Une signature à la fin de votre message Outlook ou Gmail peut peaufiner vos e-mails. Les signatures électroniques sont un outil de réseautage et de promotion. Même une simple signature qui inclut votre nom, vos coordonnées et, éventuellement, votre site Web et votre adresse professionnelle en disent long.
Si vous utilisez Outlook pour vos e-mails, la création d'une signature est très simple. Cela ne prend pas beaucoup de temps, offre de la flexibilité et peut vous fournir plusieurs signatures pour les communications professionnelles et personnelles.
Si vous ne savez pas comment créer une signature dans Outlook, vous devez d'abord accéder à l'écran de configuration. Vous pouvez ouvrir cette zone de deux manières différentes dans l'application de bureau Outlook.
Ces deux méthodes vous amèneront aux Signatures et Papeterie écran. C'est ici que vous allez créer votre signature et configurer ses paramètres.
Pour commencer, votre première création de signature, assurez-vous que vous êtes sur la Signature E-mail onglet dans la fenêtre de configuration. Ensuite, suivez ces étapes.
Vient maintenant la partie amusante, la création d'une signature d'e-mail remarquable dans l'éditeur de texte. Bien sûr, vous pouvez faire simple en insérant simplement votre nom et vos coordonnées. Mais vous pouvez utiliser les outils disponibles pour modifier le style et la taille de la police, formater le texte, changer sa couleur et l'aligner à gauche, à droite ou au centre.
Si vous souhaitez effectuer ces ajustements, vous pouvez utiliser les outils avant de taper votre signature ou après. Cependant, il est plus simple de commencer par taper votre signature dans la Signature d'e-mail zone de texte d'abord et apporter les modifications par la suite.
Égayez le texte
Pour modifier le texte de la signature après l'avoir tapé, sélectionnez simplement le texte et modifiez le style de police, la taille, la mise en forme ou la couleur. Par exemple, vous aimeriez peut-être que votre nom apparaisse plus grand et dans une police élégante. Ou peut-être souhaitez-vous que le nom et le numéro de téléphone de votre entreprise s'affichent aux couleurs de votre entreprise.
Ajouter un lien
Une fonctionnalité intéressante de la création de votre signature dans le bureau Outlook est que si vous souhaitez ajouter un lien vers un site Web, l'application le fait automatiquement pour vous. Par exemple, si vous commencez à taper "www." puis le reste de l'URL, lorsque vous appuyez sur Entrée clé, le texte est lié au site pour vous.
Vous pouvez également lier le texte vous-même et utiliser une autre langue avec le lien hypertexte bouton. Cela vous permet de composer n'importe quel texte que vous aimez et de le lier. Par exemple, vous pouvez souhaiter que le nom de votre entreprise apparaisse tel quel, mais le lier au site Web de l'entreprise.
Pour ce faire, suivez ces étapes :
Vous remarquerez que vous pouvez également créer un lien vers un e-mail dans cette même boîte, ce qui est un autre moyen pratique de formater votre adresse e-mail. Vous pouvez même inclure une ligne d'objet afin que vous sachiez que le message provient d'un utilisateur qui a cliqué sur votre adresse dans l'e-mail. Notez simplement que l'utilisateur peut probablement ajuster cette ligne d'objet avec sa propre application.
Insérer une image
Une autre excellente façon de faire ressortir votre signature consiste à insérer une image. L'utilisation la plus courante pour cela est le logo de votre entreprise. Et de nombreuses entreprises exigent que leur logo figure dans votre signature. Quoi qu'il en soit, l'ajouter est aussi simple que d'ajouter un lien.
Déplacez votre curseur à l'endroit de votre signature où vous voulez l'image et cliquez sur Image bouton. Recherchez votre fichier dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez-le et appuyez sur Insérer . Ça y est, Outlook insère votre image dans votre signature.
Si vous vous rendez compte après avoir inséré l'image qu'elle pourrait utiliser un formatage, vous pouvez également le faire. Double-cliquez simplement sur l'image pour ouvrir la fenêtre de formatage. Ensuite, vous pouvez ajuster la taille ou les couleurs et les lignes, ainsi que saisir un texte alternatif et recadrer l'image.
Un autre excellent moyen de formater une image dans votre signature consiste à la lier. De cette façon, votre destinataire peut simplement cliquer sur le logo et se diriger directement vers le site Web de votre entreprise. Pour ce faire, ajoutez l'image et insérez le lien avec les étapes ci-dessus.
Inclure une carte de visite
Bien que cela ne soit peut-être pas aussi courant que les autres outils de formatage, l'option d'ajouter une carte de visite est disponible. Placez simplement votre curseur là où vous le souhaitez, cliquez sur Carte de visite bouton, sélectionnez l'emplacement dans le Rechercher dans la liste déroulante, puis cliquez sur OK .
Si vous avez enregistré une carte de visite qui inclut votre nom, la fonction et le nom de l'entreprise, c'est un moyen pratique d'ajouter ces détails rapidement.
Il ne vous reste plus qu'à décider quand l'utiliser. Vous avez déjà choisi l'adresse e-mail à laquelle le joindre, mais il y a plus. Vous pouvez utiliser la signature pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts, ou les deux. Et, vous pouvez en créer des différents pour chacun.
Par exemple, si vous avez une signature qui inclut beaucoup de détails avec votre nom, vous ne voudrez peut-être pas tout inclure lorsque vous répondez ou transférez simplement un e-mail à quelqu'un. À ce moment-là, vous voudrez peut-être simplement un simple "merci" avec votre prénom à la place.
Ainsi, vous conserveriez le nom de votre nouvelle signature électronique dans les Nouveaux messages zone puis créez une autre nouvelle signature et sélectionnez son nom dans la zone Réponses/transferts boîte. Outlook les insère par défaut dans vos e-mails, mais vous pouvez les modifier avant de les envoyer.
Maintenant que vos signatures par défaut sont définies, vous n'avez plus à vous soucier de les insérer lorsque vous composez, répondez ou transférez un message. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez utiliser une signature différente dans cet e-mail ?
Dans la nouvelle fenêtre de message, cliquez sur Insérer languette. Ensuite, sélectionnez les Signatures liste déroulante et choisissez la signature que vous souhaitez utiliser. Vous verrez alors votre choix apparaître directement dans votre e-mail en remplacement de la valeur par défaut.
Vous avez peut-être déjà configuré toutes vos signatures, mais réalisez que vous devez apporter une modification. Comment modifier une signature existante ? C'est aussi simple que d'en créer un.
Encore une fois, accédez à la fenêtre de configuration de la signature en cliquant sur Fichier> Options> E-mail . Ou sur l'écran de composition de l'e-mail, sélectionnez Insérer onglet, l'onglet Signatures liste déroulante et sélectionnez Signatures .
Ensuite, choisissez le nom de la signature dans le Sélectionner la signature à modifier boîte. Apportez vos modifications dans l'éditeur, puis cliquez sur Enregistrer .
Vous pouvez également renommer votre signature à partir de cette zone si nécessaire. Cliquez sur Renommer , donnez-lui un nouveau nom et cliquez sur Enregistrer .
Vous vous trouvez peut-être dans une situation où votre entreprise a des règles strictes en matière de signatures et de formatage des e-mails. Ou vous préférez simplement garder vos signatures simples pour des raisons professionnelles. Mais les signatures d'e-mails ne sont pas réservées aux entreprises et avec les outils proposés par Outlook, vous pouvez rendre vos e-mails personnels amusants et créatifs.
Voici quelques suggestions.
Ajoutez un peu de joie de Noël aux e-mails que vous envoyez à vos amis et à votre famille. Vous pouvez insérer une jolie image de vacances, ajouter une clôture joyeuse et embellir votre signature avec des couleurs festives.
Incluez la motivation, l'inspiration ou le bon vieil humour avec une citation. Vous pouvez donner à n'importe quel mot un aspect fantaisiste ou amusant avec les outils de mise en forme d'Outlook.
Montrez votre esprit d'équipe pour la saison de football, de basket-ball ou de baseball. Vous pouvez insérer une photo de votre équipe préférée, la lier à son site officiel et utiliser les couleurs de l'équipe pour un effet cool.
Et pour plus d'options, jetez un œil à ces générateurs de signatures d'e-mails pour faire ressortir vos e-mails.
Si vous accédez occasionnellement à votre compte Outlook sur le Web, vous pouvez également y ajouter une signature par défaut. Oui, Outlook sur le Web n'est pas tout à fait la même chose qu'Outlook sur les ordinateurs de bureau, mais c'est une chose qu'ils partagent tous les deux. En savoir plus sur les différences entre Outlook, Hotmail et les services de messagerie de Microsoft.
Bien que vous ne puissiez actuellement créer et utiliser qu'une seule signature sur le site Outlook, vous pouvez toujours la formater, ajouter des images et des liens et la configurer en fonction du type de message.
Pour les e-mails professionnels, les signatures peuvent être à la fois simples, attrayantes et utiles. Ils permettent à vos destinataires de voir facilement vos coordonnées et de visiter le site Web de votre entreprise. Pour les e-mails personnels, les signatures peuvent être uniques, amusantes et divertissantes. Ils peuvent montrer de la personnalité et de l'esprit.
Donc, prendre le temps de créer votre signature d'e-mail Outlook en vaut toujours la peine.
Si vous avez besoin d'un peu plus d'aide pour la signature de votre entreprise, consultez nos conseils pour créer la signature d'e-mail professionnelle parfaite.
