Lorsque j'ai décidé que je devais reprendre le contrôle d'Evernote, j'avais 19 cahiers contenant plus de 500 notes (c'était après avoir récemment supprimé 1 000 notes dans probablement huit ou dix cahiers). J'avais 43 balises, la plupart avec seulement quelques notes.
Certains de mes cahiers contenaient des articles "utiles". Certains contenaient mes objectifs et mes feuilles de suivi des habitudes. D'autres avaient des choses que je trouvais drôles, des recettes, des trucs liés à la carrière et des informations financières. Bref, c'était un énorme gâchis.
Voici comment j'ai transformé ce chaos en un fantastique système de gestion de projet personnel et ce qu'il peut vous apprendre sur la façon de prendre soin de votre configuration Evernote .
C'est la partie difficile. J'ai dû me débarrasser de beaucoup de choses. Pour que cela soit fait rapidement, j'ai parcouru tous les cahiers et je me suis demandé s'il y avait quelque chose pour lequel je reviendrais définitivement ou que je ne pourrais pas trouver facilement en ligne.
Dans la plupart des cas, il n'y en avait pas. Je pouvais toujours rechercher des conseils sur l'auto-édition de livres ou la déclaration de revenus avec une recherche rapide sur Google. J'ai réduit mon compte Evernote existant à sept carnets.
Une partie facultative de cette étape est la consolidation. Si vous avez plusieurs notes sur le même sujet, vous pouvez les copier et les coller dans une seule note. J'ai beaucoup de notes sur les lettres de requête et les emplacements, par exemple. Tout cela ira dans une seule note.
Vous pouvez également consolider les blocs-notes en piles. J'ai, par exemple, combiné "Humour" et "Médias" dans une pile "Fun" pour les empêcher d'encombrer ma barre de navigation.
Maintenant, vous devrez créer des blocs-notes et des piles pour votre système de gestion de projet. Je vais créer les piles et les blocs-notes suivants :
Je suis sûr que d'autres viendront, mais c'est par cela que je vais commencer. J'ai également ajouté des numéros afin qu'ils restent dans mon ordre préféré en haut de la liste des carnets :
Je peux maintenant accéder aux piles et aux blocs-notes auxquels j'ai besoin d'accéder le plus rapidement possible.
Même si vous disposez d'un système d'ordinateurs portables bien organisé, vous souhaiterez un emplacement central pour référencer vos différents projets. À titre d'exemple, voici ma liste principale actuelle :
Dans ma liste principale, j'ai noté les différents travaux indépendants et contractuels que je fais, ainsi que mes taux de rémunération pour chacun. Cela m'aide à me rappeler comment prioriser mon temps. Tous les projets à court terme seront également ajoutés ici afin que je n'oublie pas d'y travailler.
Comme vous pouvez le voir, "Pitchs indépendants" est lié - ce lien m'amène à une note où je garde une trace de mes emplacements potentiels. Il pourrait plutôt être dirigé vers une feuille de calcul Google Drive, un tableau Trello ou tout autre élément utile.
J'ai également une section "Potentiel / veilleuse" pour garder une trace des choses que j'aime aimer travailler, mais vous n'avez pas le temps pour le moment. Encore une fois, cela sert à garder les choses en tête.
Bien sûr, vous pouvez personnaliser votre liste principale comme vous le souhaitez. Vous pouvez inclure des dates d'échéance à venir ou des liens vers de nombreuses autres notes. Ou conservez une liste de tâches qui vous rappelle ce que vous devez faire ensuite pour chaque projet.
Cette note doit vous servir de tableau de bord de référence. Selon les types de projets que vous avez, vous voudrez le personnaliser avec les informations les plus utiles pour votre situation particulière. Lorsque vous ne savez pas sur quoi travailler ensuite, c'est ici que vous irez.
Vous pouvez également utiliser cette section pour une liste de tâches principale. Il est facile d'ajouter des cases à cocher aux notes Evernote :il vous suffit de cliquer sur le bouton de la case à cocher en haut de la note.
Il existe de nombreuses façons d'organiser vos notes de projet dans vos blocs-notes.
Je préfère avoir beaucoup d'informations dans chaque note afin de pouvoir aller à un seul endroit pour trouver des informations. Par exemple, dans mon carnet d'écriture, j'ai quelques notes qui contiennent une énorme quantité d'informations sur un seul sujet.
Ma note "Newsgathering" contient un certain nombre d'articles sur la recherche de choses à signaler. Il contient près de 9 000 mots.
C'est l'une des choses les plus utiles que j'ai faites avec mes notes.
Vous voudrez peut-être conserver chacun de ces articles dans une note différente. Tout dépend de votre style d'organisation personnel. L'essentiel ici est de conserver autant d'informations que possible dans vos cahiers.
Toutes vos notes, notes, plans, projets, e-mails pertinents (si vous le souhaitez) et tout autre élément lié à votre projet doivent rester dans ces blocs-notes.
Bien sûr, cela n'est pas toujours possible. Si votre entreprise fait de la gestion de projet sur Trello, vous serez peut-être mieux servi en créant un lien vers ce tableau Trello à partir de votre liste principale. Mais autant d'informations que possible doivent être facilement accessibles à partir de votre cahier de projet.
Le but d'un système de gestion de projet personnel est de s'assurer que vous pouvez trouver tout ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. C'est exactement ce que les raccourcis vous aident à faire.
Bien que réduire au minimum les blocs-notes et les piles vous aidera à trouver les choses plus facilement, il y aura probablement des notes ou des blocs-notes que vous souhaitez ouvrir en un seul clic. Faites simplement glisser des blocs-notes ou des notes dans la zone des raccourcis pour les y verrouiller, où vous pourrez toujours les trouver.
Les rappels et les dates d'échéance d'Evernote sont très utiles lorsque vous gérez plusieurs projets. Ajouter un rappel est aussi simple que de cliquer sur l'horloge en haut de n'importe quelle note et de sélectionner une date de rappel. Vous verrez également toutes les notes pour lesquelles vous avez des rappels en haut de votre bloc-notes :
Ajoutez des rappels à toutes les notes que vous devez traiter un certain jour.
Je fixe généralement des rappels avant les dates d'échéance, donc je note la date d'échéance en haut de la note. Cela me permet de le voir dans la vue d'extrait :
N'oubliez pas que si vous avez plusieurs tâches différentes dans une seule note, vous ne pourrez pas définir de rappels différents pour chaque tâche. Vous ne pouvez définir un rappel que pour une note entière , il peut donc être préférable de conserver chaque tâche dans une note différente.
Découvrez des conseils supplémentaires pour vous souvenir de tout avec Evernote.
Comme pour quelques autres choses, la façon dont vous utilisez les balises dépend de la façon dont vous souhaitez gérer vos projets. Vous pourriez, par exemple, vouloir une balise spécifique pour certains types de projets. Je pourrais utiliser "rédaction", "édition", "recherche", "analyse", etc.
Vous pouvez à la place utiliser des balises de priorité :élevée, moyenne, faible ; 1, 2, 3 ; maintenant, demain, la semaine prochaine ; ou tout autre système similaire. Vous pouvez utiliser un système de collecte et de classement comme celui présenté dans cet article phénoménal sur les balises Evernote.
De nombreuses personnes ont conçu des systèmes de marquage pour la méthode de productivité Getting Things Done. Code with Sonia a un excellent exemple d'utilisation d'une grande variété de balises imbriquées pour classer ses notes en fonction de ce qu'elles sont, du moment où elle doit s'en occuper et de l'emplacement auquel elles sont associées.
Ou vous pouvez décider de ne pas utiliser de balises. J'ai tendance à m'en passer, et juste les capacités de recherche impressionnantes d'Evernote pour trouver ce dont j'ai besoin. C'est à vous de décider.
Evernote a beaucoup d'excellentes intégrations qui l'aident à fonctionner avec d'autres applications. Feedly et Pocket peuvent envoyer des articles directement à Evernote. Trello a un power-up qui vous permet de lier des notes et des cartes. N'oubliez pas que le Milk peut se synchroniser avec Evernote afin que vos rappels s'affichent dans votre application de gestion des tâches.
Si vous utilisez une autre application de gestion des tâches, TaskClone peut vous aider à synchroniser. Zapier et IFTTT relient Evernote à toutes sortes d'autres applications. Pour avoir une idée de ce que vous pouvez faire, consultez les meilleures recettes Evernote dans IFTTT. Vous pouvez faire beaucoup de choses intéressantes, selon les appareils et les autres applications que vous utilisez.
Plus vous pouvez automatiser, mieux c'est !
Si vous utilisez Evernote comme système de gestion de projet personnel, vous n'aurez probablement pas besoin d'utiliser de nombreux outils de collaboration. Cependant, si vous travaillez avec d'autres utilisateurs d'Evernote, ils peuvent être extrêmement utiles. Après tout, la communication est cruciale pour une gestion de projet efficace.
Partager des notes est aussi simple que d'appuyer sur Partager bouton en haut de la note pour envoyer un lien par e-mail. Vous pouvez facilement partager des notes et des carnets de notes de cette façon, et vous pouvez publier un lien public vers la note sur les réseaux sociaux.
Discuter avec des collègues peut également être utile, surtout si vous avez un bloc-notes collaboratif que vous utilisez tous. Appuyez sur Fichier > Nouveau chat ou Afficher > Work Chat pour ouvrir les boîtes de dialogue de chat. Tapez un nom ou une adresse e-mail dans la barre supérieure de la fenêtre de discussion et commencez à discuter.
Evernote est un endroit idéal pour jeter tout ce dont vous pensez avoir besoin à l'avenir. Mais lorsqu'il est configuré comme un système de gestion de projet hautement organisé, il sera beaucoup plus utile. Et vous n'êtes pas obligé d'appliquer ces principes uniquement pour travailler :ils peuvent également être appliqués à des projets personnels. Vraiment, ils peuvent être utilisés pour n'importe quoi.
Alors nettoyez votre compte Evernote en désordre, organisez-le et faites un plan. Vous serez content de l'avoir fait.
Et jetez un œil à monday.com pour une collaboration d'équipe sur vos projets.
Crédits image :Mikhail Mishchenko/Shutterstock
