Microsoft Excel est un outil robuste et complet pour les classeurs et les feuilles de calcul. Que vous l'utilisiez au travail ou à la maison, l'utilisation de fonctionnalités qui vous font gagner du temps signifie que vous pouvez passer plus rapidement à votre prochaine corvée.
Voici plusieurs façons pratiques de parcourir rapidement vos classeurs, feuilles de calcul et tâches connexes.
L'utilisation d'un modèle est l'un des meilleurs moyens de gagner du temps pour la plupart des tâches. Vous pouvez les utiliser dans Microsoft Word pour les ordres du jour des réunions, les bulletins d'information ou les rapports. Dans Excel, les modèles sont tout aussi utiles. Pour les échéanciers de projet, les calendriers, les factures, les budgets, etc., l'utilisation de ces outils préformatés pratiques peut certainement vous faire gagner du temps.
Obtenir les modèles dont vous avez besoin est aussi simple que de les utiliser. Le site Web de Microsoft propose une variété de modèles Excel pour les calendriers, les planificateurs, les suivis de dépenses et les feuilles de temps. Vertex42 propose une belle sélection d'horaires, de budgets, de listes de tâches et de bilans. Une autre excellente ressource est la feuille de calcul 123 pour les factures, l'inventaire, les feuilles de présence et les formulaires de présence.
Si vous avez une longue feuille de calcul contenant des tonnes de données, vous devrez peut-être faire défiler trop bas ou même à travers pour tout voir. Cela signifie que vous perdrez de vue vos en-têtes et que vous vous retrouverez constamment à revenir en arrière pour les voir. Cependant, si vous figez les lignes et les colonnes, ces en-têtes resteront lorsque vous vous déplacerez dans votre feuille de calcul.
Désormais, lorsque vous faites défiler vers le haut, le bas, la droite ou la gauche, vous remarquerez que vos en-têtes resteront visibles. Pour dégeler ces lignes et colonnes, sélectionnez simplement Figer les volets à nouveau et cliquez sur Dégeler les volets .
Notez que dans les anciennes versions d'Excel, le processus est un peu différent. Sélectionnez la cellule commune à la ligne et à la colonne que vous souhaitez figer, puis cliquez sur Figer les volets .
La poignée de remplissage dans Excel peut vous faire gagner un temps considérable lorsque vous devez remplir plusieurs cellules et cette fonctionnalité peut être utilisée de différentes manières. Tout d'abord, vous pouvez créer rapidement une liste de nombres qui comptent en entrant 1 dans la première cellule et 2 dans la cellule en dessous. Ensuite, sélectionnez les deux cellules et lorsque la poignée de remplissage apparaît, faites simplement glisser pour remplir les cellules selon vos besoins.
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité pour les dates, vous pouvez facilement remplir une colonne ou une ligne par incréments d'un jour. Par exemple, vous pouvez entrer 12/25/16 dans la cellule, sélectionner cette cellule et lorsque la poignée de remplissage apparaît, faites simplement glisser pour ajouter des dates ultérieures. Cette manœuvre fonctionne également avec les jours de la semaine et les mois de l'année, ainsi que vers le bas dans une colonne et dans une ligne.
Une autre utilisation pratique de la poignée de remplissage est si vous devez remplir une colonne entière avec la même valeur pour votre feuille de calcul. Si vous saisissez un mot ou une lettre, par exemple, sélectionnez la cellule et double-cliquez sur la poignée de recopie. Cela entrera cette valeur dans les cellules restantes de la colonne aussi loin que votre feuille de calcul contient des données.
Si vous avez une feuille de calcul utilisant des en-têtes dans des colonnes ou des lignes (ou les deux) et que vous décidez qu'ils fonctionneraient mieux dans le sens inverse, il existe un processus simple pour effectuer le changement. Cela vous évite d'avoir à retaper ces titres. Voici les étapes pour déplacer les cellules des en-têtes de ligne vers les en-têtes de colonne.
Bien que vous puissiez utiliser un complément qui fait apparaître une calculatrice dans la barre latérale de votre feuille de calcul, vous pouvez également tirer parti de la fonction de calculatrice intégrée. Ceci est pratique lorsque vous souhaitez effectuer des calculs rapides qui ne sont pas formulés dans votre feuille de calcul. Et vous pouvez ajouter la calculatrice à votre ruban ou à votre barre d'outils d'accès rapide.
Pour ajouter la calculatrice à l'un ou l'autre emplacement, commencez par sélectionner Fichier> Options . Ensuite, choisissez soit Personnaliser le ruban ou Barre d'outils d'accès rapide , selon l'endroit où vous le souhaitez. Dans l'onglet Choisir les commandes de liste déroulante, sélectionnez Toutes les commandes . Faites défiler vers le bas, cliquez sur Calculatrice , puis cliquez sur Ajouter bouton pour l'insérer dans la barre d'outils. Notez que si vous choisissez de l'ajouter à votre ruban, vous devrez créer un groupe personnalisé et l'y ajouter.
Si votre classeur contient plusieurs feuilles de calcul avec des références croisées entre elles, la création d'un lien direct permet un accès rapide. Ceci est particulièrement utile si vous partagez un classeur afin que d'autres puissent accéder rapidement à ces données. Suivez ces étapes simples pour créer le lien :
Si vous êtes un utilisateur passionné d'Excel, les raccourcis clavier peuvent certainement vous faire gagner du temps. Bien qu'il y ait presque trop de raccourcis clavier à énumérer, en voici plusieurs qui peuvent accélérer vos tâches.
Certains pourraient penser que travailler avec des formules dans Excel prend trop de temps. Mais même pour des équations simples, ces fonctions intégrées peuvent certainement faire avancer votre travail de feuille de calcul plus rapidement.
À moins que vous ne l'ayez déplacé ou supprimé de votre ruban, la Somme automatique le bouton doit être sur votre Accueil languette. Cette fonctionnalité pratique vous donne les formules les plus courantes en un clic. Vous pouvez additionner, compter ou faire la moyenne d'un groupe de nombres ou obtenir le minimum ou le maximum d'entre eux. Cliquez simplement sur la flèche sur AutoSum bouton pour choisir votre formule.
En plus de la fonction Somme automatique, vos Formules L'onglet contient encore plus d'options. Chaque formule est regroupée dans une catégorie pour faciliter la recherche. Vous pouvez sélectionner des fonctions financières, logiques, mathématiques, statistiques ou d'ingénierie.
Mais pour les formules les plus utilisées, la fonction Somme automatique est rapide et pratique.
La mise en forme conditionnelle est une autre de ces fonctionnalités Excel que beaucoup pourraient trouver intimidantes. Cependant, pour les données que vous souhaitez voir apparaître sur la page, c'est un excellent outil.
Par exemple, supposons que vous disposiez d'une feuille de calcul contenant les données d'une enquête et que, d'un coup d'œil, vous souhaitiez voir combien de Oui réponses que vous avez par opposition à Non réponses. Ces étapes vous montrent comment appliquer une mise en forme simple.
Vous verrez alors tous les Oui et Non les réponses sont formatées comme vous l'avez choisi, ce qui les rend faciles à repérer.
Si vous envisagez de continuer à ajouter des données, vous pouvez également appliquer cette mise en forme conditionnelle à l'intégralité de la colonne ou de la ligne au lieu d'un simple groupe de cellules. De cette façon, les données futures seront automatiquement formatées au fur et à mesure que vous les saisirez. Envie d'en savoir plus ? Consultez notre article dédié à la mise en forme conditionnelle.
La fonctionnalité Graphiques d'Excel est un outil formidable pour afficher visuellement vos données. Et, vous pouvez choisir parmi une variété de types de graphiques tels que camembert, barre, ligne, colonne et bien d'autres.
En utilisant l'exemple ci-dessus de mise en forme conditionnelle pour Oui/Non réponses, vous pouvez insérer un graphique en quelques clics.
C'est le moyen le plus simple et le plus rapide de créer un graphique dans Excel et ne prend qu'une minute. Cependant, si vous n'aimez pas le graphique créé pour vous, vous pouvez cliquer sur Tous les graphiques dans la fenêtre contextuelle et testez d'autres types.
Pour plus d'informations sur la mise en forme de votre graphique, découvrez tout sur la création d'un graphique à secteurs.
Lorsque vous avez une feuille de calcul contenant de nombreuses colonnes de données, vous souhaiterez peut-être tout trier ou filtrer en fonction d'une certaine colonne. Bien qu'il existe plusieurs façons de procéder, l'utilisation d'un filtre est le moyen le plus rapide et le plus sûr de le faire.
C'est ça! Ce mouvement rapide placera une flèche dans la première ligne de chacune de vos colonnes. Lorsque vous cliquez sur une flèche, vous pouvez trier la feuille entière par cette colonne de la manière que vous choisissez. S'il s'agit d'un champ de date, vous pouvez trier du plus ancien au plus récent et s'il s'agit d'un champ de texte, vous pouvez trier par ordre alphabétique.
De plus, vous pouvez filtrer les données pour n'afficher que les entrées souhaitées. Lorsque vous cliquez sur une flèche, vous remarquerez des cases à cocher à côté de vos entrées. Cocher et décocher ces cases filtrera les données afin que vous voyiez exactement ce dont vous avez besoin.
L'avantage d'utiliser le Filtre caractéristique est qu'il n'affecte pas négativement le reste de vos données. Si vous triez une feuille entière, Excel ajustera toutes les colonnes. Et si vous filtrez, Excel masquera simplement ce que vous ne voulez pas voir.
Si vous utilisez d'autres applications Microsoft Office telles que Word, vous connaissez peut-être déjà le Format Painter. Dans Excel, cet outil pratique vous permet d'appliquer la même mise en forme d'une ou plusieurs cellules à d'autres en un seul clic.
C'est un moyen fantastique d'appliquer rapidement une mise en forme utile des cellules aux autres sans travail manuel.
Y a-t-il des moments où vous devez travailler avec plusieurs classeurs Excel en même temps ? Peut-être avez-vous besoin d'examiner des données, de les comparer ou même de copier des données d'un classeur à un autre. Excel fournit un ensemble utile de fonctionnalités d'affichage pour vous aider. Rendez-vous sur la vue pour découvrir ces options.
Les compléments Office sont similaires aux extensions de navigateur en ce sens qu'ils sont des outils permettant d'améliorer l'expérience, les données et l'efficacité de votre application. Et dans Excel, vous avez le choix entre de nombreux compléments utiles en fonction de vos besoins.
Sélectionnez Insérer et cliquez sur Store . Vous pouvez ensuite consulter les outils par catégorie. Par exemple, la catégorie Productivité contient des compléments pour l'automatisation des documents et une galerie de modèles. De plus, la catégorie Gestion de projet propose des compléments pour les diagrammes de Gantt et les minuteurs d'activité.
Certains compléments sont gratuits tandis que d'autres sont payants, alors assurez-vous de vérifier les détails avant d'en installer un. Et si vous recherchez des compléments Excel gratuits pour faciliter les visualisations, nous avons ce qu'il vous faut.
Comme nous continuons tous à utiliser Microsoft Excel, nous continuons à découvrir de petites astuces qui nous aident à gagner du temps.
Avez-vous des astuces que vous utilisez régulièrement et que vous aimeriez partager avec d'autres ? Veuillez partager ces conseils utiles dans les commentaires ci-dessous !
Crédits image :Andreas Poertner/Shutterstock
