Prêt à apprendre des meilleurs ? Les champions Microsoft Office de cette année partagent leurs trucs et astuces.
Les étudiants d'aujourd'hui utilisent des ordinateurs dans le cadre de leur apprentissage depuis le premier jour. En tant que tels, ils ont eu amplement le temps d'apprendre toutes sortes de trucs et astuces Office qui les aideront à tirer le meilleur parti de leur PC.
Microsoft est bien conscient de ce fait. C'est pourquoi l'entreprise organise le Microsoft Office Specialist U.S. National Championship, une opportunité pour les étudiants les plus talentueux de montrer leur expertise dans Word, Excel et PowerPoint.
LifeHacker a demandé aux champions de cette année leurs meilleures techniques, et leurs réponses seront certainement utiles. Voici comment utiliser Microsoft Office comme un étudiant spécialiste.
Presque tout le monde utilise Word, mais tous les utilisateurs ne peuvent pas se considérer comme des experts. Cependant, ces deux astuces vous aideront à vous rapprocher de la maîtrise du programme.
Forrest Liu, qui a été nommé champion de Word 2013, a offert ce conseil utile sur la sélection de texte. Si vous maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en surlignant du texte, vous pouvez sélectionner deux sections complètement distinctes en même temps.
Dans le même ordre d'idées, si vous maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur n'importe quelle partie du texte, vous ne sélectionnerez que cette phrase.
La barre d'accès rapide dans le coin supérieur gauche de l'interface utilisateur de Word est équipée de raccourcis pour enregistrer, annuler et rétablir par défaut, mais elle devient vraiment puissante lorsque vous la personnalisez par vous-même.
Utilisez le menu déroulant et sélectionnez Plus de commandes pour voir une liste complète des façons dont vous pouvez personnaliser la barre d'outils.
Si vous vous sentez vraiment aventureux, vous pouvez même ajouter vos propres macros à la barre d'outils.
Cependant, le champion Word 2016 Joshua Garrelts - qui a contribué à cette astuce - aime opter pour quelques options plus traditionnelles. Sa barre d'accès rapide comporte un raccourci de vérification orthographique et un bouton qui partage le document actuel dans un e-mail.
Le champion Excel 2013 Anirudh Narayanan et le champion Excel 2016 John Dumoulin se sont mis d'accord sur le même conseil pour tirer le meilleur parti du programme. Sans surprise, c'est l'une des fonctionnalités les plus puissantes enfermées dans le logiciel
La mise en forme conditionnelle est un moyen infaillible de rendre vos feuilles de calcul Excel plus intéressantes visuellement, et c'est vraiment très facile à mettre en œuvre.
La première étape consiste à vous assurer que vous travaillez avec des données qui vont bénéficier de la technique. J'ai compilé un tableau des notes des utilisateurs IMDb pour les épisodes individuels de The Simpsons , comme vous pouvez le voir ci-dessous.
Il y a beaucoup d'informations entassées dans un petit espace, mais il n'est pas particulièrement facile de voir quels épisodes sont très bien notés et lesquels ne le sont pas en un coup d'œil. Le formatage conditionnel peut aider à remédier à cela.
Il serait assez facile de simplement mettre en évidence nos données et d'utiliser l'une des options prédéfinies dans le formatage conditionnel menu déroulant dans les Styles section Accueil du ruban onglet.
Cependant, ce n'est pas la voie d'un champion de Microsoft Office. Narayanan recommande d'adapter votre résultat à l'aide de la Nouvelle règle option que vous pouvez voir ci-dessus.
Cet écran nous permet d'affiner notre formatage pour répondre à nos spécifications exactes. Je vais passer à une échelle à trois couleurs en utilisant le Style de format menu déroulant. Je vais également changer les deux Type champs à Numéro , et définissez la Valeur de chacun manuellement. C'est parce que je ne veux pas qu'un épisode qui obtient un score inférieur à 7 devienne rouge, car il s'agit toujours d'un score relativement élevé.
Une fois que vous êtes satisfait de vos ajustements, cliquez sur OK .
Vous devriez vous retrouver avec quelque chose comme l'image ci-dessus. Il est maintenant facile d'avoir une idée générale de ce que nos données véhiculent simplement en regardant le formatage.
En ce qui concerne la suite Microsoft Office, PowerPoint est souvent sous-estimé. Un utilisateur novice ne pourra peut-être produire que de simples diaporamas, mais entre les mains d'un expert, c'est vraiment très puissant. Voici quelques conseils rapides pour tirer le meilleur parti du logiciel.
L'utilisation de polices personnalisées dans PowerPoint est un moyen d'ajouter un intérêt visuel, mais si vous transférez le document vers un autre système avant de le présenter, vous risquez de rencontrer des problèmes. Heureusement, Dheya Madhani, championne de PowerPoint 2016, a la solution.
Allez dans Fichier> Options , puis accédez à Enregistrer section du menu.
Cochez la case intitulée Intégrer les polices dans le fichier . Cela garantira que les polices sont enregistrées dans le cadre du document, ce qui rend la présentation vraiment portable.
Madhani a une autre astuce qui simplifie le processus de mise en page du contenu dans vos diapositives. J'ai ajouté plusieurs images à ma présentation en allant dans Insérer> Illustrations> Icônes . Malheureusement, je les ai tous ajoutés d'un coup, ils se sont donc coagulés en un gros gâchis.
Je pourrais cliquer sur des parties aléatoires du blob jusqu'à ce que je saisisse l'icône individuelle que je veux. Sinon, je peux profiter du volet de sélection.
Double-cliquez sur n'importe quelle icône pour ouvrir le Format onglet.
Cliquez sur Volet de sélection et il s'ouvrira sur le côté droit de l'écran.
Vous pouvez utiliser ce menu pour sélectionner des éléments individuels, que vous pouvez ensuite déplacer normalement. Vous pouvez même utiliser Shift ou Ctrl pour sélectionner plusieurs éléments à la fois.
Je peux utiliser le volet de sélection pour que ma diapositive ressemble exactement à ce que je veux qu'elle soit.
Madhani a un dernier conseil, et il sera certainement particulièrement utile pour les étudiants. Imaginez que vous venez de passer une heure à taper des notes sur un sujet particulier, puis vous découvrez que vous allez devoir présenter vos découvertes à la classe. Ne serait-il pas formidable de produire une présentation PowerPoint à partir du travail que vous avez déjà sous la main ?
Cela peut sembler trop beau pour être vrai, mais c'est possible. Pour commencer, préparez d'abord vos notes dans Word.
PowerPoint fera de son mieux avec tout ce que vous lui donnez, mais en général, il est préférable d'utiliser des styles de titre pour donner un coup de main au logiciel. Comme vous pouvez le voir, j'ai utilisé la méthode de sélection de plusieurs sections de textes que nous avons parcourues plus tôt pour accélérer le processus.
Ensuite, dirigez-vous vers PowerPoint. Depuis la maison cliquez sur l'onglet Nouvelle diapositive puis sélectionnez Diapositives du plan .
Accédez au document contenant vos notes et cliquez sur Insérer .
Vous devriez obtenir des diapositives prédéfinies basées sur vos notes. Il ne vous reste plus qu'à faire quelques ajustements visuels et hop, votre présentation est terminée !
Le champion de PowerPoint 2013, Dominic Allain, avait un conseil plus théorique pour quiconque se lance dans un projet PowerPoint. Il conseille aux utilisateurs d'essayer d'illustrer leur propos auprès de leur public à l'aide de visuels, plutôt que de simples mots écrits.
C'est un aspect important de PowerPoint qui manque à beaucoup de gens. La plus grande force de PowerPoint est sa capacité à rassembler toutes sortes de visuels différents. Faire un graphique (comment créer un camembert). Ajoutez un diagramme. Intégrez une vidéo YouTube. Vous pouvez emballer vos diapositives avec du texte, mais cela ne signifie pas que quiconque va le lire. Et s'ils le font, ils ne vous écouteront pas. Au lieu de cela, jouez sur les points forts du format.
La plupart des utilisateurs considéreraient la suite Office comme un logiciel assez basique, mais elle est très approfondie. Il y a toujours quelque chose de nouveau à apprendre, alors soyez toujours à l'affût des moyens d'améliorer votre jeu.
Les champions de l'Office dans cet article ne sont pas devenus des experts par accident :ils ont appris chaque programme de fond en comble. Ne vous reposez pas sur vos lauriers ! Que vous créiez un document Word, une feuille de calcul Excel ou une présentation PowerPoint, demandez-vous si vous pourriez tirer le meilleur parti d'Office.
Avez-vous un conseil digne d'un championnat que vous souhaitez partager avec d'autres lecteurs ? Ou cherchez-vous de l'aide avec l'une des techniques répertoriées dans cet article? Quoi qu'il en soit, pourquoi ne pas rejoindre la conversation dans la section des commentaires ci-dessous ?
Crédits image :Mike Orlov/Shutterstock
