Utilisez-vous des feuilles de calcul créées par quelqu'un d'autre ? Lorsque vous créez une feuille de calcul Excel à partir de zéro, vous pouvez contrôler chaque aspect. Ce n'est pas le cas lorsque quelqu'un d'autre vous le transmet.
Surtout au travail, il n'est pas rare d'hériter d'un fichier Excel de quelqu'un d'autre. Si vous ne faites pas attention, cela pourrait causer des maux de tête majeurs sur toute la ligne. Heureusement, un peu de prévoyance contribuera grandement à vous assurer que vous pouvez bien vous entendre avec la feuille de calcul en question.
Considérez ces cinq points, et vous devriez éviter la plupart des pièges courants associés à l'utilisation du document Excel de quelqu'un d'autre.
Si vous n'avez jamais consulté l'écran d'informations de vos documents Excel auparavant, nous ne vous en voulons pas, il est facile de le manquer. Cependant, les informations méritent d'être mises à jour lorsque vous utilisez la feuille de calcul de quelqu'un d'autre. Pourquoi? Ils ont peut-être apporté des modifications dont vous voudrez connaître l'existence.
Prenons l'exemple ci-dessus. Le texte ajouté au Titre , Balises , Catégories , et Auteur champs pourrait être un peu embarrassant s'il était envoyé à un collègue. Dans la plupart des cas, il n'y aura rien d'incriminant sur l'écran d'informations, mais pourquoi laisser cela au hasard ? Cela prendra moins d'une minute pour le vérifier, et vous pouvez être sûr que lorsque vous viendrez envoyer le document à quelqu'un d'autre, vous ne le regretterez pas.
Pour accéder aux Infos l'écran, cliquez sur Fichier .
Vous serez transporté directement à la section Info, où vous pourrez faire les ajustements nécessaires avant de l'envoyer à un collègue.
Une fois que vous héritez du document de quelqu'un d'autre, il est tentant de plonger et de commencer à le traiter comme le vôtre. Cependant, de minuscules modifications peuvent finir par avoir un impact considérable sur le fonctionnement de la feuille de calcul.
Pour vous assurer que vous ne faites pas de modification qui casse un code de programmation VBA dans Excel ou ajuste un chiffre qui s'avère essentiel à une autre feuille, faites une copie avant de faire quoi que ce soit. De cette façon, vous aurez toujours une version intacte de la feuille de calcul sur laquelle revenir.
Au pire, sachez que vous pouvez également utiliser l'historique des fichiers d'Excel 2016 pour restaurer une version précédente du document. Cliquez sur l'icône représentant une flèche circulaire/horloge en haut à droite pour développer le volet Activité, puis recherchez les versions précédentes et sélectionnez Ouvrir la version .
Les feuilles masquées sont un moyen pratique de garder votre feuille de calcul Excel propre et bien rangée pendant que le travail acharné se poursuit dans les coulisses. Avoir accès à ces fiches est crucial si l'on veut vraiment comprendre le fonctionnement du document.
Pour savoir s'il y a des feuilles masquées dans un document particulier, rendez-vous sur Accueil onglet et recherchez Format dans les Cellules rubrique.
Utilisez le menu déroulant pour cliquer sur Afficher la feuille .
Cela vous amènera à une liste de toutes les feuilles masquées.
Sélectionnez simplement celui que vous souhaitez révéler et cliquez sur OK . Ensuite, vous pourrez y accéder normalement.
Si vous prenez possession de la feuille de calcul de quelqu'un d'autre, savoir si elle est protégée par un mot de passe devrait être une priorité. Vous saurez si c'est le cas ou non dès que vous ouvrirez le fichier.
Cependant, les documents Excel peuvent utiliser plusieurs couches de protection. Il est tout à fait possible qu'un mot de passe soit en place pour empêcher les modifications d'un morceau de code VBA.
Heureusement, il n'est pas trop difficile de supprimer ce type de mot de passe. Néanmoins, il est préférable de demander simplement à la personne qui a créé le document de transmettre les mots de passe dont vous pourriez avoir besoin.
Les versions modernes de la suite Office facilitent le partage de vos fichiers avec d'autres utilisateurs, leur permettant d'effectuer des modifications à distance. C'est un excellent moyen de collaborer, mais cela vaut toujours la peine de vérifier qui a réellement accès à un document particulier.
Par exemple, l'auteur a-t-il toujours l'autorisation d'afficher et de modifier la feuille de calcul ? De toute évidence, il est peu probable qu'ils fassent quelque chose de fâcheux. Cependant, ils pourraient éventuellement modifier ou supprimer des données, ou divulguer des secrets commerciaux au cas où ils travailleraient avec une entreprise concurrente. Bien que ce soient les pires scénarios, il vaut mieux prévenir que guérir.
Pour voir qui peut modifier le document, cliquez sur Partager bouton situé dans le coin supérieur droit de l'interface utilisateur.
Cela devrait produire une liste des comptes d'utilisateurs qui ont accès au document, ainsi que des notes indiquant s'ils peuvent modifier le fichier ou simplement le consulter.
Il s'agit d'informations dont vous devez vraiment être conscient pour tout document dont vous vous appropriez.
Si une feuille de calcul est transmise d'une personne à une autre, il y a de fortes chances qu'elle soit assez importante - et il y a de fortes chances qu'elle soit importante pour plusieurs personnes. Tout problème avec le document va causer des problèmes. Puisque vous avez maintenant pris possession du fichier, la tâche de le réparer vous incombera sûrement.
Répondre à ce genre de calamité une fois après l'événement sera beaucoup plus difficile si vous ne vous êtes pas préparé correctement. Connaître des choses comme les feuilles cachées, les mots de passe et le fonctionnement interne du fichier est formidable à avoir sous la main. Assurez-vous simplement de les connaître avant que la catastrophe ne se produise, plutôt que de vous précipiter pour les retrouver après.
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