Microsoft OneNote n'est pas simplement une application de prise de notes ordinaire. Il peut être utilisé pour conserver des listes, incorporer des fichiers et créer des documents pour le travail, l'école et la maison. Mais la clé est l'organisation et avec ces fonctionnalités exceptionnelles, vous pouvez disposer d'un système bien structuré pour rester au courant.
Si vous n'êtes pas un utilisateur actuel ou fréquent de OneNote, il est important que vous vous familiarisiez avec sa structure. OneNote est composé de trois niveaux hiérarchiques principaux :blocs-notes, sections et pages. Vous pouvez le considérer comme un cahier à spirale physique, multi-sujets.
Cahiers sont les principaux fichiers pour OneNote qui contiennent tous les éléments. Vous pouvez créer des blocs-notes distincts pour des éléments tels que Travail, École ou Maison.
Sections sont les séparateurs dans les blocs-notes et les niveaux suivants dans la hiérarchie. Vous pouvez les étiqueter comme dans un cahier de collège comme Chimie, Psychologie et Mathématiques pour chacun de vos cours.
Pages se trouvent dans les sections comme les notes, les listes et les planificateurs. En utilisant à nouveau l'université comme exemple, votre section de psychologie peut inclure des pages pour les notes de cours, les questions d'étude et les devoirs.
Maintenant que vous avez une brève explication de la structure de OneNote, il est temps de passer à ses merveilleuses fonctionnalités d'organisation.
Pour aller plus loin avec les sections, vous pouvez utiliser ce qu'on appelle les groupes de sections. Cela signifie essentiellement que dans un bloc-notes contenant de nombreuses sections, vous pouvez regrouper des sections. Voici quelques exemples d'utilisation de groupes de sections.
Nous utiliserons d'abord notre exemple de bloc-notes College. Vous avez des sections étiquetées pour chaque classe. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez regrouper ces cours par semestre ou par trimestre ? À l'aide des groupes de sections, vous pouvez créer un groupe appelé Semestre 1, puis déplacer ces sections de classe dans le groupe.
Ensuite, lorsque votre prochain trimestre arrive, créez un autre groupe de sections appelé Semestre 2 et ajoutez les classes en tant que sections à l'intérieur.
Pour le travail, vous pouvez avoir un cahier appelé Projets de travail. Vous pouvez créer des groupes de sections pour les projets informatiques, les projets de service client et les projets de gestion client. Ensuite, à l'intérieur des projets informatiques, il y a des sections pour la refonte du site Web, le nouveau système et les conversions de clients.
La fonction Groupes de sections est un moyen utile d'organiser votre bloc-notes et vos sections. Et cela peut vous éviter d'avoir à créer des blocs-notes distincts pour les sujets qui vont ensemble.
Vous pouvez créer un groupe de sections très facilement. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet barre et sélectionnez Nouveau groupe de sections et donnez-lui un nom. Si vous avez déjà créé des sections, vous pouvez simplement les faire glisser vers le nouveau groupe de sections. Sinon, cliquez sur le groupe et ajoutez-y des sections.
Lorsque vous vous trouvez dans un groupe de sections et que vous souhaitez remonter d'un niveau, cliquez simplement sur la flèche verte.
Vous pouvez déjà utiliser des balises dans d'autres applications telles qu'un autre outil de prise de notes ou un gestionnaire de signets. Ces petites étiquettes pratiques peuvent faciliter l'organisation et la recherche. Et OneNote offre une grande variété de balises intégrées en plus des balises personnalisées que vous pouvez créer.
Sur la Accueil , vous verrez la section intitulée Tags dans votre ruban. Lorsque vous cliquez sur la flèche dans la zone Balises, vous pouvez afficher une liste complète des options intégrées. De la simple hiérarchisation aux suivis en passant par les idées, les livres et les films, vous pouvez choisir parmi une belle sélection.
Pour utiliser une balise, accédez à la page où vous souhaitez l'appliquer, puis cliquez dessus dans la liste Balises. En plus d'une icône correspondante pour une visualisation facile en un coup d'œil, vous pouvez insérer du texte dans la balise. Ainsi pour la balise Site Web à visiter , vous pouvez entrer www.makeuseof.com ou pour Film à voir , vous pouvez saisir Autant en emporte le vent .
Pour l'école, vous pouvez utiliser des balises pour hiérarchiser les devoirs. Vous pouvez ensuite rechercher toutes les balises avec une priorité élevée pour voir ce qui est dû en premier. Pour le travail, vous pouvez utiliser des balises pour les réunions que vous devez planifier. Vous pouvez ensuite les voir rapidement tous en même temps et commencer à planifier.
Une fois les balises configurées, vous pouvez les rechercher en cliquant sur Rechercher des balises dans les Tags section de votre ruban. Cela ouvrira un résumé des balises avec toutes vos balises, plus une option de regroupement pour un tri simple. Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle balise pour accéder directement à la page.
Vous pouvez ajouter plusieurs balises à une page et également imbriquer des balises. Ainsi, si vous utilisez OneNote pour une liste de contrôle d'éléments à faire, vous pouvez utiliser des balises distinctes pour le Projet A , Projet B , et Planifier une réunion . Mais vous pouvez également utiliser le Projet A , Planifier une réunion , et discutez avec la direction tout en un. Cela vous permet de rechercher les balises en tant que groupe et séparément également.
Pour ajouter ces balises imbriquées, placez votre curseur à l'intérieur de la balise d'origine et sélectionnez simplement la balise supplémentaire dans la liste. Vous verrez alors l'icône de cette balise apparaître à côté des autres.
Pour modifier les balises actuelles ou en créer une nouvelle, sélectionnez simplement Personnaliser les balises en bas de la liste des balises ou du résumé des balises .
Comme avec les autres applications Microsoft telles que Word et Excel, OneNote vous permet d'ajouter des liens externes et internes. Par exemple, si vous compilez une liste de sites de référence pour un article, vous pouvez faire apparaître les URL directement dans votre liste. Vous pouvez également lier le texte de l'une de vos pages OneNote à un fichier spécifique sur votre ordinateur.
Mais une autre fonctionnalité organisationnelle très pratique consiste à lier des blocs-notes, des sections et des pages les uns aux autres dans OneNote. Vous ne réalisez peut-être pas à quel point cela peut être pratique et à quel point c'est facile à faire.
Revenons à l'exemple du bloc-notes College, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour référencer du matériel. Vous souhaitez peut-être lier des notes d'une section de projet précédente à une nouvelle pour la même classe. Ou peut-être souhaitez-vous associer une page de devoirs à votre liste de tâches.
Pour le travail, vous pouvez associer une réunion planifiée tag à une page d'ordre du jour de réunion. Ou vous pouvez lier des notes de réunion à une nouvelle page que vous prévoyez de créer pour un aperçu du projet.
Pour lier des blocs-notes, des sections et des pages, commencez par sélectionner le texte sur la page que vous souhaitez connecter. Cliquez ensuite sur Lien du ruban sur l'insert ou faites un clic droit sur le texte sélectionné et choisissez Lien dans le menu contextuel.
La boîte de dialogue Lien apparaîtra et vous pourrez ensuite choisir le bloc-notes, en développer un dans la section ou aller plus loin pour sélectionner une page. Vous pouvez également créer une nouvelle page, créer un lien vers un site Web ou vous connecter à un fichier sur votre ordinateur à partir de cette zone.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK et vous êtes prêt. Vous pouvez également suivre ces mêmes étapes pour modifier un lien si nécessaire.
Avec les groupes de sections, les balises et les liens, vous pouvez démarrer du bon pied avec OneNote. De plus, voici encore plus de fonctionnalités qui peuvent vous aider à rester bien organisé.
Lorsque vous combinez ces fonctionnalités, vous prenez des notes simples et les transformez en un système structuré et organisé. Si vous n'êtes pas un fan de OneNote, il existe de nombreuses applications Mac robustes que vous pouvez utiliser pour rester organisé.
Utilisez-vous une ou toutes ces méthodes pour organiser OneNote ? Quelles fonctionnalités trouvez-vous les plus utiles pour tout garder ensemble ? Faites-nous part de vos réflexions dans les commentaires !
