Google Forms est un outil formidable et intuitif pour recueillir des informations auprès des clients, des clients et des employés. Vous pouvez facilement créer et personnaliser un formulaire, le partager de différentes manières, puis analyser les réponses.
Si vous êtes dans une situation de travail où vous avez une équipe distante, Google Forms peut être une méthode efficace pour obtenir des mises à jour. Vous pouvez l'utiliser pour un projet spécifique ou de simples mises à jour de travail que vous demandez quotidiennement ou hebdomadairement.
Google Forms propose une belle sélection de modèles qui peuvent vous aider à démarrer. Cliquez sur la galerie de modèles en haut pour consulter les modèles pour Travail, Personnel et Éducation. Si vous en voyez un qui contient les bases dont vous avez besoin, comme les types de questions, cliquez dessus pour l'utiliser.
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez recommencer à zéro en cliquant sur l'option Vide sous Commencer un nouveau formulaire . C'est ce que nous allons utiliser pour ce tutoriel.
La première chose à faire lorsque vous créez un nouveau formulaire est de lui donner un nom. Étant donné que Google Forms enregistre votre travail au fur et à mesure, vous saurez toujours quel est le bon formulaire si vous le nommez à l'avance. En option, vous pouvez également ajouter une description.
Si vous entrez le nom sur le formulaire lui-même, ce nom apparaîtra par défaut à l'endroit en haut à gauche. Mais vous pouvez modifier ce nom et sélectionner un emplacement dans Google Drive si vous le souhaitez.
Google Forms vous propose plusieurs types de questions qui devraient couvrir n'importe quelle situation. Des réponses courtes et des paragraphes aux choix multiples, aux cases à cocher et aux listes déroulantes, vous disposez de toute la flexibilité souhaitée.
Les questions les plus sensées pour commencer un formulaire de mise à jour d'équipe sont le nom, la date et éventuellement l'heure. Que vous utilisiez un modèle ou le formulaire vierge, vous aurez déjà une question pour vous aider à démarrer. Vous pouvez donc simplement modifier ce type de question si nécessaire, puis cliquer sur le signe plus pour ajouter d'autres questions.
Pour le nom du membre de votre équipe, sélectionnez Réponse courte comme type de question. Ajoutez ensuite le nom de la question et activez la bascule pour Obligatoire .
Pour connaître la date à laquelle le membre de votre équipe remplit le formulaire, cliquez sur le signe plus pour ajouter une question, puis sélectionnez Date dans la liste déroulante du type de question. Ajoutez ensuite le nom de la question, par exemple Date, et rendez la question obligatoire.
Si vous souhaitez que le membre de votre équipe saisisse l'heure à laquelle il remplit le formulaire, cliquez sur le signe plus pour ajouter une question et sélectionnez Heure pour le genre. N'oubliez pas d'ajouter le nom de la question et de le rendre obligatoire si vous le souhaitez.
Si vous envoyez le formulaire de mise à jour à de nombreuses personnes, vous souhaiterez peut-être ajouter des questions sur des éléments tels que le département ou la zone. Les types de questions à choix multiples et déroulantes fonctionnent parfaitement pour ces types de questions. De plus, vous pouvez demander au répondant de passer automatiquement à d'autres questions en fonction de ses réponses.
Pour le département ou la zone, vous pouvez utiliser le choix multiple type de question s'il n'y a que quelques réponses à choisir et la Liste déroulante tapez pour économiser de l'espace s'il y a plusieurs réponses possibles. Choisissez votre type de question, puis ajoutez chaque réponse. Nous utiliserons le choix multiple.
Maintenant, en fonction de la réponse choisie par le répondant, nous souhaitons le déplacer vers une certaine section avec des questions spécifiques. Il s'agit d'une fonctionnalité très pratique de Google Forms, car vous pouvez éliminer le besoin pour les répondants d'ignorer les questions qui ne s'appliquent pas à eux et d'aller directement à celles qui s'appliquent.
En bas à droite de la question, cliquez sur Plus bouton (trois points) et cochez Aller à la section en fonction de la réponse . Vous verrez alors la mise à jour de la question avec un emplacement pour ajouter la section à côté de chaque réponse.
Si vous avez déjà créé vos sections, vous pouvez les sélectionner à l'aide des listes déroulantes. Sinon, continuez ci-dessous pour créer une section, puis revenez pour compléter cette partie.
Pour créer une section, cliquez sur le bouton du bas dans la barre d'outils flottante pour Ajouter une section . Vous verrez apparaître la section et pourrez lui donner son propre nom et sa propre description. Dans ce tutoriel, nous allons créer une section pour ceux qui choisissent les technologies de l'information pour leur service.
Nous ajouterons une question pour le(s) projet(s) en cours. Cela nous permet de voir sur quels projets le répondeur travaille actuellement et les cases à cocher lui permettent d'en choisir plus d'un. Ainsi, vous pouvez choisir des cases à cocher pour le type, ou vous pouvez pousser cette question un peu plus loin.
Peut-être que pour chaque projet qu'ils sélectionnent, vous voulez connaître leur progression. C'est là que la grille de cases à cocher le type est idéal. Vous pouvez entrer chaque phase dans la section Lignes et chaque projet dans la section Colonnes (ou vice versa).
Si vous disposez les réponses comme nous le décrivons, vous pouvez ensuite cliquer sur Plus et sélectionnez Limiter à une réponse par colonne . De cette façon, le répondant ne peut choisir qu'une seule phase par projet, ce qui serait logique.
Ainsi, cela permet au répondant non seulement de vous dire sur quels projets il travaille, mais sur quelle phase il se trouve pour chacun; le tout avec une question de grille de cases à cocher.
Vous pouvez ensuite créer des sections supplémentaires et les questions de la même manière.
Un autre type de question que vous voudrez peut-être ajouter est un paragraphe pour les commentaires. Cela permet au répondant de saisir tous les problèmes, questions ou autres commentaires qu'il a avec beaucoup d'espace.
Voir les réponses de votre formulaire ne pourrait pas être plus facile. Ouvrez simplement votre formulaire sur Google Forms et cliquez sur Réponses onglet en haut. Vous verrez un résumé, pourrez afficher les réponses par question ou consulter les réponses individuelles.
Google Forms vous donne des réponses textuelles ainsi que des graphiques et des tableaux colorés pour vos formulaires. Et vous pouvez exporter les réponses pour les consulter hors ligne.
Pour plus d'informations sur l'affichage des réponses ou la création de formulaires en général, consultez notre guide complet sur Google Forms.
Si vous activez l'option de collecte d'adresses e-mail pour votre formulaire, vous pouvez ensuite envoyer des rappels à ceux qui ne remplissent pas le formulaire. C'est extrêmement pratique; cependant, il y a quelques choses à faire et à garder à l'esprit pour que cela fonctionne correctement.
Tout d'abord, configurez votre formulaire pour collecter les adresses. Cliquez sur Paramètres bouton (icône d'engrenage) en haut à droite et sélectionnez Général dans la fenêtre contextuelle. Cochez la première case pour Collecter les adresses e-mail et appuyez sur Enregistrer .
Une question d'adresse e-mail apparaîtra automatiquement sur votre formulaire que vous ne pouvez pas supprimer, et c'est une question obligatoire.
Ensuite, vous devez envoyer votre formulaire aux participants par e-mail. Cliquez sur Envoyer et utilisez l'e-mail languette. Entrez les adresses de ceux que vous souhaitez remplir le formulaire, séparées par des virgules, et appuyez sur Envoyer .
Maintenant que Google Forms sait à qui vous avez envoyé le formulaire, il peut déterminer si des réponses sont reçues de ces répondants. Pour envoyer des rappels par e-mail à ceux qui n'ont pas répondu, procédez comme suit.
La même fenêtre que vous avez vue lorsque vous avez initialement envoyé le formulaire s'affichera, préremplie avec les adresses e-mail dont vous attendez les réponses. Cela vous permet de leur envoyer un rappel poli pour remplir votre formulaire de mise à jour.
Si vous prévoyez d'envoyer régulièrement le formulaire de mise à jour de votre équipe avec des modifications mineures des noms de projet ou des tâches, par exemple, vous pouvez simplement copier votre formulaire et l'ajuster si nécessaire.
Ouvrez votre formulaire et cliquez sur Plus (trois points) en haut à droite. Sélectionnez Créer une copie , donnez un nom à votre formulaire copié et cliquez sur OK pour le sauver. Vous remarquerez également que vous avez la possibilité de le partager avec les mêmes personnes, ce qui est pratique. Vous pouvez ensuite faire vos ajustements et l'envoyer.
La création d'un formulaire de mise à jour d'équipe à l'aide de Google Forms peut sembler fastidieuse au début. Mais si vous le faites, vous obtiendrez les mises à jour et les informations dont vous avez réellement besoin, car elles répondent aux questions que vous créez. De plus, vous pouvez facilement copier et réutiliser le formulaire encore et encore.
Pour en savoir plus, découvrez comment créer un formulaire de contact de site Web gratuit avec Google Forms ou d'autres façons d'utiliser Google Forms pour votre entreprise.
