Comment définir des messages d'absence du bureau dans Outlook

Rappelez-vous comment vous avez été accueilli par un tsunami d'e-mails à votre retour de vacances ? Vous avez probablement oublié de définir un message "Absent du bureau" dans votre Microsoft Outlook avant de franchir la porte.

Oui, ce n'est pas une solution à une boîte de réception inondée, mais il avertit vos contacts avec une lumière orange que vous êtes absent et il y a une raison pour laquelle vous ne pourrez pas répondre en temps opportun. Vos contacts peuvent alors effectuer un suivi sans encombrer votre boîte de réception.

Vous devriez en configurer un dès maintenant, ainsi que des messages prédéfinis et une signature électronique professionnelle, pour gagner du temps à l'avenir. Cela ne vous prendra que quelques minutes dans Outlook.

Comment configurer des réponses automatiques dans Outlook

L'utilisation de la réponse automatique est facile lorsque vous travaillez avec un compte Office 365, Outlook.com (qui s'appelait auparavant Hotmail) ou Exchange :

1. Sélectionnez Fichier> Réponses automatiques .
2. Dans la zone Réponses automatiques, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques .
3. Définissez une plage horaire pour les réponses automatiques. L'heure de début et de fin vous permet de programmer les messages et de couvrir le temps pendant lequel vous serez absent de votre messagerie. Vous n'avez pas non plus à vous rappeler de l'éteindre lorsque vous revenez.
4. Utiliser Dans mon organisation onglet pour écrire un message pour les personnes de votre équipe ou de votre entreprise.
5. Utiliser l'option En dehors de mon organisation pour rédiger un message pour tout courrier provenant de l'extérieur de la liste de contacts de votre entreprise ou de votre équipe.
6. Rédigez et mettez en forme le message d'absence du bureau.
7. Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.

Lorsqu'Outlook est configuré pour envoyer des réponses automatiques, vous verrez un message sous le ruban qui vous en avertit. Sélectionnez Désactiver pour désactiver les réponses automatiques d'absence du bureau pour cet e-mail.

Revenez de votre pause et dans la même boîte de dialogue pour désactiver les réponses automatiques.

Le processus est plus compliqué si vous utilisez un service de messagerie POP ou IMAP tiers comme Gmail ou Yahoo avec Outlook. Vous devrez configurer une règle Outlook et déclencher un fichier modèle pour envoyer le message. Nous devrons laisser cela pour un autre tutoriel, malheureusement.