L'un des grands avantages du travail numérique est qu'il peut réduire un grand nombre de tâches inutilement répétitives. Par exemple, si vous devez remplir le même contenu dans plusieurs cellules d'une feuille de calcul, vous pouvez simplement copier et coller les valeurs pour gagner du temps.
Cependant, cela peut devenir un peu délicat si vous devez copier des formules. Heureusement, Excel a plusieurs façons de copier et coller des formules. Mais, il y a quelques choses que vous devez garder à l'esprit lorsque vous le faites.
Avant de pouvoir passer à la copie de formules, vous devez en savoir un peu plus sur la façon dont Excel référence les cellules. Excel suit la relation entre les cellules de la formule, pas les cellules réelles.
Par exemple, dans l'image ci-dessous, la cellule C2 contient la formule A2 + B2. Mais grâce aux références de cellules relatives, Excel lit ceci comme :ajoutez la cellule qui est à deux places à gauche à la cellule qui est à une place à gauche.
Ces références de cellules relatives peuvent être très pratiques. Si vous souhaitez ajouter les valeurs des lignes 3 et 4 de la même manière que vous l'avez fait pour la ligne 2, tout ce que vous avez à faire est de copier la formule sans vous soucier de modifier les lignes vous-même. Excel met à jour les lignes de chaque formule afin que les cellules à gauche de celle-ci s'additionnent.
Cependant, parfois, vous ne souhaitez pas que l'emplacement d'une cellule change lorsque vous copiez une formule.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez calculer la taxe de vente sur une série de produits, comme nous l'avons fait ci-dessous. Si vous ajoutez la taxe de vente à une cellule, vous voulez que cette cellule reste la même dans la formule pour chaque produit. Pour ce faire, vous devez indiquer à Excel que l'emplacement de cette cellule est fixe et non relationnel. Vous faites cela avec un $ signer devant la ligne, la colonne ou les deux.
L'ajout du $ avant le B indique à Excel que peu importe où nous collons la formule, nous voulons regarder la colonne B. Pour empêcher la ligne de changer, nous avons également ajouté un $ avant le 1. Maintenant, peu importe où nous collons la formule, elle fera toujours référence à B1 pour la valeur fiscale.
Au fur et à mesure que nous copions la formule dans la colonne, l'emplacement du prix est mis à jour, mais l'emplacement de la taxe de vente reste le même.
Il existe un raccourci clavier pour basculer entre les options de référence d'une cellule. Lorsque vous écrivez une formule et que vous cliquez sur une cellule, appuyez sur F4 réparer cette cellule. Par exemple, si vous cliquez sur B1 et appuyez sur F4, cela change la référence en $B$1. Si vous appuyez à nouveau sur F4, la référence de cellule passe à B$1, puis à $B1, et enfin à nouveau à B1.
La méthode la plus courante pour copier et coller une formule consiste à copier et coller le texte de la formule dans une cellule. Ceci est similaire à la façon dont vous copieriez et colleriez du texte dans Word.
Copiez le texte en sélectionnant la cellule et en cliquant avec le bouton droit sur la formule en haut de l'écran. Cela fait apparaître une fenêtre contextuelle avec diverses options, sélectionnez Copier . Vous pouvez également utiliser le bouton Copier dans le ruban, qui se trouve dans le Presse-papiers section de la Accueil onglet.
Désélectionnez ensuite le texte en appuyant sur Retour clé. Enfin, cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle cellule dans laquelle vous souhaitez coller et cliquez sur l'icône du presse-papiers ou utilisez le bouton Coller bouton dans le ruban. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier, Ctrl + C , pour copier le texte en surbrillance et Ctrl + V pour le coller une fois que vous avez sélectionné une nouvelle cellule.
Cette méthode est familière, mais n'est pas l'une des meilleures façons de copier une formule. Si vous deviez copier une formule dans plusieurs cellules, cela prendrait du temps. Cette méthode copie également votre texte exact, de sorte que vous ne bénéficiez pas des avantages des références de cellules relatives dont nous avons parlé ci-dessus.
Vous ne devez utiliser cette méthode que si vous n'avez besoin de copier la formule qu'à quelques endroits et que vous souhaitez que les cellules restent exactement les mêmes à chaque fois.
Un moyen plus simple de copier la formule consiste à copier et coller sur la cellule entière au lieu du texte qu'elle contient. Cliquez sur la cellule contenant la formule que vous souhaitez copier. Ensuite, copiez-le soit en faisant un clic droit sur la cellule, soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + C .
Une fois que vous avez copié la cellule, elle aura une bordure verte en pointillés pour montrer que vous la copiez actuellement. Ensuite, sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez coller la formule. Collez ensuite la formule soit en faisant un clic droit sur la cellule, soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + V .
Cette fois, vous remarquerez que la formule utilise des références de cellules relatives. Au lieu de A2 + B2, une formule sur la ligne en dessous devient A3 + B3. De même, si vous colliez la formule dans la colonne suivante de la ligne en dessous, elle serait mise à jour en B3 + C3.
La méthode ci-dessus peut encore prendre trop de temps si vous devez coller la même formule sur plusieurs lignes ou colonnes. Heureusement, il existe deux façons encore plus rapides de le faire.
Tout d'abord, vous pouvez copier la formule comme vous l'avez fait ci-dessus, mais au lieu de la coller dans une cellule, vous pouvez cliquer et faire glisser pour sélectionner plusieurs cellules et coller la formule dans toutes en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl + V .
La deuxième façon de coller la même formule sur plusieurs lignes consiste à la faire glisser. Dans le coin inférieur droit d'une cellule sélectionnée, vous verrez un carré vert. Cliquez sur ce carré et faites-le glisser sur les cellules dans lesquelles vous souhaitez copier la formule. C'est probablement le moyen le plus rapide de copier une formule Excel dans une colonne ou sur une ligne.
Encore une fois, vous verrez qu'Excel met à jour la formule pour utiliser des références de cellule relatives pour chaque ligne ou colonne qui change.
Un problème que vous pouvez rencontrer lorsque vous collez une formule est qu'elle colle également n'importe quel style dans les cellules sélectionnées. Le style comprend des éléments tels que la taille de la police, le contour de la cellule, les couleurs ou les paramètres en gras. Coller le style n'est pas pratique si vous utilisez des couleurs de ligne alternatives ou si vous avez souligné votre tableau.
Pour résoudre ce problème, Excel a introduit le collage spécial.
Utilisez Collage spécial pour coller uniquement la formule sans aucun des styles ajoutés à la cellule. Pour utiliser Collage spécial, faites un clic droit et sélectionnez Collage spécial depuis le menu contextuel.
Excel est optimisé pour réduire le nombre de tâches répétitives que vous devez effectuer. Ajouter la même formule à plusieurs cellules est rapide et facile à faire dans Excel. Vous pouvez copier et coller le texte d'une formule, comme vous le feriez dans un document Word. Mais si vous souhaitez tirer parti des références de cellules relatives, vous feriez mieux d'utiliser différentes méthodes.
Un bon moyen de copier une formule consiste à sélectionner la cellule entière avec la formule et à la copier. Si vous devez copier une formule dans une colonne ou sur une ligne, vous pouvez également faire glisser la cellule dans la zone où vous souhaitez la copier, ce qui est beaucoup plus rapide.
Les deux méthodes vous permettent de copier rapidement une formule dans plusieurs cellules. La prochaine fois que vous créerez une feuille de calcul, n'oubliez pas de l'essayer et gagnez un temps précieux.
