Comment archiver des e-mails dans Outlook

L'archivage des e-mails est l'un des meilleurs moyens de garder votre boîte de réception désencombrée. Si vous voulez le faire dans Outlook, vous avez de la chance. Outlook pour le Web et Outlook pour ordinateur vous permettent d'archiver facilement vos e-mails.

Dans ce guide, nous couvrirons toutes les meilleures façons d'archiver vos e-mails dans Microsoft Outlook sur votre ordinateur.

Qu'est-ce qu'une archive dans Outlook ?

Dans le contexte d'Outlook et des e-mails, une archive correspond essentiellement à tous les e-mails que vous avez choisi de séparer de votre boîte de réception principale.

Sur Outlook pour le Web, archiver un e-mail signifie déplacer les e-mails du dossier principal de la boîte de réception vers le dossier Archive.

Dans Outlook pour ordinateur, archiver un e-mail signifie essentiellement déplacer vos e-mails du fichier Outlook PST principal vers un nouveau fichier PST. Vous pouvez vous déplacer dans ce fichier PST et accéder à tous vos e-mails archivés à tout moment.

Si vous débutez avec Outlook, comparez Outlook pour le Web et le bureau et voyez lequel correspond à vos besoins.

Pouvez-vous utiliser Outlook Archive pour tous vos comptes de messagerie ?

Il existe deux cas où vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité d'archivage dans Outlook.

Tout d'abord, si vous disposez d'un compte de messagerie Exchange Server et que votre organisation utilise Microsoft Exchange Server Online Archive, vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité d'archivage native d'Outlook.

Deuxièmement, si votre administrateur réseau a désactivé la fonction d'archivage, vous ne pouvez pas non plus archiver vos e-mails.

Dans ces deux cas, adressez-vous à l'administrateur réseau de votre organisation pour obtenir de l'aide.

Comment archiver des e-mails dans Outlook pour le Web

L'archivage des e-mails sur Outlook pour le Web est plus facile que de le faire dans l'application de bureau. Cliquez simplement sur quelques options et vos e-mails sélectionnés sont archivés.

Voici comment procéder :

1. Rendez-vous sur Outlook.com et connectez-vous à votre compte de messagerie.
2. Cliquez sur le dossier à gauche où se trouvent vos e-mails.
3. Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez archiver dans le volet de droite.
4. Cliquez sur l'option qui dit Archive dans la barre de menu supérieure.
5. Si vous avez archivé un e-mail par erreur, cliquez sur Annuler en bas pour inverser votre action.

Vous pouvez voir tous vos e-mails archivés en cliquant sur Archive à gauche.

Si jamais vous souhaitez déplacer un e-mail archivé vers le dossier principal, recherchez cet e-mail dans les archives dossier, cliquez sur l'e-mail, cliquez sur Déplacer vers en haut et sélectionnez l'endroit où vous souhaitez déplacer l'e-mail.

Comment archiver automatiquement les e-mails dans Outlook

Dans Outlook pour ordinateur, vous pouvez archiver les e-mails automatiquement ou manuellement. Dans cette section, nous verrons comment utiliser la fonctionnalité d'archivage automatique dans Outlook pour ordinateur.

AutoArchive est le nom de la fonctionnalité qui permet d'archiver automatiquement vos e-mails dans l'application Outlook. Cette fonctionnalité envoie vos e-mails de vos dossiers principaux vers l'archive après un laps de temps prédéfini.

Vous pouvez configurer diverses options dans cette fonctionnalité, et les étapes suivantes décrivent comment procéder :

1. Ouvrir Outlook sur ton ordinateur.
2. Cliquez sur Fichier en haut, puis sélectionnez Options de la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur Avancé choix à gauche.
4. Rechercher l'archivage automatique dans le volet de droite et cliquez sur Paramètres d'archivage automatique bouton.
5. Cochez Exécuter l'archivage automatique tous les option en haut et spécifiez quand la fonctionnalité doit s'exécuter dans votre Outlook.
6. Dans les Paramètres de dossier par défaut pour l'archivage section, sélectionnez quand un élément doit être archivé. Fondamentalement, vous spécifiez l'âge de votre contenu Outlook.
7. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le dossier de destination pour votre fichier d'archive. Vous ne devez le faire que si vous n'aimez pas le répertoire Outlook PST par défaut.
8. Enfin, cliquez sur OK en bas pour enregistrer vos modifications.

Si vous souhaitez empêcher Outlook d'archiver automatiquement vos e-mails, vous pouvez désactiver la fonction d'archivage automatique.

Pour ce faire :

1. Ouvrir Outlook sur ton ordinateur.
2. Cliquez sur Fichier en haut et sélectionnez Options sur la gauche.
3. Cliquez sur Avancé choix à gauche.
4. Cliquez sur Paramètres d'archivage automatique sur le volet de droite.
5. Décochez la case Exécuter l'archivage automatique tous les option en haut.
6. Cliquez sur OK dans le fond.

Comment archiver manuellement les e-mails dans Outlook

Pour obtenir plus de contrôle sur les archives d'e-mails, vous pouvez en fait archiver manuellement les e-mails dans Outlook. Cela vous permet d'envoyer vos e-mails principaux à l'archive au fur et à mesure de vos besoins.

Pour utiliser cette méthode :

1. Ouvrir Outlook sur ton ordinateur.
2. Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.
3. Sélectionnez les informations onglet à gauche.
4. Cliquez sur l'icône de flèche vers le bas pour Outils et sélectionnez Nettoyer les anciens éléments .
5. Une boîte de dialogue s'affiche vous permettant de configurer votre archive manuelle des e-mails.
6. En haut, deux options vous permettent de décider quoi inclure dans votre archive. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.
7. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez ajouter à votre archive.
8. Choisissez l'âge de vos articles à l'aide de l'option de calendrier.
9. Cliquez sur Parcourir et choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre fichier d'archive Outlook.
10. Appuyez sur OK en bas pour commencer à créer une archive d'e-mails dans Outlook.

Une fois l'archive créée, vous pouvez déplacer le fichier PST résultant où vous le souhaitez.

Comment afficher les e-mails archivés dans Outlook

Accéder à vos e-mails archivés dans Outlook pour ordinateur de bureau est aussi simple que dans Outlook pour le Web. Il vous suffit de charger votre fichier d'archive dans Outlook et vous verrez tous vos e-mails archivés.

Voici comment importer un fichier d'archive d'e-mails PST dans Outlook sur votre ordinateur :

1. Lancer Outlook .
2. Cliquez sur le Fichier menu en haut.
3. Sélectionnez Ouvrir et exporter dans la barre latérale gauche.
4. Dans le volet de droite, cliquez sur Ouvrir le fichier de données Outlook lorsque vous importez un fichier de données PST dans le programme.
5. Accédez au dossier où se trouve votre fichier d'archive, cliquez sur le fichier et appuyez sur Ouvrir dans le fond.
6. Votre fichier devrait se charger dans le programme, et vous devriez alors pouvoir voir tous vos e-mails archivés.

Vous pouvez fusionner vos fichiers Outlook PST si vous avez plusieurs fichiers.

Désencombrer Outlook en archivant les e-mails

Si vous vous sentez dépassé par le simple fait de regarder le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception, il est temps de vous débarrasser de certains de ces e-mails en les archivant. Utilisez les méthodes ci-dessus pour déplacer les e-mails les moins importants vers une archive, afin de pouvoir travailler sur ceux qui nécessitent votre attention immédiate.

Le problème avec les e-mails, c'est que leur gestion n'est pas facile, même pour les pros. Il existe cependant quelques trucs et astuces que vous pouvez apprendre pour rendre la gestion des e-mails beaucoup moins fastidieuse.