Si vous vous retrouvez à écrire les mêmes e-mails encore et encore et que vous souhaitez pouvoir programmer des rappels et des suivis, il est peut-être temps de configurer des réponses automatiques et des e-mails programmés. Nous allons vous montrer comment procéder dans Mozilla Thunderbird, le client de messagerie de bureau multiplateforme, gratuit et open source.
Remarque : Nous avons utilisé la version Windows de Thunderbird. Cependant, nos instructions s'appliquent également aux versions Mac et Linux, bien que l'interface puisse différer légèrement.
Un filtre de réponse automatique vous permet de définir des filtres pour les e-mails entrants et de les associer à un modèle de message. Lorsqu'un e-mail déclenche le filtre, l'expéditeur reçoit automatiquement un modèle de réponse. Voici des exemples où un répondeur automatique peut être utile :
Voyons maintenant comment vous pouvez créer une réponse automatique dans Mozilla Thunderbird.
Pour créer votre modèle, utilisez la barre de menus pour accéder à Fichier > Nouveau > Message ou -- si vous utilisez la barre d'outils Mail -- cliquez sur Écrire pour commencer un nouvel e-mail ou appuyez simplement sur le raccourci clavier CTRL + N (Commande + N sur Mac).
Ensuite, rédigez le message comme si vous écriviez un e-mail ordinaire. N'oubliez pas d'ajouter un sujet !
Enregistrez maintenant votre message en tant que modèle. Dans la barre de menus de l'e-mail, accédez à Fichier > Enregistrer sous > Modèle . ou -- dans la barre d'outils de composition -- développez le bouton Enregistrer déroulant et cliquez sur Modèle .
Rédigez autant de modèles que nécessaire, puis passez à la création de vos filtres.
Astuce : Si vous ne voyez aucun des menus ou des barres d'outils mentionnés ci-dessus, cliquez avec le bouton droit sur un emplacement vide d'une barre d'outils visible pour voir quels menus supplémentaires sont disponibles. Cochez les barres d'outils manquantes pour les faire apparaître.
De retour dans votre barre de menus Thunderbird, allez dans Outils> Filtres de messages... pour ouvrir la fenêtre correspondante.
Dans la fenêtre Filtres de messages, cliquez sur Nouveau... bouton pour commencer à configurer un nouveau filtre.
Remarque : Si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie dans Thunderbird, assurez-vous de définir l'adresse e-mail à laquelle votre filtre doit s'appliquer sous Filtres pour .
Commencez par définir le Nom du filtre . Cela devrait être quelque chose que vous pouvez facilement reconnaître, au cas où vous auriez besoin de modifier votre filtre plus tard.
Sous Appliquer le filtre lorsque , indiquez à Thunderbird quand exécuter le filtre. Par exemple, si vous préférez voir tous les messages avant d'envoyer une réponse automatique, choisissez Exécuter manuellement . L'avantage d'exécuter des filtres manuellement est que vous ne pouvez les appliquer qu'aux dossiers sélectionnés. Pour filtrer tous les e-mails entrants, sélectionnez Récupérer de nouveaux e-mails . Que cela soit fait ou non avant ou après la classification indésirable n'a pas d'importance, à moins que vous ne puissiez pas faire en sorte que Thunderbird filtre correctement le corps; dans ce cas, choisissez Filtrer après la classification des indésirables .
Remarque : Vous pouvez également définir des filtres à exécuter lors de l'archivage ou Après l'envoi e-mails, ce qui signifie que vous pouvez utiliser des filtres pour organiser votre courrier. Pour notre répondeur automatique, ces options sont moins intéressantes.
Il est maintenant temps de définir vos règles. Tout d'abord, décidez si le filtre doit correspondre à tous des éléments suivants ou Rejoindre n'importe quel des règles suivantes . Composez ensuite vos règles. Les critères de filtre peuvent s'appliquer à n'importe quoi, des e-mails soumis à qui a été CCed et vous pouvez même créer des critères personnalisés. Pour notre propos, Sujet et Corps devrait suffire. Cliquez sur le + icône pour ajouter des règles supplémentaires. En cliquant sur -- supprimera la règle correspondante.
Remarque : Vous pouvez également faire en sorte que Thunderbird Faire correspondre tous les messages , qui ne vous permettra pas de définir de règles. Cette fonctionnalité est utile si vous avez besoin de traiter en masse les e-mails entrants provenant d'une adresse spécifique (choisie lors de la première étape). Par exemple, vous avez peut-être un compte de courrier indésirable et souhaitez supprimer automatiquement tous les e-mails entrants.
Enfin, Thunderbird doit savoir quoi faire des messages qui correspondent à vos règles. Sous Effectuer ces actions vous pouvez sélectionner Répondre avec modèle , puis choisissez votre modèle. Vous pouvez également définir des règles supplémentaires, telles que le déplacement du message vers un dossier spécifique.
Lorsque vous êtes satisfait de votre filtre, cliquez sur OK pour enregistrer.
Astuce : Vous pouvez configurer plusieurs étapes de filtres pour qu'ils fonctionnent ensemble. Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran de tous les critères et actions de filtrage disponibles. Par exemple, vous pouvez configurer des filtres automatiques pour déplacer tous les messages entrants dans des dossiers, en fonction de vos règles, mais sans déclencher de réponse automatique. Vous avez maintenant le temps de revérifier le contenu de ces dossiers et de déplacer le courrier à l'intérieur et à l'extérieur selon vos besoins. Enfin, vous pouvez exécuter manuellement divers filtres de réponse automatique sur des dossiers spécifiques.
Une autre fonctionnalité unique que vous pouvez activer dans Thunderbird est la création d'e-mails planifiés. Cela signifie que Thunderbird enverra ces e-mails à une heure précise dans le futur. Cette fonctionnalité serait vraiment utile pour envoyer des rappels, que ce soit à vous-même, à vos amis ou à des groupes de personnes.
Comme il ne s'agit pas d'une fonctionnalité par défaut de Thunderbird, nous devrons inscrire un module complémentaire appelé Envoyer plus tard. Ce module complémentaire est similaire à Boomerang pour Gmail, sauf qu'il est gratuit et illimité.
Le moyen le plus simple d'installer un module complémentaire Thunderbird est directement via le gestionnaire de modules complémentaires. Cliquez sur l'icône du menu Thunderbird (trois lignes verticales) et sélectionnez Modules complémentaires . Dans le Gestionnaire de modules complémentaires , passez aux Extensions languette. Localisez le champ de recherche en haut à droite et recherchez tous les modules complémentaires pour Envoyer plus tard . Cliquez sur Installer à côté de votre correspondance.
Votre module complémentaire sera téléchargé et installé en une seule étape. Cliquez sur Redémarrer maintenant pour terminer l'installation.
Avant de commencer à utiliser le module complémentaire, revenez au Gestionnaire de modules complémentaires > Extensions et ouvrez les Options d'envoi ultérieur . Ici, vous pouvez configurer vos préférences d'envoi ultérieur , y compris les Genres l paramètres, clavier personnalisé Raccourcis pour différents délais d'envoi, et Avancé options.
Astuce : Sélectionnez "Envoyer" devient "Envoyer plus tard" si vous souhaitez pouvoir annuler un message que vous avez envoyé par erreur.
La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail que vous souhaitez envoyer ultérieurement, accédez à Fichier > Envoyer ultérieurement ou appuyez sur CTRL + MAJ + RETOUR .
Dans le champ Envoyer cet e-mail plus tard fenêtre qui apparaît, définissez le jour et l'heure sous Envoyé à , choisissez une récurrence mode si vous souhaitez que cet e-mail se répète, et choisissez l'une des autres options selon vos besoins.
Ces deux fonctionnalités devraient vous aider à garder le contrôle de vos e-mails. Ils mettent également en évidence le gros avantage de Thunderbird par rapport aux clients de messagerie Web :un vaste référentiel de modules complémentaires qui contient une solution pour tout ce que vous voulez faire.
Comment utilisez-vous les filtres et les modules complémentaires pour organiser votre messagerie dans Thunderbird ? Partagez vos astuces et les modules complémentaires que vous préférez dans les commentaires ci-dessous !
Écrit à l'origine par Jeffry Thurana le 19 janvier 2011.
