La meilleure façon de terminer un e-mail de manière professionnelle

Les e-mails font partie intégrante de la vie moderne. Que vous envoyiez des e-mails pour des raisons professionnelles ou à la recherche d'un emploi, il n'en reste pas moins que vous devrez les traiter quotidiennement, voire toutes les heures.

Pour cette raison, vous devez consacrer du temps et du soin à la manière dont vous envoyez un e-mail. Ensuite, vous devez également réfléchir à la manière de mettre fin à un e-mail.

Voici les meilleures signatures d'e-mail que vous pouvez utiliser pour que vos communications restent professionnelles. Nous expliquerons également pourquoi il est si important d'avoir une signature électronique si vous en envoyez une pour les affaires.

1. Pourquoi avez-vous besoin d'une bonne fin d'e-mail

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une bonne fin d'e-mail :

• Ne pas avoir une bonne signature peut sembler grossier ou trop désinvolte.
• Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un pour affaires, vous voulez faire comprendre à cette personne que vous êtes un professionnel.
• Si vous envoyez un e-mail à une entreprise au sujet d'une offre d'emploi, il y a de fortes chances que votre e-mail soit transmis au responsable du recrutement approprié. Vous voulez faire comprendre à ces tiers que vous êtes également un professionnel.

Une bonne signature par e-mail peut également augmenter vos chances d'obtenir une réponse à cet e-mail. Une incitation à l'action, telle que "Merci d'avoir pris le temps de lire mon CV, j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles", peut servir d'invite.

Lorsque vous rédigez une approbation, un bon format d'e-mail doit comprendre :

• Une ligne de conclusion, généralement celle qui exprime une sorte de gratitude ou un appel à l'action.
• Une salutation finale, telle que "Meilleurs voeux", "Sincèrement" ou "Cordialement". Le type de signature d'e-mail que vous utilisez dépend du contexte de l'e-mail et de la longueur du fil de discussion.
• Votre nom complet sous la salutation finale. Cela indiquera clairement qui envoie l'e-mail.
• À la fin, vous devez apposer votre signature d'e-mail, qui doit inclure vos coordonnées, le lien de votre site Web et vos réseaux sociaux (le cas échéant). C'est ainsi que la personne qui lit l'e-mail connaît des moyens supplémentaires de tendre la main.

Remarque : Assurez-vous de réfléchir au type de signatures d'e-mail qui correspond à votre style de communication. Les remarques finales doivent refléter la situation en termes de professionnalisme et de ton. Ils doivent également être authentiques pour vous et votre "voix".

2. Différents types de signatures d'e-mails et quand elles sont appropriées

Avant de décider d'un e-mail plus proche, utilisez des indices contextuels pour déterminer le type de ton que vous devez définir dans votre e-mail.

• S'agit-il d'une toute nouvelle entreprise que vous contactez ?
• La start-up a-t-elle une manière décontractée de communiquer ?
• Si ce n'est pas occasionnel, s'agit-il d'une entreprise ou d'un service ancien et bien établi, comme un bureau gouvernemental ?
• Connaissez-vous la personne que vous contactez directement ?
• Leur avez-vous déjà envoyé un e-mail ?

Différents types d'entreprises nécessitent différents types d'e-mails. Il est toujours plus sûr d'agir de manière professionnelle, mais d'un autre côté, vous ne voulez pas courir le risque d'avoir l'air trop raide ou déconnecté.

Vous devez également décider de la longueur de la fin de votre e-mail. Par exemple, un e-mail d'introduction nécessitera un appel à l'action plus approfondi. Un fil de discussion avec vos collègues peut être décontracté.

Parlons des signatures d'e-mails et de la manière de mettre fin à un e-mail en fonction de la situation.

Méthodes courantes pour mettre fin à un e-mail qui fonctionne bien

Meilleur ou Meilleurs voeux

• Toute variante du mot "Best" est généralement une valeur sûre. Il s'agit d'une signature de courrier électronique courante et appropriée pour les paramètres occasionnels ou formels.
• Cependant, une étude de Boomerang a noté que cette réponse a un taux de réponse inférieur à la moyenne. Alors gardez cela à l'esprit lorsque vous utilisez "Meilleurs voeux".

Dans le contexte, ce type de fermeture d'e-mail ressemblerait à ceci :

Meilleurs voeux, nom complet

Cordialement

• "Sincèrement est un autre moyen courant de mettre fin à un e-mail. Cela fonctionne bien pour les situations professionnelles formelles.
• "Sincèrement" serait un bon moyen de terminer un e-mail lorsque vous postulez à un nouvel emploi dans une entreprise. Il réitère que vous êtes sincère dans votre désir de tendre la main.
• Vous êtes également sincère dans votre espoir d'avoir des nouvelles de l'autre personne. Ainsi, il apparaît comme authentique.

Dans le contexte, cet e-mail plus proche ressemblerait à ceci :

Cordialement,Nom complet

Cordialement

• "Regards" risque de paraître trop rigide. Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un dans une situation professionnelle formelle, cependant, "Cordialement" fonctionne bien.

Dans le contexte, cet e-mail se lirait comme suit :

Cordialement,Nom complet

Autres façons courantes de mettre fin à un e-mail qui fonctionne bien :

• Respectueusement
• Merci beaucoup
• Meilleurs voeux

Encore une fois, n'oubliez pas de faire correspondre l'ambiance et le ton de la correspondance lorsqu'il s'agit de choisir la signature d'e-mail qui fonctionne le mieux. Ces facteurs externes affecteront votre taux de réussite.

Une note sur "Cheers"

Bien que "Cheers" soit un moyen probable d'obtenir une réponse, il semble également y avoir des rapports contradictoires sur son efficacité globale.

Essentiellement, "Cheers" peut sembler trop décontracté, en particulier dans un e-mail d'introduction. Il est également préférable de l'adapter à votre style d'expression et de communication, pour qu'il soit lu comme authentique.

Méthodes courantes pour mettre fin à un e-mail qui NE FONCTIONNE PAS

Nous devons également souligner quelques façons de ne jamais mettre fin à vos e-mails.

Votre ami ou Sincèrement vôtre

• À moins qu'il ne s'agisse d'un e-mail personnel et que la personne à l'autre bout du fil soit littéralement votre ami, c'est malhonnête. "Yours Truly" est tout simplement trop informel pour la plupart des contextes professionnels.

Envoyé depuis mon iPhone

• Souvent utilisé comme fin périmée des blagues en ligne, "Envoyé depuis mon iPhone" est l'équivalent moderne d'un post-it mal pensé sur le réfrigérateur. Ça a l'air ringard et de dernière minute.

Prenez soin

• "Faites attention" peut provoquer de l'anxiété chez le destinataire de l'e-mail, selon Business Insider. Cela peut également impliquer qu'il y a quelque chose qui ne va pas avec le destinataire, potentiellement lié à la santé. Cela conduira à un taux de réponse plus faible.

3. L'importance d'une signature électronique

Comme nous l'avons mentionné au début de cet article, la fin d'un e-mail professionnel doit être accompagnée d'une signature d'e-mail.

Nous avons déjà parlé de ce que vous devez inclure dans cette signature, mais nous tenons à souligner que la signature est importante car c'est essentiellement votre image publique. C'est ainsi que les autres se feront leur première impression de vous, surtout si vous travaillez à distance.

Pensez à une bonne signature électronique comme s'habiller pour le travail que vous voulez. Vous devez présenter votre meilleur atout lors de cet entretien d'embauche. La pire chose que vous puissiez faire est de donner l'impression d'être négligent, que ce soit dans votre apparence ou votre comportement.

Terminez vos e-mails en toute confiance

Les e-mails occupent une grande partie de notre vie professionnelle. Malheureusement, nous devrons toujours nous en occuper. Cependant, si vous disposez d'un modèle général pour vos e-mails, vous pourrez les écrire plus rapidement.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'e-mailing efficace, voici quelques conseils pour rédiger l'e-mail professionnel parfait.