Lorsqu'il est temps de collaborer avec votre équipe, de nombreuses applications complètes peuvent vous aider. Cependant, de nos jours, beaucoup d'entre nous vivent encore dans nos boîtes de réception. Ainsi, lorsque vous souhaitez collaborer sur des e-mails reçus, ceux que vous composez, ou même tenir une conversation rapide, tout cela peut être fait directement depuis votre compte Gmail.
Heureusement, il existe d'excellents outils et conseils qui peuvent vous aider. Jetons un coup d'œil à certains des meilleurs pour votre boîte de réception collaborative Gmail.
Avec l'extension Hiver Gmail, vous pouvez gérer votre entreprise directement depuis votre compte Gmail en utilisant des libellés, en attribuant des tâches, en déléguant des messages et en suivant l'état de tout cela.
En utilisant les étiquettes partagées, vous et votre équipe pouvez être rapidement informés des nouvelles tâches. Les contacts partagés facilitent la messagerie, les rappels par e-mail et l'aide à la répétition avec les suivis, les notes permettent les conversations et les modèles réutilisables peuvent donner à votre entreprise un aspect uniforme.
De plus, Hiver fournit une fonction de détection de collision afin que si une autre personne de votre organisation répond à un message partagé, vous le sachiez immédiatement.
Hiver propose un essai gratuit afin que vous puissiez découvrir les fonctionnalités. Le prix du plan varie pour Hiver par mois après l'essai, en fonction du nombre d'utilisateurs, d'e-mails, de modèles et d'autres éléments.
Missive est un merveilleux outil de collaboration basé sur le Web, car il intègre des discussions filetées directement dans votre boîte de réception. L'application propose également des options pour mettre en attente ou archiver les discussions, la possibilité de composer des e-mails avec des coéquipiers et vous offre une application de messagerie robuste.
Une fois que vous vous êtes inscrit pour un compte gratuit avec Missive, vous pouvez créer un groupe simplement en entrant le nom de votre entreprise. Invitez des personnes à vous rejoindre, connectez un compte Gmail actuel pour importer vos e-mails, puis vous êtes sur la bonne voie.
Collaborer est extrêmement simple. Vous pouvez mentionner un autre membre de l'équipe pour attirer son attention sur un message particulier. Ensuite, vous pouvez avoir une conversation concernant l'e-mail avec une interface de type texte familier. Vous pouvez également discuter avec les membres de votre équipe en privé si nécessaire, modifier des messages et joindre des fichiers et des photos.
Pour une application de messagerie complète avec d'excellentes fonctionnalités, une collaboration facile et une interface simple, Missive est un excellent choix. Vous pouvez également consulter les forfaits payants de Missive pour des membres d'équipe et des fonctionnalités supplémentaires.
Todoist est facilement l'une des applications de gestion de tâches les plus populaires et avec la collaboration Gmail, elle est encore plus puissante. Vous pouvez rapidement convertir des messages en tâches, collaborer sur des projets partagés et consulter des listes de tâches à partir de votre boîte de réception.
L'application fournit des notifications pratiques, un système d'étiquettes adapté au flux de travail, des commentaires avec possibilité de pièce jointe, une fonction d'exportation pour iCalendar, une synchronisation des appareils en temps réel et des niveaux de priorité à code couleur. Toutes ces fonctionnalités pratiques facilitent la collaboration directement depuis votre boîte de réception Gmail.
Une caractéristique remarquable de Todoist est son accessibilité. Vous pouvez l'utiliser sur le Web, sur vos appareils mobiles et en tant qu'extension de navigateur. L'application est disponible gratuitement avec les options de plan de version premium et entreprise pour Todoist sur la base d'un abonnement annuel.
Si vous et votre équipe êtes des utilisateurs de Google Chrome, une application et une extension Chrome appelées Keeping sont à vérifier pour la collaboration Gmail. Cette application est destinée aux entreprises qui fournissent une assistance par e-mail et contient un système de ticket interne.
Keeping fournit une boîte e-mail d'assistance générale avec des étiquettes triables ouvertes et non attribuées, qui vous sont attribuées et fermées, juste en haut de votre compte Gmail. Vous pouvez modifier l'état d'un message d'ouvert à fermé, attribuer des e-mails aux utilisateurs que vous avez configurés et utiliser des filtres pour voir combien chaque utilisateur a été attribué.
L'application permet des notes internes par message que toute votre équipe peut voir, ce qui est non seulement pratique mais nécessaire pour la collaboration avec l'assistance par e-mail.
Keeping propose un essai gratuit afin que vous puissiez l'essayer. Après cela, il existe des plans Keeping disponibles avec des prix dépendant du nombre d'utilisateurs et de boîtes aux lettres partagées dont vous avez besoin. Comme mentionné, Keeping n'est disponible que pour Google Chrome.
La configuration d'un groupe Google peut vous aider, vous et votre équipe, à discuter d'idées, de sujets et d'e-mails à partir d'une boîte de réception collaborative.
Vous créez simplement un nouveau groupe, ajustez les paramètres d'autorisation de base et invitez votre équipe. Vous pouvez attribuer et résoudre des sujets, gérer des balises utiles et utiliser des filtres pour rester à jour. Il est facile de publier des messages et des réponses, de marquer les conversations comme terminées en un clic, et de visualiser l'activité et d'obtenir un lien vers le flux est également très simple.
Si vous aimez que les choses ne soient pas compliquées avec votre entreprise ou si vous n'avez qu'un petit nombre de membres dans votre équipe, Google Groupes est un outil collaboratif à considérer.
Trello propose ses propres moyens d'utiliser son outil pratique de gestion de projet pour la collaboration. Mais si vous êtes un utilisateur de Google Chrome, il existe une extension utile appelée Gmail-to-Trello qui vous permet d'ajouter des cartes aux tableaux. Une fois que vous l'avez installé et ouvert un e-mail dans Gmail, vous verrez une Ajouter une carte bouton en haut. Sélectionnez le bouton, puis ajoutez les détails dans la fenêtre contextuelle. Cliquez sur le vert +Trello bouton et vous êtes prêt.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de Trello avec Gmail, consultez notre guide utile.
Avec Dropbox, les utilisateurs de Google Chrome ont accès à une extension appelée Dropbox pour Gmail. Cet outil Dropbox utile affichera le bouton Dropbox en bas de la fenêtre de rédaction d'e-mails. Cliquez simplement sur ce bouton, parcourez ou recherchez un fichier ou une photo dans la fenêtre contextuelle, puis sélectionnez Choisir . Cela enverra un lien vers cet élément à votre destinataire sans que vous ayez à naviguer depuis votre boîte de réception.
Pour tout navigateur que vous utilisez pour accéder à Gmail, Google Drive est une option automatique. Comme avec l'extension Dropbox pour Google Chrome, vous devriez voir un bouton pour Google Drive en bas de la fenêtre de composition d'e-mail. L'utilisation de Google Drive vous permet d'envoyer un lien vers l'élément ou de le joindre directement au message, ce qui vous donne la flexibilité depuis votre boîte de réception.
Collaborer avec votre équipe à l'aide de Gmail ne vous oblige pas toujours à utiliser des applications ou des extensions tierces. Bien que tous ces outils soient des options utiles et merveilleuses, si vous avez une très petite équipe, il existe quelques trucs et astuces simples que vous pouvez utiliser et qui existent déjà dans Gmail.
Attribuer des étiquettes aux éléments . Gmail propose des étiquettes utiles pour organiser votre boîte de réception et vos dossiers, mais ces outils pratiques peuvent également être utilisés pour attribuer des tâches et attirer l'attention sur des messages particuliers.
Par exemple, vous pouvez configurer des étiquettes à code couleur pour chaque membre de l'équipe. De cette façon, vous et votre équipe pouvez repérer en un coup d'œil les e-mails qui nécessitent votre attention.
Profitez des filtres . Gmail fournit des filtres puissants, très utiles et flexibles. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que tous les e-mails de Sue aient une étiquette spécifique appliquée et transmise à Phil. Comme autre exemple, vous pouvez faire en sorte que tous les e-mails contenant le mot Projet dans la ligne d'objet reçoivent une étoile et soient marqués comme importants.
Utiliser la fonctionnalité de chat . Gmail intègre Google Hangouts, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de télécharger une autre application de messagerie si toute votre équipe utilise Gmail.
Vous pouvez discuter par SMS ou lancer facilement un appel vidéo ou téléphonique avec un individu ou un groupe. Particulièrement utile pour les équipes distantes, cette fonctionnalité vous permet de collaborer tout au long de la journée sans quitter Gmail.
N'oubliez pas de consulter ces méthodes créatives supplémentaires pour tirer le meilleur parti de Google Hangouts.
Conseils supplémentaires :
La collaboration est la clé de la réussite de nombreuses entreprises. Ainsi, l'utilisation d'applications simples telles que Gmail avec des outils de collaboration par e-mail comme ceux-ci peut aider votre entreprise à long terme.
Pour en savoir plus, consultez notre guide d'utilisation avancé de Gmail.
