La première étape de GTD consiste à sortir toutes les "trucs" de votre tête. L'une des façons d'y parvenir est de tout écrire sur des cartes 3x5, et le meilleur équivalent numérique des cartes 3x5 est la technique Kanban.
Passons en revue les étapes de GTD et voyons à quel point elles s'intègrent bien avec Kanban.
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez probablement 100 tâches, projets, idées et autres choses différentes (comme l'appelle GTD) qui vous trottent dans la tête. Commençons par créer une boîte de réception pour décharger tout ça.
Nous allons utiliser Trello car c'est l'outil Kanban le plus populaire et il offre un généreux niveau gratuit. En plus de cela, Trello propose d'excellents raccourcis clavier et une interface utilisateur bien organisée. Cela en fait l'un des programmes les plus rapides et les plus faciles à utiliser pour le travail.
Être capable d'exprimer vos pensées sans beaucoup d'étapes supplémentaires est essentiel lors d'un brainstorming. Mais vous pouvez toujours essayer une alternative à Trello si vous le souhaitez.
Commencez par créer un nouveau tableau et appelez-le "GTD".
Ensuite, nous allons ajouter une boîte de réception liste pour décharger toutes nos affaires.
Maintenant, prenez quelques minutes et créez une carte pour chaque pensée et idée que vous avez en tête. Commencez par cliquer sur Ajouter une carte bouton. Tapez ensuite votre première tâche ou idée --- quelle qu'elle soit --- et appuyez sur Entrée .
Répétez ce processus jusqu'à ce que vous ne puissiez penser à rien d'autre.
L'étape suivante consiste à déterminer si chacun des éléments de notre boîte de réception est exploitable. Autrement dit, pouvez-vous faire quelque chose à ce sujet ou non ?
Tout d'abord, créons deux listes pour les éléments exploitables. Si quelque chose est réalisable, vous devez décider si cela prendra moins de deux minutes ou non. Si c'est le cas, vous devriez y travailler dès que possible.
Si ce n'est pas le cas, vous devrez le décomposer davantage dans une autre étape. Les deux listes dont vous aurez besoin pour cela sont "Projets" et "À faire aujourd'hui".
Cliquez sur Ajouter une autre liste , puis créez les deux listes comme vous l'avez fait pour l'ajout de cartes à la boîte de réception.
Si un élément n'est pas exploitable, il peut aller à plusieurs endroits différents. Tout d'abord, demandez « Est-ce important ? » Si ce n'est pas quelque chose qui vous passionne, vous pouvez le supprimer et l'oublier.
Ensuite, demandez si c'est quelque chose que vous aimeriez aborder un jour, mais pas encore tout à fait. C'est peut-être un rêve lointain. Ou cela pourrait être quelque chose qui ne sera possible qu'à un moment donné dans le futur. Pour de telles situations, créez une liste intitulée "Un jour/Peut-être".
Si l'élément est important mais qu'il est informatif au lieu d'être exploitable, il doit figurer dans une liste "Référence". Kanban est mieux adapté aux éléments actionnables. Ainsi, la liste de références devrait être un arrêt temporaire pour l'information jusqu'à ce qu'elle soit déplacée vers un meilleur endroit, comme une application Web légère de prise de notes.
Une fois que vous avez déterminé qu'une carte est exploitable, vous ne pourrez peut-être toujours pas agir dessus. C'est peut-être parce que vous attendez que quelqu'un finisse autre chose avant de pouvoir commencer. Ou peut-être que quelqu'un d'autre devrait travailler sur ce projet.
Pour le premier scénario, créez une liste "Différé". Vous pouvez définir une date d'échéance pour obtenir un rappel du moment où le projet de blocage doit être terminé. Ouvrez la carte en cliquant dessus et sélectionnez Date d'échéance pour accéder au calendrier.
Pour le deuxième cas, créez une liste appelée "Délégué". Après avoir déplacé une carte vers cette liste, vous pouvez ajouter d'autres membres à la carte. Cependant, quelqu'un a dû inviter les membres à accéder au tableau.
Ouvrez la carte et sélectionnez Membres . Trouvez ensuite le membre avec qui vous souhaitez partager les responsabilités.
Il est maintenant temps de parcourir votre boîte de réception et de faire glisser les éléments dans les listes appropriées. Commencez par le haut de la liste et descendez. Pour chaque article, considérez les catégories que vous avez créées et leur place.
Après avoir trié tous vos éléments, vous voudrez analyser vos projets. Regardez chacun et réfléchissez à la complexité. S'il s'agit d'un projet simple, vous pouvez ajouter une liste de contrôle à la carte. Ouvrez la carte en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur Liste de contrôle et commencez à ajouter vos éléments, tout comme vous avez ajouté les cartes.
Pour les projets plus importants, vous pouvez créer un nouveau tableau pour gérer ce projet. Vous pouvez ensuite déplacer la carte vers le nouveau plateau. Pour ce faire, survolez la carte que vous souhaitez déplacer et cliquez sur l'icône en forme de crayon. Ensuite, cliquez sur Déplacer , et choisissez le tableau vers lequel vous souhaitez le déplacer dans la liste déroulante.
Une autre option pour les grands projets consiste également à créer une liste de contrôle. C'est une bonne façon de faire si vous avez une idée de ce que vous voulez faire avec votre projet, mais que vous n'êtes pas prêt à y mettre beaucoup de travail.
Vous pouvez créer une liste approximative d'éléments dans une liste de contrôle en tant qu'espace réservé. Pensez-y comme des idées de remue-méninges pour votre boîte de réception --- seulement ce sont des sous-projets potentiels. Ensuite, lorsque vous êtes prêt, vous pouvez déplacer votre carte sur un autre tableau. Et vous pouvez transformer chaque élément de votre liste de contrôle en une nouvelle carte.
Démarrer avec GTD est facile; vous pouvez le faire en une heure ou deux. Mais vous devez entretenir le système, sinon il vous échouera. Enregistrez-vous avec votre tableau GTD Trello une ou deux fois par semaine. Déposez vos nouvelles pensées dans la boîte de réception et réévaluez les éléments de chacune de vos listes. Déterminez s'ils sont toujours au bon endroit ou non.
Lorsque vous avez terminé des projets, vous avez deux options. Vous pouvez supprimer la carte si vous n'avez plus besoin d'en savoir plus. Ou si vous voulez un enregistrement de vos projets passés, vous pouvez créer une liste "Terminé" et y déplacer les projets terminés.
Ce système peut également vous aider à planifier votre semaine. Vous pouvez ajouter une autre liste appelée "À faire ensuite". Cette liste concerne les projets sur lesquels vous prévoyez de travailler dans les prochains jours ou au cours de la semaine à venir. Si vous consultez votre tableau Trello dimanche soir ou lundi matin, vous pouvez alors planifier votre travail pour la semaine.
Faites de ce système le vôtre. Vous n'êtes pas obligé de suivre GTD à la lettre si cela ne fonctionne pas pour vous. N'hésitez pas à mélanger et à essayer différentes méthodes. Le plus important, c'est que vous persévériez ! Définissez un rappel de calendrier si nécessaire, car le système ne continuera à fonctionner que si vous continuez à utiliser le système.
