellés à vos messages.

Vous pouvez le faire manuellement en analysant votre boîte de réception, en déterminant les abonnements que vous souhaitez conserver et ceux dont vous souhaitez vous débarrasser. Lorsque vous choisissez les newsletters à abandonner, faites simplement une recherche rapide avec l'opérateur de : accompagné de l'e-mail de l'expéditeur, et supprimez tous les e-mails.

Si vous préférez automatiser le processus, il existe quelques services qui valent la peine d'être vérifiés. Vous pouvez gérer vos abonnements aux e-mails et vous désabonner en masse des newsletters que vous ne souhaitez plus recevoir avec des services comme Unroll.Me.

Si vous choisissez d'utiliser Unroll.Me, sachez que l'entreprise a récemment été critiquée pour avoir vendu des informations sur les utilisateurs.

Une autre façon d'empêcher ces abonnements d'encombrer votre boîte de réception consiste à utiliser une adresse e-mail jetable, car certains de ces services vous permettent de conserver cette boîte de réception aussi longtemps que vous le souhaitez.

5. Maintenir la boîte de réception zéro

Après avoir nettoyé votre boîte de réception, voici quelques étapes de base pour conserver une boîte de réception propre :

1. Désactivez les notifications par e-mail sur les réseaux sociaux.
2. Limitez le temps passé sur les e-mails. Déterminez le temps que vous pouvez consacrer chaque jour au courrier électronique et ne le dépassez pas. Cela aidera à hiérarchiser les réponses aux e-mails importants et à les archiver.
3. Notez les exceptions à l'étape 2. Si votre patron vous demande de répondre à un e-mail, vous ne pouvez pas l'ignorer. Passez en revue toutes les raisons pour lesquelles vous avez dépassé le délai imparti et éliminez celles qui n'ont pas d'importance.
4. Ne répondez que lorsque vous y êtes obligé. Si le message est de deux ou trois mots, il est probable que vous n'ayez pas besoin de l'envoyer à moins qu'une confirmation ne soit requise.

Quels conseils ou astuces utilisez-vous pour maintenir la boîte de réception zéro dans votre compte Gmail ? Pensez-vous que c'est un exercice futile ? Faites-le nous savoir dans les commentaires.

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