Que vous planifiez une réunion de famille, une fête prénatale ou une fête d'anniversaire, vous devez tout organiser. Grâce aux formidables fonctionnalités offertes par Google Keep, vous pouvez collaborer, annoter et créer des listes, le tout rapidement et facilement.
Voici comment utiliser Google Keep et vous assurer que votre événement se déroule sans encombre.
Peu importe le type d'événement que vous planifiez, vous obtenez des commentaires des autres. D'un pique-nique d'entreprise à une retraite d'un week-end, vous pouvez partager, capturer et enregistrer les idées de chacun.
Disons que vous et un collègue supervisez le pique-nique de l'entreprise. Pour vous assurer que tout le monde passe un bon moment, vous voulez planifier des activités amusantes. Créez une note intitulée Activités et vous et votre collègue planificateur pouvez chacun ajouter des suggestions.
Cliquez simplement sur le collaborateur sur la note et saisissez l'adresse e-mail de votre collègue dans la fenêtre contextuelle. Ils recevront un e-mail avec le titre de la note et un lien pour l'ouvrir dans Google Keep.
Pour cette retraite de fin de semaine, vous et plusieurs autres personnes voudrez peut-être travailler ensemble sur l'itinéraire ou le programme. Créez votre horaire notez et suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour le partager. Ensuite, toutes les mises à jour effectuées par vos collaborateurs apparaîtront automatiquement avec l'heure.
Gardez à l'esprit que si vous avez plus d'une personne qui vous aide, vous pouvez ajouter plusieurs collaborateurs. De plus, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de partage avec plusieurs fonctionnalités supplémentaires ci-dessous, telles que les annotations et les listes.
Google Keep dispose d'une fonction d'annotation pratique qui peut vous aider à annoter des photos, des images et des documents pour obtenir le résultat parfait pour votre événement. Tout d'abord, cliquez sur Ajouter une image bouton pour télécharger votre fichier et lorsque vous êtes prêt à le modifier.
Si vous planifiez une douche nuptiale pour votre meilleur ami, il est important que les invitations et le menu soient parfaits. Peut-être avez-vous scanné une photo de l'invitation ou reçu une image du menu du traiteur.
Cliquez simplement sur l'image dans la note, puis sélectionnez Annoter l'image. icône en haut à droite. L'image s'ouvrira alors dans une petite fenêtre avec des outils stylo, marqueur et surligneur.
Peut-être souhaitez-vous utiliser un plan de salle pour l'événement que vous planifiez, comme une fête de fiançailles pour votre fille. Vous pouvez utiliser différentes couleurs pour indiquer les places assises pour les amis, chaque côté de la famille et la table d'honneur.
L'utilisation de couleurs est également pratique si vous collaborez. Vous pouvez attribuer à chaque personne une couleur différente pour leurs modifications pour une organisation facile.
Un élément clé de la planification de tout événement consiste à utiliser une liste. Avec la fonctionnalité de liste de contrôle Google Keep, vous pouvez rester sur la bonne voie et vous assurer de ne rien oublier ni même d'une personne. Pour les fêtes, les pique-niques, les réunions et les douches, vous savez que vous avez besoin d'au moins une liste. Cliquez sur Nouvelle liste bouton dans la nouvelle zone de note pour commencer.
Vous pouvez commencer avec une liste d'invités et utilisez la fonction de case à cocher de différentes manières. Cochez les cases pendant que vous préparez les invitations, pour montrer à ceux qui ont répondu qu'ils sont présents ou pour indiquer ceux qui ne peuvent pas y assister. Quelle que soit la façon dont vous utilisez les cases à cocher, assurez-vous simplement de profiter de cette fonctionnalité pratique.
Ensuite, vous pouvez créer une liste de tâches pour votre événement. Avant l'événement, vous devrez peut-être réserver un lieu, commander un gâteau, préparer les invitations, trouver un traiteur et récupérer les fournitures de fête. Faites une liste de toutes les tâches qui doivent avoir lieu avant et même après l'événement.
Une autre liste utile pour votre événement est pour les fournitures . Qu'il s'agisse d'un événement en salle comme une fête prénatale ou d'une célébration en plein air comme une fête d'anniversaire, vous ne voulez pas oublier les fournitures. Et si vous ajoutez un collaborateur qui ramassera également les articles, vous pourrez marquer ceux que vous obtenez au fur et à mesure que vous les achetez.
Pour une planification d'événement réussie du début à la fin, créez et gardez ces listes à portée de main. Si vous utilisez Google Keep sur votre appareil mobile, c'est parfait pour marquer des éléments en déplacement.
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Vous devrez peut-être appeler et confirmer une réservation de lieu pour une réunion de famille ou envoyer des invitations à une fête de remise des diplômes lorsque vous visiterez le bureau de poste la semaine prochaine. Pour vous aider dans ces tâches inoubliables, consultez la fonction de rappel de Google Keep.
Vous créerez probablement une note pour le lieu que vous avez réservé pour votre événement avec tous les détails à l'intérieur. Vous incluez l'adresse, le numéro de téléphone, la photo et les détails des coûts en un seul endroit. C'est le moment idéal pour ajouter un rappel pour confirmer votre réservation. Cliquez simplement sur Me rappeler puis sur Choisir la date et l'heure .
En plus des rappels basés sur le temps, vous pouvez utiliser ceux qui sont basés sur la localisation sur votre appareil mobile. Ouvrez la note que vous avez créée pour les invitations, cliquez sur Rappel bouton, Choisir un lieu , et commencez à saisir un emplacement. La recherche Google fournira des résultats parmi lesquels vous pourrez sélectionner et lorsque vous aurez terminé, cliquez sur Enregistrer . Prenez votre téléphone et lorsque vous arriverez à cet endroit, vous recevrez un rappel.
Quelle que soit la taille de votre événement, vous aurez toujours des éléments dont vous devrez vous souvenir, et la fonction de rappel de Google Keep est là pour vous aider.
Si vous planifiez un événement de plusieurs jours, comme un week-end de lycée ou de réunion de famille, un itinéraire peut être utile. Google Keep s'intègre directement à Google Docs, ce qui vous permet de convertir n'importe quelle note en un document que vous pouvez imprimer ou envoyer à tous les participants.
Pour ce faire, cliquez sur Plus (trois points) sur la note et sélectionnez Copier dans Google Doc . Une boîte de dialogue s'affichera pour vous permettre d'ouvrir l'élément dans un nouvel onglet. Vous verrez alors votre note, liste ou image copiée dans un nouveau document dans Google Docs.
Vous pouvez mettre à jour le document pour ajuster et inclure des détails pertinents. Ensuite, partagez l'itinéraire afin que les autres planificateurs puissent également faire des commentaires ou des modifications. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez le télécharger ou l'imprimer rapidement. Et si vous utilisez Google Docs sur votre appareil mobile, vous pouvez accéder à l'itinéraire tout au long de votre événement.
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Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités supplémentaires de Google Keep pour organiser votre événement.
Lorsque vous planifiez un événement, la dernière chose dont vous devriez vous soucier est comment et où pour garder toutes les pièces ensemble. Avec un outil comme Google Keep, vous pouvez partager la planification, annoter les documents et disposer d'un endroit sûr pour tout organiser sans souci. De plus, si vous utilisez l'application mobile, vous aurez vos notes d'événement partout où vous irez, même lorsque vous êtes hors ligne.
Avez-vous essayé de planifier un événement à l'aide de Google Keep ? Si oui, quelles fonctionnalités vous ont le plus aidé à planifier et à organiser ?
Crédits image :Kristina.Co/Shutterstock
