De nombreuses applications peuvent créer des listes de contrôle, mais avez-vous vraiment besoin d'une autre application ? Si vous utilisez déjà des feuilles de calcul, ne cherchez pas plus loin. Vous pouvez facilement créer une liste de contrôle dans Microsoft Excel.
Même si vous ne souhaitez pas l'utiliser comme une application de liste de tâches quotidienne, une liste de contrôle est un bon moyen de garder une trace de ce qu'il vous reste à faire dans votre feuille de calcul, directement dans la feuille de calcul elle-même.
Voyons comment créer une liste de contrôle dans Excel en cinq minutes ou moins.
Nous allons vous montrer comment créer une liste de contrôle Excel avec des cases à cocher que vous pouvez cocher au fur et à mesure que vous remplissez les éléments. Il vous indiquera même quand vous avez coché tous les éléments, afin que vous puissiez le savoir en un coup d'œil.
Voici les étapes simples que nous détaillerons ci-dessous :
Pour créer une liste de contrôle, vous devez activer le Développeur onglet sur le ruban. Pour ce faire, faites un clic droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban .
Dans la liste des onglets principaux sur le côté droit des Options Excel boîte de dialogue, cochez la case Développeur puis cliquez sur OK .
Entrez votre liste de tâches, un élément par cellule. Dans notre exemple, nous avons une cellule avec le Total des éléments et un avec le total des articles emballés , ou combien d'éléments sont cochés sur notre liste.
Le Suis-je prêt à partir ? la cellule sera rouge avec NON dedans si tous les éléments ne sont pas cochés.
Une fois que vous avez coché tous les éléments, le Suis-je prêt à partir ? la cellule devient verte et indique OUI .
Cliquez sur le développeur languette. Ensuite, cliquez sur Insérer dans les Contrôles section et cliquez sur la case à cocher (contrôle de formulaire) .
Cliquez dans la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la case à cocher. Vous verrez qu'il y a du texte à droite de la case à cocher. Nous ne voulons que la zone de texte, pas le texte. Lorsque le contrôle de case à cocher est sélectionné, mettez en surbrillance le texte à côté de la case à cocher et supprimez-le.
Le contrôle de case à cocher ne se redimensionne pas automatiquement une fois que vous avez supprimé le texte qu'il contient. Si vous souhaitez la redimensionner, faites un clic droit sur la cellule pour sélectionner la case à cocher puis un clic gauche sur la case à cocher (pour faire disparaître le menu contextuel). Il sera sélectionné avec des cercles aux coins (comme indiqué ci-dessus).
Faites glisser l'un des cercles sur le côté droit vers la case à cocher pour redimensionner le contour à la taille de la case à cocher. Ensuite, vous pouvez déplacer la case à cocher au centre de la cellule avec le curseur à quatre pointes.
Maintenant, nous voulons copier cette case à cocher dans le reste de nos éléments de liste de tâches.
Pour sélectionner la cellule contenant la case à cocher, sélectionnez n'importe quelle cellule qui l'entoure sans case à cocher. Ensuite, utilisez l'une des touches fléchées de votre clavier pour vous déplacer jusqu'à la cellule avec la case à cocher.
Pour copier la case à cocher dans les autres cellules, déplacez votre curseur sur le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée avec la case à cocher jusqu'à ce qu'elle se transforme en signe plus. Assurez-vous que le curseur n'est PAS une main. Cela cochera la case.
Faites glisser le signe plus vers le bas sur les cellules dans lesquelles vous souhaitez copier la case à cocher et relâchez le bouton de la souris. La case à cocher est copiée dans toutes ces cellules.
En fonction de l'utilisation que vous souhaitez faire de votre liste de contrôle, vous pouvez ajouter d'autres éléments de mise en forme pour valider votre liste et résumer son état.
Pour cette étape, nous devons utiliser la colonne à droite des cases à cocher pour stocker le TRUE et FAUX valeurs pour les cases à cocher. Cela nous permet d'utiliser ces valeurs pour tester si toutes les cases sont cochées ou non.
Faites un clic droit sur la première case à cocher (pas la cellule avec la case à cocher) et sélectionnez Contrôle du format .
Sur le Contrôle l'onglet Formater l'objet boîte de dialogue, cliquez sur le bouton de sélection de cellule sur le côté droit du Lien de cellule boîte.
Sélectionnez la cellule à droite de la cellule de la case à cocher. Une référence absolue à la cellule sélectionnée est insérée dans le Lien de cellule box sur la version compacte du Format Control boîte de dialogue.
Cliquez à nouveau sur le bouton de sélection de cellule pour développer la boîte de dialogue. Cliquez sur OK sur la boîte de dialogue pour la fermer.
Répétez la procédure pour chaque case à cocher de votre liste.
Ensuite, entrez le nombre total de cases à cocher dans votre liste dans la cellule à droite du Total des éléments cellule.
Utilisons maintenant une fonction spéciale qui calcule le nombre de cases à cocher cochées.
Saisissez le texte suivant dans la cellule à droite de la cellule intitulée Articles emballés (ou peu importe comment vous l'appelez) et appuyez sur Entrée .
=COUNTIF(C2:C9,TRUE) Cela compte le nombre de cellules dans le C colonne (de la cellule C2 via C9 ) qui ont la valeur TRUE .
Dans votre feuille, vous pouvez remplacer "C2:C9 " avec la lettre de colonne et les numéros de ligne correspondant à la colonne à droite de vos cases à cocher.
Nous n'avons pas besoin de la colonne avec le TRUE et FAUX valeurs affichées, alors masquons-le. Cliquez sur l'en-tête de colonne en lettres pour sélectionner toute la colonne. Ensuite, faites un clic droit sur l'en-tête de la colonne et sélectionnez Masquer .
Les en-têtes de colonne en lettres sautent maintenant C , mais il y a une double ligne indiquant une colonne masquée.
Nous utiliserons le SI fonction pour Suis-je prêt à partir ? (ou peu importe comment vous l'appelez) pour voir si toutes les cases sont cochées. Sélectionnez la cellule à droite de Suis-je prêt à partir ? et entrez le texte suivant.
=IF(B11=B12,"YES","NO") Cela signifie que si le nombre dans la cellule B10 est égal au nombre calculé à partir des cases cochées dans B11 , OUI seront automatiquement saisis dans la cellule. Sinon, NON sera saisi.
Vous pouvez également attribuer un code couleur à la cellule selon que les valeurs des cellules B10 et B11 sont égaux ou non. C'est ce qu'on appelle le formatage conditionnel .
Voyons comment rendre la cellule rouge si toutes les cases ne sont pas cochées et verte si elles le sont. Consultez notre article sur le formatage conditionnel pour savoir comment créer des règles.
Sélectionnez la cellule à côté de "Suis-je prêt à partir ?". C'est B14 dans cet exemple de feuille de calcul.
Créez une règle pour cette cellule avec le Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle boîte de dialogue à l'aide de la Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater type de règle.
Saisissez le texte suivant dans les Valeurs de format où cette formule est vraie boîte.
Remplacer B11 et B12 avec les références de cellule pour votre Total Items et articles emballés (ou quel que soit le nom que vous avez donné à ces cellules) valeurs, si ce ne sont pas les mêmes cellules. (Consultez notre guide sur la zone de nom Excel si vous avez besoin de plus d'informations à ce sujet.)
=$B11<>$B12 Ensuite, cliquez sur Formater et sélectionnez un Remplissage rouge couleur et cliquez sur OK .
Créez une autre nouvelle règle du même type, mais saisissez le texte suivant dans les Valeurs de format où cette formule est vraie boîte. Encore une fois, remplacez les références de cellule pour qu'elles correspondent à votre propre liste de contrôle.
=$B11=$B12 Ensuite, cliquez sur Formater et sélectionnez un Remplissage vert couleur et cliquez sur OK .
Dans le Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle boîte de dialogue, entrez une référence absolue pour la cellule que vous souhaitez colorer en vert ou en rouge dans le champ S'applique à boîte.
Entrez la même référence de cellule pour les deux règles. Dans notre exemple, nous avons saisi =$B$13 .
Cliquez sur OK .
Le Suis-je prêt à partir ? cellule dans le B la colonne passe maintenant au vert et indique OUI lorsque toutes les cases sont cochées. Si vous décochez un élément, il deviendra rouge et indiquera NON .
Vous pouvez créer une liste de contrôle dans Excel assez facilement. Mais c'est juste un type de liste. Vous pouvez également créer des listes déroulantes dans Excel avec vos éléments personnalisés.
Maintenant, avez-vous également des informations que vous utilisez souvent, comme les noms de département et les noms de personnes ? Essayez cette méthode pour créer des listes personnalisées dans Excel pour les données récurrentes dont vous avez toujours besoin.