Guide complet : Comment archiver efficacement vos e-mails dans Outlook

L'archivage des e-mails est une méthode idéale pour désencombrer votre boîte de réception. Outlook pour le Web et la version bureau facilitent cette tâche.

Dans ce guide détaillé, découvrez toutes les meilleures pratiques pour archiver vos e-mails dans Microsoft Outlook sur ordinateur.

Qu'est-ce qu'une archive dans Outlook ?

Dans Outlook, une archive regroupe les e-mails que vous avez volontairement séparés de votre boîte de réception principale.

Sur Outlook pour le Web, archiver un e-mail consiste à le déplacer du dossier Boîte de réception vers le dossier Archive.

Dans la version bureau, cela transfère les e-mails du fichier PST principal vers un nouveau fichier PST, accessible à tout moment.

Si vous débutez, comparez Outlook pour le Web et la version bureau pour choisir celle qui vous convient.

Peut-on utiliser l'archivage Outlook pour tous les comptes e-mail ?

Dans deux cas, l'archivage natif n'est pas disponible :

1. Avec un compte Exchange Server utilisant Microsoft Exchange Server Online Archive.

2. Si votre administrateur a désactivé cette fonction.

Contactez votre administrateur réseau pour assistance.

Comment archiver des e-mails dans Outlook pour le Web

L'archivage sur Outlook pour le Web est simple et rapide.

Suivez ces étapes :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous.
2. Sélectionnez le dossier contenant vos e-mails à gauche.
3. Choisissez les e-mails dans le volet droit.
4. Cliquez sur Archiver dans la barre supérieure.
5. Pour annuler, cliquez sur Annuler en bas.

Accédez aux archives via Archive à gauche.

Pour déplacer un e-mail : recherchez-le dans Archive, sélectionnez-le, cliquez Déplacer vers et choisissez le dossier.

Comment archiver automatiquement les e-mails dans Outlook

Dans Outlook bureau, configurez l'AutoArchive pour un archivage automatique.

Cette fonction déplace les e-mails vers l'archive après un délai défini.

Configuration :

1. Ouvrez Outlook.
2. Cliquez Fichier > Options.
3. Sélectionnez Avancé.
4. Cliquez Paramètres d'archivage automatique.
5. Cochez Exécuter l'archivage automatique tous les et définissez l'intervalle.
6. Dans Paramètres de dossier par défaut, spécifiez l'âge des éléments.
7. Cliquez Parcourir pour choisir le dossier d'archive (optionnel).
8. Validez par OK.

Pour désactiver : suivez les étapes 1-4, décochez l'option et validez.

Comment archiver manuellement les e-mails dans Outlook

Pour un contrôle précis, archivez manuellement.

Étapes :

1. Ouvrez Outlook.
2. Fichier > Informations.
3. Cliquez la flèche Outils > Nettoyer les anciens éléments.
4. Choisissez les dossiers et l'âge des éléments.
5. Sélectionnez le dossier de destination via Parcourir.
6. Cliquez OK.

Déplacez ensuite le fichier PST généré.

Comment afficher les e-mails archivés dans Outlook

Chargez le fichier PST pour y accéder.

Étapes :

1. Ouvrez Outlook.
2. Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir le fichier de données Outlook.
3. Sélectionnez le fichier PST et ouvrez.

Fusionnez les PST si nécessaire.

Désencombrez Outlook en archivant vos e-mails

Archivez les e-mails moins prioritaires pour recentrer sur l'essentiel. Adoptez ces astuces pour une gestion efficace de votre messagerie.