Les listes déroulantes limitent le nombre d'entrées pour un champ de saisie. Ils aident à prévenir les fautes de frappe et les fautes d'orthographe. Et Microsoft Excel prend en charge des fonctionnalités de liste déroulante étonnamment polyvalentes. Ainsi, si vous souhaitez utiliser Excel pour les formulaires ou la collecte de données, facilitez la sélection des éléments par vos utilisateurs avec des listes déroulantes.
Utilisez une liste déroulante dans une cellule lorsque des options spécifiques sont disponibles pour cette cellule. Par exemple, vous pouvez créer des listes déroulantes contenant des options telles que Homme et Femme , Oui et Non , ou toute autre liste d'options personnalisée.
Nous allons vous montrer comment ajouter des listes déroulantes à vos feuilles de calcul Excel.
Créer une liste déroulante est facile dans Excel, mais le processus n'est pas évident. Voici un résumé des étapes pour créer une liste déroulante personnalisée dans Excel :
Excel n'est pas facile, il est puissant. Cela signifie que vous avez des tonnes d'options, comme vous le verrez bientôt. Examinons maintenant plus en détail les étapes pour créer une liste déroulante Excel.
Une façon d'ajouter une liste d'éléments à une liste déroulante à l'aide de la validation des données consiste à ajouter votre liste à une feuille de calcul et à nommer la plage de cellules contenant la liste . Vous pouvez ajouter la liste à la même feuille de calcul où vous allez ajouter la liste déroulante ou à une autre feuille de calcul. L'utilisation d'une plage de cellules nommée dans une liste déroulante facilite la maintenance.
Nous allons créer une liste déroulante contenant différents types d'aliments sur Sheet2 par exemple. Saisissez chaque élément dans une cellule distincte, soit dans une colonne, soit dans une ligne. Sélectionnez les éléments, entrez un nom pour la plage de cellules sélectionnées dans la zone de nom , et appuyez sur Entrée .
Accédez à la feuille de calcul où vous souhaitez ajouter votre liste déroulante. Cliquez sur les Données puis cliquez sur Validation des données dans les outils de données rubrique.
Assurez-vous que les Paramètres l'onglet est actif sur la Validation des données boîte de dialogue.
Ensuite, sélectionnez Liste à partir de Autoriser la liste déroulante. Nous allons utiliser le nom de la plage de cellules nommée que nous avons définie pour remplir la liste déroulante. Saisissez le texte suivant dans la Source boîte.
=Nourriture Remplacez "Nourriture " avec le nom que vous avez donné à votre plage de cellules. Cliquez sur OK .
Le vide Ignorer case à cocher est cochée par défaut. Cela vous permet de sélectionner la cellule, puis de la désélectionner sans sélectionner d'élément. Si vous souhaitez exiger qu'une option soit sélectionnée dans la liste déroulante, décochez la case Ignorer le blanc boîte.
Si vous souhaitez qu'un message contextuel s'affiche lorsque la cellule contenant la liste déroulante est sélectionnée, cliquez sur Saisir un message languette. Cochez la case Afficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnée case et remplissez le Titre et Saisir un message des boites. Vous pouvez également utiliser l'alerte d'erreur pour ajouter un message qui s'affiche lorsqu'une entrée non valide est entrée dans la liste déroulante (par exemple, si quelqu'un tape dans la cellule plutôt que de sélectionner une option). Cochez la case Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides boîte. Sélectionnez un Style et remplissez le Titre et Message d'erreur boîtes.
Cliquez sur OK .
Lorsque vous sélectionnez une cellule contenant une liste déroulante, la flèche vers le bas permettant de sélectionner une option s'affiche à droite de la cellule. Le bouton fléché vers le bas ne s'affiche que lorsque la cellule est sélectionnée. Nous vous montrerons un moyen d'afficher une flèche vers le bas à côté d'une liste déroulante tout le temps plus loin dans cet article.
Si la liste déroulante contient plus de huit éléments, vous verrez une barre de défilement sur la liste déroulante lorsque vous cliquez sur la flèche.
Maintenant que vous disposez d'une liste déroulante de base, plongeons dans les paramètres avancés d'Excel pour modifier et personnaliser votre liste.
Si vous devez modifier ou supprimer une plage nommée, vous devez utiliser le Gestionnaire de noms . Cliquez sur Formules puis cliquez sur Gestionnaire de noms dans les Noms définis rubrique.
Pour modifier la plage de cellules d'un nom dans le Gestionnaire de noms boîte de dialogue, sélectionnez le Nom dans la liste, puis cliquez sur le bouton de plage de cellules au bas de la boîte de dialogue. Ensuite, sélectionnez la plage de cellules et cliquez à nouveau sur le bouton de plage de cellules sur la version compacte du Gestionnaire de noms boîte de dialogue, de la même manière que nous l'avons décrit dans la section ci-dessus.
Ensuite, cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle plage de cellules pour le Nom sélectionné .
Vous pouvez également modifier un Nom en le sélectionnant dans la liste, en cliquant sur Modifier , en modifiant le nom sur Modifier le nom boîte de dialogue, puis cliquez sur OK . Vous pouvez également modifier la plage de cellules sur Modifier le nom boîte de dialogue.
Pour supprimer un nom, sélectionnez le Nom dans la liste et cliquez sur Supprimer .
Une liste déroulante dépendante est une liste dans laquelle les options changent en fonction de la sélection dans une autre liste déroulante.
Par exemple, lorsque nous sélectionnons Pizza dans la liste déroulante que nous avons créée dans Comment créer une liste déroulante section ci-dessus, une deuxième liste déroulante dépendante contient les différents types de pizza. Si vous sélectionnez Chinois , les options de la deuxième liste déroulante dépendante contiennent différents types de plats chinois.
Avant de continuer, revenez à Comment créer une liste déroulante section et créez le principal Nourriture préférée liste déroulante, si vous ne l'avez pas déjà fait.
Maintenant, nous allons créer trois autres listes et les nommer. Entrez une liste pour chacune des options dans votre liste déroulante principale. Sélectionnez l'une des autres listes, saisissez un nom pour cette liste dans la zone de nom et appuyez sur Entrée . Répétez l'opération pour chaque liste.
Les noms des autres listes doivent correspondre aux options de la liste déroulante principale. Par exemple, l'une de nos trois autres listes contient des types de cookies et s'appelle Cookies , comme indiqué ci-dessous. Les deux autres listes dans la case rouge sur l'image ci-dessous sont nommées Pizza et chinois .
Avant de créer la liste déroulante dépendante, vous devez sélectionner un élément dans la liste déroulante principale. Peu importe l'option que vous sélectionnez. Ensuite, sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter la liste déroulante dépendante.
Cliquez sur les Données puis cliquez sur Validation des données dans les outils de données section. Sélectionnez Liste dans le champ Autoriser liste déroulante.
Saisissez le texte suivant dans la Source boîte. Remplacez "$B$2 " avec la référence à la cellule contenant votre liste déroulante principale. Conservez les signes dollar dans la référence de cellule. Cela indique une référence absolue à la cellule qui ne changera pas même si vous copiez ou déplacez la formule qui fait référence à cette cellule.
=INDIRECT($B$2) La fonction INDIRECT renvoie la référence spécifiée par une chaîne de texte, dans ce cas, le texte de l'option sélectionnée dans la liste déroulante principale de la cellule B2. Par exemple, si vous sélectionnez Chinois dans la liste déroulante principale, =INDIRECT($B$2) renvoie le chinois référence. Par conséquent, la deuxième liste déroulante contient le chinois articles.
Cliquez sur OK .
La liste dans le plat préféré la liste déroulante dans l'exemple ci-dessous change en fonction de ce qui est sélectionné dans l'aliment préféré liste déroulante.
Si vous devez dupliquer une liste déroulante avec validation des données dans d'autres cellules, copiez et collez la cellule à l'aide de Ctrl + C et Ctrl + V . Cela copie la liste déroulante et la mise en forme.
Si vous voulez juste copier la liste déroulante avec la validation des données mais PAS la mise en forme, sélectionnez la cellule et copiez-la normalement en utilisant Ctrl + C . Ensuite, allez à la Accueil onglet et cliquez sur Coller dans le presse-papiers section. Sélectionnez Collage spécial .
Sur le Collage spécial boîte de dialogue, sélectionnez Validation dans le Coller section. Ensuite, cliquez sur OK .
Cela ne copiera que la liste déroulante et non la mise en forme dans la cellule d'origine.
Remarque : Soyez prudent lorsque vous travaillez avec des listes déroulantes dans Excel. Lorsque vous copiez une cellule qui ne contient pas de liste déroulante sur une cellule qui contient une liste déroulante, la liste déroulante est perdue. Excel ne vous alerte pas et ne vous invite pas à confirmer l'action. Cependant, vous pouvez annuler l'action en utilisant Ctrl + Z .
Étant donné que le bouton fléché vers le bas ne s'affiche pas dans une liste déroulante à moins que cette cellule ne soit sélectionnée, il est difficile de savoir quelles cellules contiennent des listes déroulantes. Vous pouvez appliquer une mise en forme différente aux cellules avec des listes déroulantes. Cependant, vous devez d'abord trouver toutes les listes déroulantes, si vous ne les avez pas déjà formatées. Il existe un moyen de sélectionner toutes les cellules contenant des listes déroulantes, ce qui vous permet de voir où elles se trouvent.
Tout d'abord, sélectionnez une cellule contenant une liste déroulante. Allez à la Accueil et cliquez sur Rechercher et sélectionner dans l'édition section. Ensuite, sélectionnez Aller à spécial .
Sur le Aller à spécial boîte de dialogue, sélectionnez Validation des données . Le Tous option ci-dessous Validation des données sélectionne toutes les cellules auxquelles une règle de validation des données est appliquée. Le même sélectionne uniquement les cellules avec des listes déroulantes utilisant le même type de règle de validation des données que celle de la cellule sélectionnée.
Nous accepterons la sélection par défaut de Tous car nos listes déroulantes ont des règles légèrement différentes. L'un utilise une plage nommée pour obtenir sa valeur et l'autre utilise la fonction INDIRECT.
Cliquez sur OK .
Nos deux listes déroulantes sont sélectionnées.
Vous pouvez maintenant formater ces cellules pour les différencier des autres cellules, afin que vous sachiez où se trouvent toutes les listes déroulantes. Si vous préférez ne pas appliquer une mise en forme différente aux listes déroulantes, la section suivante vous montre une autre façon de les rendre toujours visibles.
Le bouton fléché vers le bas d'une liste déroulante disparaît lorsque la cellule n'est pas sélectionnée. Nous allons contourner ce problème en ajoutant un bouton flèche vers le bas permanent à droite des listes déroulantes.
Nous avons pris une capture d'écran du bouton flèche vers le bas sur une liste déroulante dans Excel. Nous allons insérer cette image dans la cellule à droite de la liste déroulante, de sorte que vous voyez un bouton fléché vers le bas même lorsque la liste déroulante n'est pas sélectionnée. Lorsque vous sélectionnez la liste déroulante, le bouton fléché vers le bas de la liste s'affiche sur l'image que nous avons insérée.
Pour commencer, téléchargez le drop-down-arrow.png fichier (faites un clic droit sur ce lien et sélectionnez Enregistrer le lien sous ). Ensuite, sélectionnez la cellule à droite d'une liste déroulante et accédez à Insérer onglet.
Ensuite, cliquez sur Illustrations et sélectionnez Images .
Sur le bouton Insérer une image boîte de dialogue, accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le drop-down-arrow.png fichier et sélectionnez le fichier. Ensuite, cliquez sur Insérer .
L'image est insérée sur le côté gauche de la cellule, semblant être connectée à la liste déroulante dans la cellule de gauche. Maintenant, vous savez où se trouve cette liste déroulante, et vous pouvez sélectionner cette cellule et le vrai bouton fléché vers le bas s'affiche sur le faux.
Si vous décidez de supprimer la liste déroulante d'une cellule, sélectionnez la cellule et ouvrez la Validation des données boîte de dialogue comme décrit précédemment, dans Comment créer une liste déroulante section (allez dans la section Données et cliquez sur Validation des données dans les outils de données section). Cliquez sur Tout effacer disponible quel que soit l'onglet actuellement sélectionné.
Les options sur la validation des données boîte de dialogue sont réinitialisés à leurs valeurs par défaut. Cliquez sur OK .
La liste déroulante est supprimée et la cellule est restaurée à son format par défaut. Si une option était sélectionnée lorsque vous avez supprimé la liste déroulante, la cellule est remplie avec la valeur de cette option.
Si vous ne voulez pas qu'une des valeurs soit conservée lorsque vous supprimez la liste déroulante, vous pouvez copier une cellule vide et la coller sur la cellule contenant la liste déroulante. La liste déroulante est supprimée et la cellule devient une cellule vide.
Utilisez pleinement les listes déroulantes pour la saisie de données dans Excel pour être plus productif et vous faciliter la vie. Il existe de nombreux autres contrôles de formulaire disponibles dans les Contrôles section de la section Développeur onglet que vous pouvez expérimenter dans vos feuilles de calcul.
Comment utilisez-vous les listes déroulantes dans Excel ? Partagez vos pensées et vos idées avec nous dans les commentaires ci-dessous. Aussi, maîtrisez-vous déjà les graphiques Excel ?